Esqueça as planilhas de Excel e comece a usar um software.

Não, as planilhas não são inimigas do RH. Elas são um recurso que as organizações — principalmente as pequenas e médias — encontram para gerenciar alguns de seus processos. Quando o volume de informações é pequeno, uma planilha de Excel resolve. Mas quando esse volume começa a aumentar… a situação pode se tornar insustentável. 

O RH é um departamento que sofre com isso. Desde a gestão de benefícios corporativos até a gestão do relógio de ponto, são vários os controles que acabam sendo executados por meio das boas e velhas planilhas. Isso sem mencionar o controle de férias, um dos mais arriscados.

A seguir, elencamos 5 principais motivos pelos quais você deve usar um software de gestão de RH e aposentar as planilhas de Excel:

1. O software de gestão de RH evita erros de cálculo

As planilhas de Excel não são à prova de erro. Se o usuário se equivocar no momento de montar alguma fórmula, conta ou célula, o resultado de seus cálculos sairá errado. De acordo com a EuSpRIG, uma associação europeia dedicada aos riscos de gerir processos por meio de planilhas, 90% das planilhas contém graves erros de cálculo.

Com um software de gestão de RH, você elimina as chances de erro. Todas as fórmulas já estão montadas na ferramenta, de modo que o usuário só precise fazer o input de alguns dados — o resto é por conta do software. Além dessa vantagem óbvia, o “trabalho braçal” do analista de RH ou de Departamento Pessoal diminui consideravelmente, já que não será necessário cruzar informações compiladas em planilhas planilhas diferentes.

2. Recursos customizados

Planilhas de Excel são personalizáveis, mas não personalizadas. Isso significa que elas não apresentam recursos customizados e eficientes para as atividades típicas de um departamento — de modo que qualquer função precise ser adaptada.

No caso do Departamento Pessoal, as planilhas não conseguem, por exemplo, gerar alertas de férias a vencer ou separar automaticamente os funcionários que estão dentro do período aquisitivo de férias daqueles que estão no período concessivo.

Softwares de gestão de RH, por outro lado, já chegam customizados “direto da fábrica”. Eles possuem módulos específicos para que o usuário cuide de controle de férias, folha de pagamento, benefícios corporativos, relógio de ponto, e assim por diante. Como todos os módulos ficam em uma plataforma só, é fácil cruzar as informações e manter um histórico inteligente de dados.

3. Segurança de dados

Planilhas de Excel ficam guardadas no computador de um ou mais funcionários que as manuseiam no dia-a-dia. Sabe o que isso significa? Significa que problemas técnicos em suas máquinas ou erros no momento de salvar os arquivos são o suficiente para que os arquivos sumam do computador.

Ademais, é possível que haja erros no momento de enviar as planilhas para outras pessoas, ou que ocorra um vazamento de informações sigilosas (caso de muitas informações pertinentes do RH).

Com um software, esse tipo de risco some. Principalmente se for um software na nuvem — aqueles que você acessa a qualquer hora e de qualquer terminal fazendo login em um site, de modo que você não precise instalar programa algum seu computador.

4. Relatórios em tempo real

O mais importante das planilhas não são os dados computados, mas a informação gerencial a ser extraída desses dados. O grande problema é que gerar relatórios a partir de planilhas de Excel é uma atividade demorada, impossível de ser realizada em tempo real. Só que os gestores, na maioria dos casos, necessitam de informação em tempo real.

Softwares de gestão de RH costumam ter uma funcionalidade que permite gerar relatórios em tempo real, ainda mais considerando que todas as informações sobre os colaboradores ficam catalogadas em uma só plataforma inteligente.

5. Capacidade de escalar o processo

Pense o que pode ocorrer se o número de admissões ou desligamentos for o dobro do que é hoje em sua empresa. Ou então se o número de colaboradores no fechamento de folha triplicar em 6 meses. O que acontece com a sua planilha? Ela mantém a mesma precisão? Mantém a mesma velocidade de processamento?

Imagine, ainda, se você quiser montar um departamento de RH. Sua planilha conseguirá gerenciar múltiplos gestores com diferentes níveis de permissão? Pois esse é um dos melhores motivos para substituir sua planilha de Excel por um software de RH. Assim você garante que o processo seja escalável: qualquer que seja o nível de crescimento da sua empresa, o Departamento Pessoal nunca será (e nem pode ser) o gargalo dessa expansão.

6. Mais tempo para ter um RH estratégico (bônus)

Uma das consequências mais positivas que um software de gestão de RH pode trazer ao departamento é o alívio na rotina, que normalmente é abarrotada de tarefas burocráticas de Departamento Pessoal. Com uma agenda atribulada, fica difícil se dedicar a tarefas estratégicas.

Se você automatizar a parafernalha burocrática em um software, terá mais condições de conduzir atividades relativas a recrutamento e seleção, pesquisa de clima, treinamento de colaboradores, plano de carreira, etc. Esse tipo de postura estratégica por parte do RH é fundamental para os resultados financeiros da empresa.

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