Fantasmas são criaturas perigosas e aterrorizantes por causa de seu poder de invisibilidade. Às vezes estão muito próximos de nós e, mesmo assim, não temos a mais pálida ideia de que existem (e menos ainda do mal que nos fazem).

É o que acontece com os fantasmas que assombram a área de Recursos Humanos das mais variadas empresas. Eles sugam tempo dos colaboradores e dinheiro dos donos com um aspirador mudo.

Mas antes que você comece a duvidar do estrago que essas almas malignas podem causar em seu negócio, presta atenção em um dado inimaginável (mas verdadeiro): você sabia que os custos envolvidos nas tarefas de Departamento Pessoal – como folha de pagamento e benefícios corporativos – podem chegar a 72% da receita bruta da empresa?

Agora deu vontade de entender melhor quais são esses fanatsmas, né? Vamos conhecer cada um deles:

 

1. O fantasma do erro humano

 

Esse é o fantasma que aterroriza o RH das empresas que utilizam planilhas de Excel para armazenar e controlar os dados de Departamento Pessoal de cada colaborador.

Como falado na introdução, o DP concentra uma linha de custo muito onerosa para as empresas. Imagine, então, o prejuízo financeiro que um erro humano em alguma atividade nessa área pode causar.

Ainda assim, a maioria avassaladora dos analistas de RH responsáveis por folha de pagamento e gestão de benefícios corporativos são reféns das nada seguras e pouco eficientes planilhas de Excel.

Elas são tão imprecisas que existe uma associação dedicada aos riscos de gerir processos por meio de planilhas, o European Spreadsheet Interest Risk Group (http://www.eusprig.org/). De acordo com uma auditoria realizada pela EuSpRIG, 90% das planilhas contém graves erros de cálculo, que podem deflagrar consequências como perda de receita e lucro, decisões equivocadas por conta de dados incorretos e problemas com compliance.

Um dos casos citados pela EuSpRIG é o de uma empresa canadense de geração de energia chamada TransAlta, que perdeu U$ 24 milhões devido a um erro de “CTRL+ C e CTRL + V” em uma planilha. A falha fez com que a TransAlta acabasse comprando contratos em demasia nos Estados Unidos por um preço muito alto.

“Mas nesse caso,não seria suficiente apenas colocar algum supervisor experiente para monitorar as planilhas, ao invés de abandoná-las?“ você pode estar se perguntando.

Segundo a EuSpRIG, não. Afinal, pelos dados coletados, usuários experientes de planilhas são capazes de detectar erros em apenas 50% das ocasiões.

Quer mais um dado alarmante? A BambooHR afirma que mais de 90% das planilhas empresariais contém algum tipo de erro significativo!

Pelo jeito, esse fantasma é assustador.

 

2. O fantasma da ineficiência

 

O fantasma da ineficiência é robusto e pesado.

É ele quem emperra todo o progresso que o RH poderia ter, pois condena os profissionais da área a gastar tempo realizando as tarefas burocráticas de Departamento Pessoal e impede que eles foquem no ativo mais importante de qualquer empresa: pessoas.

De acordo com a Sage, os departamentos de RH gastam 34% de seu tempo com folha de pagamento. Some a isso as outras atividades que são relativas a Departamento Pessoal – como Gestão de Férias, Gestão de Ponto, Benefícios Corporativos e Admissões/Desligamentos – e estime quanto tempo os profissionais de RH dedicam a tarefas burocráticas de DP.

Agora imagine o quão mais produtiva seria a sua empresa se o RH cuidasse apenas do que realmente importa.

O fantasma da ineficiência dificulta a execução de atribuições estratégicas do RH que, de fato, trazem resultados a longo prazo para a empresa. Estamos falando de recrutamento e seleção de talentos, treinamento de colaboradores, plano de carreira, ações internas de engajamento de funcionários, dentre outros.

 

3. O fantasma da falta de segurança

 

Em uma época na qual a segurança da informação tem um papel tão crítico, é preciso zelar pelos dados da sua empresa. Ainda mais aqueles que são confidenciais (caso dos dados com os quais o DP lida).

Só que muitas empresas dão brecha para o fantasma da falta de segurança. Estamos falando de empresas que armazenam dados de Departamento Pessoal em planilhas de Excel ou, no pior dos casos, em arquivos físicos.

A perda de informação por conta de acidentes, esquecimento ou roubo se multiplica quando o RH não usa um sistema na nuvem para guardar dados.

E adivinha só: 90% das informações roubadas de empresas são do departamento de Recursos Humanos, segundo a BambooHR. Como se não bastasse, mais de 50% das empresas americanas já tiveram alguma forma de processo judicial arquivado contra elas.

Não são números despreziveis. Por isso, o fantasma da falta de segurança não pode ficar pairando incólume pelo setor de RH das empresas, gerando passivo atrás de passivo.

 

Como afugentar os fantasmas?

 

Felizmente, existe um repelente poderoso para espantar esses espíritos negativos e lançar luz sobre o seu departamento de RH.

A solução é um sistema de gestão e controle de Departamento Pessoal.

Com softwares assim, você evita (dentre outras coisas):

  • Cometer erros de cálculo na folha de pagamento
  • Esquecer o vencimento das férias de algum colaborador
  • Creditar benefícios para um colaborador que já foi desligado
  • Esquecer de creditar benefícios para quem ainda está na empresa

E consegue :

  • Organizar todas as informações dos colaboradores para a Contabilidade fechar a folha de pagamento
  • Manter todas as informações de colaboradores dispostas de forma intuitiva e inteligente
  • Comunicar de maneira eficaz com o RH por meio da área de colaboradores
  • Realizar cálculo preciso e rápido de turnover

Nós do Convenia temos nosso software de gestão e controle de Departamento Pessoal.

Você pode fazer um teste grátis da ferramenta clicando aqui embaixo:

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