Muitas vezes achamos que o lucro de uma empresa depende exclusivamente do aumento nas vendas, abertura de um novo mercado, criação de um novo produto, entre outros itens que não são tão fáceis de se conquistar. O que nos esquecemos é que a maior fonte de lucro da sua empresa talvez esteja bem à sua frente (e superacessível): melhorar os processos atuais.

Em nosso relacionamento com dezenas de milhares de pequenos e médios negócios, notamos que a gestão do Departamento Pessoal é fortíssima candidata a trazer um aumento de lucratividade significativo na empresa.
A oportunidade é grande, pois muitas vezes o Departamento Pessoal não é alvo de atenção dos sócios e da alta direção como deveria. Neste artigo, vamos listar 7 maneiras de como o Departamento Pessoal pode impulsionar o lucro da sua empresa.

O conceito de Lucro

De forma simplificada, a função “Lucro” de qualquer empresa é representada por Receitas menos Despesas. O Departamento Pessoal pode gerar reflexos positivos tanto em um quanto em outro, como veremos abaixo:

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Impacto: Redução de Despesas

1. Folha de Pagamento, provavelmente, é a sua maior linha de despesa

Já parou para pensar que a maior linha de custo na sua empresa é a folha de pagamento? Se você combinar salários com encargos, impostos e outros proventos, verá que esse item isoladamente pode representar até 70% das despesas totais (caso das startups de tecnologia).

Se você gerenciar bem a sua folha e evitar pagamentos errados ou atrasados pode economizar até 10% deste gasto (o que poderia representar até 7% nas despesas totais.

Fique atento:

– Confira o cálculo de encargos e impostos feitos pela sua contabilidade;
– Verifique com atenção a configuração da sua folha (RAT, isenções que você tem direito, PAT, etc)
– Organize-se para não pagar nenhuma guia com atraso. As multas do governo são altíssimas.

2. A conta de benefícios, provavelmente, é a sua segunda maior linha de despesa

Como se não bastasse a folha de pagamento, o Departamento Pessoal também gerencia a segunda maior linha de custo da sua empresa: benefícios corporativos. Nesse item, não apenas as rotinas de conferência são importantes mas é bem provável que haja ganhos em negociação com os operadores de benefícios (refeição, alimentação, saúde, odonto, etc).

Fique atento:

– Conferir as faturas dos operadores todos os meses é imprescindível. É muito comum haver cobranças erradas por conta das altas movimentações de pessoal.
– Procure sempre cotar opções de operadores e planos. A economia na negociação pode ser enorme.
– Tenha um processo organizado e documentado na admissão e desligamento de colaboradores para evitar pagamentos errados.

3. Turnover gera um custo alto para sua empresa

Já imaginou quanto dinheiro você deixa na mesa com desligamentos evitáveis de funcionários? Dentre os custos principais com turnover podemos listar: (i) contratação de novo funcionário; (ii) treinamento; (iii) produtividade menor até que o novo colaborador esteja integrado, e assim por diante.

Porém, sempre que falamos de turnover parece um conceito amplo e que foge o controle da sua empresa. Isso não é verdade. De fato, você não tem controle sobre quem vai sair da sua empresa (até tem, mas tratamos desse tópico em outro artigo). Porém, você pode controlar os itens de desperdício, como, por exemplo, permitir uma integração mais ágil ou tornar o treinamento algo processual e menos artesanal.

Fique atento:

– Não deixe para pensar no seu processo de admissão apenas quando for entrar funcionário novo. Tenha um processo já planejado.
– Estima-se que, em média, um funcionário demore 90 dias para produzir seu potencial máximo. Empresas que trabalham um processo de onboarding correto chegam a diminuir para 30 dias.
– Defina um treinamento padrão para novos entrantes. Delegue a responsabilidade para alta gestão explicar temas como: Cultura organizacional ou visão de negócio da empresa. Isso vai facilitar a curva de aprendizado.

4. Não seja surpreendido por desencaixe de caixa por conta do DP

Qual foi a última vez em que você olhou a provisão das contas de RH para o próximo período? Se a sua resposta for “mais de 30 dias”, você pode ter um problema. Provisionamento de itens como pagamento de férias e 13º salário são importantíssimas para evitar um desencaixe de caixa do seu negócio. No pior dos casos, você pode precisar recorrer a empréstimos de curto prazo para sanar o desencaixe e pagar juros altíssimos por isso.

Fique atento:

– Mantenha uma provisão das principais contas do Departamento Pessoal para os próximos 12 meses.
– Inclua na provisão itens como 13º salário e férias.
– Não se esqueça de provisionar o custo com eventuais desligamentos.

Impactos no Aumento de Receitas

5. Não gaste o tempo do seu time com burocracias

Você recrutou e selecionou um talento, ele começou a trabalhar na sua empresa, está em potência máxima de produção e você gasta o tempo dele com relatórios de despesas, jusitificando apontamento de horas, assinatura de holerites, buscando informações de benefícios? Pode parecer pouco mas as empresas desperdiçam em média 10% do tempo dos funcionários mensalmente com rotinas burocráticas da empresa. Considere 10% de custo da sua folha de pagamento indo para o ralo.

Fique atento:

– Mantenha essas rotinas o mais transparente possível e sem atritos.
– Disponibilize formulários padrão, manuais, informações de benefícios, tudo na nuvem para que qualquer um possa acessar sem perguntar a ninguém. (veja como o Convenia faz isso neste artigo)

6. Bom ambiente gera produtividade

Fofoca, intriga, brigas internas. Tudo isso é derivado de um péssimo ambiente de trabalho. Além de afetar a vida pessoal de todos na empresa, com certeza afetará a produtividade e, por consequência, a lucratividade da companhia.

Fique atento:

– Mantenha o time todo informado das principais novidades da empresa. Isso evitará “panelinhas” de informação.
– Se notar atrito entre funcionários, chame-os para uma conversa reservada e deixe claro que eles estão ali em prol de um bem comum: a empresa.
– Crie eventos que façam o time interagir além de assuntos do trabalho. Isso criará um vínculo adicional nos colaboradores (mas não exagere).

7. Premie os melhores talentos

Crie uma cultura meritocrata na sua empresa. Mantenha um controle de todas as promoções e a cada trimestre revise estes números. Não deixe que um grande talento fique anos sem receber uma promoção. Além de deixá-lo insatisfeito, você nutre uma cultura de “acomodados”. Por outro lado, se as pessoas perceberem que há reconhecimento, o ciclo será virtuoso – ou seja, cada vez mais a produção será maior.

Fique atento:

– Mantenha um controle de promoções. Analise e não deixe passar longos períodos sem uma promoção.

Por que CEOs, CFOs e sócios deveriam acompanhar de perto o Departmento Pessoal

Se você for fundador, diretor ou da alta gestão de uma empresa, é mais do que hora de ver o RH e Departamento Pessoal como áreas estratégicas da empresa e não meramente funcionais. Elas podem gerar ganhos financeiros reais para seu negócio.

Se você é gestor de RH ou DP na sua empresa, é preciso se colocar como uma função estratégica. Analisando mais dados e trazendo mais insights que contribuam com as metas principais da organização.

Caso queira conhecer uma ferramenta que pode te ajudar a ter um Departamento Pessoal eficiente e seguro — e que te gere lucro — o Convenia pode te ajudar. Você pode fazer um teste grátis de 14 dias da ferramenta clicando no botão abaixo:

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Sobre o autor

Marcelo Furtado

Co-fundador e CEO do Convenia.