“A Contabilidade cuida de todas as tarefas de Departamento Pessoal para a minha empresa, então nem preciso me preocupar com nada daquilo”. A frase acima resume uma mentalidade frequente nas áreas de Recursos Humanos de pequenas e médias (e até grandes) organizações no Brasil. Mentalidade essa que gera alguns prejuízos sérios, ou que pelo menos faz com que as organizações ganhem menos do que poderiam.

A questão é que terceirizar todo o seu DP para a Contabilidade é uma medida perigosa. Mas os motivos não são tão óbvios aos olhos dos profissionais de Recursos Humanos como deveriam. E é por isso que nós, do Convenia, decidimos lançar luz sobre o assunto aqui no blog.

Quando estamos imersos em um sistema há bastante tempo, é complicado vislumbrar mudanças que poderiam transformar – e, acima de tudo, aprimorar – o modo com o qual os processos são executados. Exatamente o que acontece na dinâmica entre RH e Contabilidade.

Confira os quatro maiores perigos em terceirizar todo o seu DP para a Contabilidade:

 

Perigo 1: Demora na obtenção de informações

Quando você não tem as informações sobre os funcionários guardadas internamente na empresa, é impossível resgatá-las em tempo real quando precisar checar algum dado.

Nesse caso, é necessário entrar em contato com a Contabilidade e solicitar que eles enviem as informações sempre que quiser checá-las. Ou seja, há um desperdício de tempo, e, em última instância, um desperdício de dinheiro.  

Imagine que se você tiver um arquivo interno com o diretório de colaboradores da empresa, trocas de e-mails e telefonemas são evitados. Tudo fica a apenas alguns cliques de distância da analista de Recursos Humanos, que tem uma compreensão maior da situação pela qual passa o departamento dela. Taxa de turnover, custo por contração, retorno por contratação, dentre outras métricas de RH, são território comum aos profissionais da área que podem verificar os dados em tempo real.

 

Perigo 2: Dificuldade para gerar relatórios

Se todas as informações referentes a Departamento Pessoal ficam armazenadas (e, em mutos casos, atravancadas) na Contabilidade, gerar relatórios torna-se uma tarefa demorada, dificultando uma atuação estratégica por parte da área de Recursos Humanos.

O RH mais eficaz para a empresa é aquele que tem a capacidade de analisar numericamente como a área impacta na organização inteira, de modo que os gestores tomem as melhores decisões para alavancar as receitas da organização (entenda melhor aqui). Sem dados sobre admissões, desligamentos, benefícios corporativos e folha de pagamento, como que o responsável por RH consegue contribuir com relatórios nas reuniões com os gestores?

Além disso, o intercâmbio poderoso entre a área de Recursos Humanos e o departamento financeiro encontra uma barreira grossa quando o RH não consegue obter relatórios em tempo real. Porque, no final das contas, os argumentos financeiros tem peso considerável na tomada de decisão.

 

Perigo 3: Não ser avisado quando datas importantes estiverem se aproximando

Algumas datas são cruciais para o RH: reajuste de salário estipulada pela Convenção Coletiva de Trabalho, vencimento de férias do colaborador, crédito de benefícios , dentre outras. O grande perigo mora em cometer um erro associado a calendário que impeça o colaborador de gozar de algum direito que ele tem.

Não saber quando essas datas estão se aproximando pode onerar financeiramente a empresa, afinal ela se torna vítima de multas e processos judiciais resultantes de não honrar os compromissos no período correto. 

A Contabilidade lida com uma carteira de vários clientes, então é inviável prestar uma consultoria contábil exclusiva e eficaz para uma só empresa. Não dá para exigir que o escritório alerte a empresa sempre que uma data importante está para chegar.

 

Perigo 4: Problemas caso a empresa decida mudar de Contabilidade

Imagine a seguinte situação: a empresa que terceiriza todas as suas atividades de Departamento Pessoal para um escritório contábil decide trocar de Contabilidade.

Como fica o histórico de movimentações? Como fica o histórico de folha de pagamento? Como fica o histórico de férias? Acho que você já entendeu a profundidade da questão.

Esse perigo acaba resvalando no segundo: o perigo de não conseguir gerar relatórios de forma contundente.

 

O que fazer em vez de terceirizar tudo para a Contabilidade

 

Não incentivamos o rompimento total com o escritório contábil. Só desaconselhamos a terceirização de todo o Departamento Pessoal a ele.  

A Contabilidade é, sim, um parceiro competente do RH no que se refere à execução de tarefas burocráticas de Departamento Pessoal – como fechamento de folha de pagamento. Mas ainda é importante que o RH tenha controle sobre alguns processos de Departamento Pessoal, como gestão de benefícios, gestão de férias, admissões/desligamentos e gestão de ponto eletrônico.

Auto-avaliação Departamento Pessoal

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Equipe Convenia