É comum que em pequenas e médias empresas o encarregado do Administrativo e do Financeiro também seja o responsável por realizar alguns (ou todos) dos procedimentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Às vezes, essa pessoa é o “faz-tudo” da empresa.

São muitas as atribuições que esse profissional precisa assumir — o que acaba deixando-o sobrecarregado e, em alguns casos, perdido em meio a uma imensidão de atividades.

E nem sempre o colaborador do Administrativo entende a fundo todas as rotinas de RH, como Gestão de Férias, Admissões/Desligamentos, Folha de Pagamento, dentre outras. São tantas regras, detalhes, exceções, contas, fórmulas e tabelas, que não é de se espantar que essa pessoa se sinta atormentada com o volume de informação.

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Aí mora um perigo: o desconhecimento ou a execução errada de algumas dessas rotinas pode gerar um ônus grande à empresa – afinal as maiores linhas de custos que qualquer organização tem são folha de pagamento e benefícios corporativos (se você não sabia isso, entenda melhor aqui).

Domínio no assunto, portanto, é crucial. Mesmo quem se dedica exclusivamente ao RH costuma ter dúvidas sobre a execução de alguns processos da área, tamanha a burocracia envolvida.

Com o intuito de deixar tudo mais fácil e organizado para o profissional que lida com essas tarefas, o blog Convenia decidiu elaborar o Almanaque das Rotinas Mais Importantes do RH.

Aqui, nós vamos passar por todas elas, que também contam com artigos exclusivos nos quais as explicamos ainda mais a fundo. Se quiser lê-los, colocamos os links de cada um aqui embaixo:

  1. Férias
  2. Folha de Pagamento
  3. Admissão
  4. Desligamento
  5. Gestão de Ponto e Horas Extras
  6. Comunicação entre RH e colaborador
  7. Benefícios

Depois de ler este almanaque, sua atuação no departamento de Recursos Humanos se tornará mais eficiente e segura.

 

1. Férias

 

Ferias

 

Para solidificar os aprendizados sobre gestão de férias, é importante entender como funcionam as regras das férias de um profissional trabalhando sob o regime de carteira assinada (CLT).

Não ter clareza acerca da legislação trabalhista pode trazer graves problemas às empresas, já que o descumprimento das cláusulas gera multas e processos judiciais, culminando não apenas com prejuízo financeiro, mas também com o desgaste da imagem corporativa perante o mercado de trabalho e o mercado consumidor.

Seguem os principais tópicos no tocante á Gestão de Férias:

Período de férias: se o profissional se ausenta do trabalho sem dar justificativa por mais de seis vezes, esses dias a mais passam a ser descontados do período de férias normal ao qual ele tinha direito. Caso ele se ausente por mais de 32, o colaborador perde todos os direitos de férias.

Cálculo de férias: para calcular as férias de um colaborador, basta aplicar a seguinte fórmula: valor bruto do salário + ⅓ do salário bruto – INSS – IRFF = valor líquido das férias.

Pagamento e gozo de férias: o colaborador pode gozar de 30 dias de férias contando a partir da data em que completa um ano de trabalho na empresa.

Férias em dobro: se o colaborador não goza de seu período de féria após seu aniversário de um ano na empresa, e também não recebe seu pagamento de férias, ele passa a ter direito de receber o valor em dobro referente ao período trabalhado.

Abono pecuniário: em casos nos quais o colaborador decide vender um terço do período de trinta dias de que ele poderia desfrutar como férias, o colaborador pode receber um acréscimo equivalente a ⅓ do total das férias.

Pagamento no desligamento da empresa: o profissional que se desliga da empresa antes de completar um ano de trabalho nela tem direito a férias proporcionais O cálculo é o mesmo que se aplica em casos normais de férias, mas usando o número proporcional à quantidade de meses trabalhados pelo colaborador.

 

2. Folha de Pagamento

 

Folha_de_pagamento

 

A folha de pagamento é um documento que possui fins operacionais, fiscais e contábeis.

Nela, a empresa compila todas as ocorrências mensais dos colaboradores para indicar remuneração, descontos e bonificações aos quais cada um deles tem direito.

As funções contábeis e fiscais da folha se manifestam pela descrição de cálculos de INSS, FGTS, IRRF, vencimentos, adicionais, comissões, dentre outros.

Não existe um modelo oficial de folha de pagamento.

Mesmo assim, há alguns tópicos que não podem faltar em sua elaboração: salário; adicionais (que podem ser noturno, de insalubridade, e de periculosidade); comissão; controle de frequência (faltas, atrasos e saídas antecipadas); horas extras; salário-família; vale-refeição; vale-transporte; adiantamento salarial; contribuição sindical; contribuição previdenciária; e imposto de renda; .

Saiba mais sobre alguns deles:

 

Proventos

 

Os proventos são os ganhos e direitos dos funcionários.

Salário: é a contraprestação mínima que o funcionário receber em troca de trabalhar para seu empregador. O pagamento pode ser realizado em base diária, semanal, quinzenal ou mensal, contando que respeite os limites do salário mínimo.

Remuneração: é a quantia variável que o funcionário recebe (além do salário fixo) em função de seu desempenho individual, de equipe, ou de toda a empresa. A performance pode ser medida de acordo com métricas estabelecidas pela própria organização ou por outros meio de avaliação contábil.

Férias: remuneração no mês em que o colaborador está gozando de férias, ou seja, em um período no qual ele não está no exercício de sua atividade.

Horas extras: valor adicional pago ao colaborador que excedeu o número de horas trabalhadas previstas pela CLT, que estabelece a jornada de trabalho semanal máxima

Adicional de insalubridade: valor adicional pago ao colaborador que exerce função com agentes e/ou condições com potencial nocivo à saúde humana. Existem três graus de insalubridade determinados por lei, mínimo, médio e máximo, que reservam ao funcionário o direito ao um adicional de, respectivamente, 10%, 20% e 40% no valor do salário.

Adicional de periculosidade: valor adicional de 30% do salário pago ao colaborador que, no exercício de seu trabalho, se expõe a agente explosivos, inflamáveis, químicos ou elétricos. Caso o funcionário exerça função insalubre e periculosa, ele deve optar por apenas um dos adicionais.

Adicional noturno: valor adicional pago ao colaborador que trabalha das 22:00 de um dia às 5:00 do dia seguinte. Pela lei, sete horas trabalhadas em período noturno proporcionam remuneração equivalente à do mesmo trabalho realizado em oito horas diurnas.    

13º salário: todo profissional CLT tem direito ao décimo terceiro salário, que deve ser pago em duas parcelas ao longo do ano — uma entre fevereiro e novembro e a outra até o dia 20 de dezembro.  O valor do 13º é igual a 1/12 do salário pago em dezembro do ano correspondente, sendo que não há desconto por faltas justificadas.

 

Descontos

 

São os valores descontados dos ganhos do funcionário.

Faltas, atrasos e saídas antecipadas injustificadas: ocorrências que geram desconto do salário do funcionário.

Contribuição sindical: valor equivalente a 1/30 da remuneração total do funcionário que deve ser pago ao seu respectivo sindicato no mês de março de cada ano.  

INSS: desconto proporcional ao salário total (salário + horas extras + adicional de insalubridade + adicional de periculosidade + adicional noturno + 13º salário + qualquer valor estipulado pela lei) que o profissional deve pagar ao Instituto Nacional de Seguro Social.

IRRF: imposto de renda retido na fonte é um tributo que o Governo recebe de todo trabalhador assalariado. Seu valor é proporcional ao salário do funcionário.

Vale-transporte: pela Lei, até 6% do salário do colaborador é pago pelo empregador em forma de vale-transporte.

FGTS: criado para suprir os trabalhadores em situações de necessidade, encerramento de emprego, doenças graves e condições naturais extremas, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (que é gerenciado pela Caixa Econômica Federal) recebe mensalmente 8% do salário do colaborador.

Adiantamentos: o empregado tem direito a adiantar até 50% do seu salário. A maioria das empresas que optam pelo pagamento mensal adiantam parte do salário dos funcionários no 15º ou 20º dia trabalhado no mês.

 

eSocial

 

O fechamento da folha de pagamento se tornará mais seguro e preciso com o advento do eSocial — a folha de pagamento digital implantada pelo governo, que deve entrar em vigor a partir de novembro de 2016.

Ela vai se integrar aos softwares que as empresas já utilizam para controlar as informações de seus funcionários e terá a função de assegurar os direitos e deveres trabalhistas. O eSocial estará vinculado a Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho.

Para entender a fundo o funcionamento dessa iniciativa governamental, confira nosso artigo Como o eSocial vai mudar (pra melhor) o RH da sua empresa.

 

3. Admissão

 

Admissao

 

Apesar da sua importância, é comum que o processo de admissão de colaboradores sofra vista grossa do RH das empresas. Primeiras impressões pesam e são fundamentais para a motivação ou descontentamento por parte do novo funcionário.

 

Rotinas obrigatórias

 

Existem algumas rotinas obrigatórias na admissão de colaboradores.

Todo novo funcionário deve realizar o exame médico admissional, que verifica se ele tem condições físicas e psicológicas de exercer a função para a qual foi contratado. É papel do profissional de RH orientar o profissional sobre como agendar o exame, o que é preciso levar e como ele pode obter reembolso referente à consulta.

Além disso, o recém-contratado precisa da assinatura na carteira de trabalho, e, caso seja seu primeiro emprego como efetivo, ele precisará tirar o número PIS. Então, é interessante que o RH oriente o profissional sobre quem ele deve procurar para entregar a carteira de trabalho e orientar sobre o PIS.

 

Rotinas motivadoras

 

Poucas práticas desmotivam tanto o funcionário recém-admitido quanto fazê-lo preencher uma extensa papelada logo que começa no emprego. Esse é um sinal de alerta de que a empresa é muito burocrática.

Para conduzir um processo de admissão harmônico, vale considerar o preenchimento online de informações antes que o colaborador tenham entrado na empresa de fato. Caso ele não tenha todos os dados necessários em mãos no momento da contratação, permita que ele preencha as fichas conforme os obtém (o que acontece frequentemente com o número PIS).  

Existem outras ações que não constam em qualquer manual de admissão mas que podem ser úteis para ajudar os “novatos”.

Por exemplo: no primeiro dia, é interessante passar um mapa com as ferramentas usados na empresa — como ferramentas de CRM ou de automação de algum departamento — para que ele não tenha a impressão que seus colegas de trabalho estão “falando grego” quando mencionarem alguma de suas funções.

Outra prática construtiva é apresentar ao novo colaborador um organograma da empresa que resuma de forma sucinta os departamentos, os nomes dos cargos e as funções dos profissionais da empresa. Assim, ele consegue ter uma visão holística do negócio – algo que pode ajudá-lo a ter insights importantes.

 

4. Desligamento

 

Desligamento

 

Desligamentos podem ser momentos delicados para a empresa. Em algumas situações, há constrangimento e culpa tanto por parte do dispensado como por parte do gestor que toma a decisão e/ou dá a notícia ao colaborador.

Para tornar o processo o mais transparente e harmônico possível, é importante ter clareza sobre os tipos de desligamento. Existem cinco tipos de rescisões:

Dispensa sem justa causa: ocorre quando a empresa decide demitir o colaborador sem qualquer motivo que se enquadre em justa causa. Nesses casos,o colaborador tem direito a receber aviso prévio, férias vencidas acrescidas de ⅓, 13º salário, saldo de salário e multa de 40% do FGTS.

Dispensa com justa causa: por se tratar de um desligamento originário de má conduta e/ou faltas graves cometidas pelo colaborador, ele perde o direito à maioria dos benefícios que receberia em outros casos. Nessa situação, ele só recebe férias vencidas e saldo de salário.

Pedido de demissão: acontece quando o colaborador que decide se desligar da empresa. Nesse caso, ele perde os direitos a aviso prévio, multa sobre o FGTS, seguro-desemprego, dentre outros.

Rescisão indireta: ocorre por má conduta do empregador (assédio moral, assédio sexual, exigências que não se enquadram na lei, etc.). Nesse caso, o colaborador tem os mesmos direitos da dispensa sem justa causa.

Rescisão por culpa recíproca: nesse caso, tanto empregador como empregado cometem infrações que se configuram como justa causa – mas essa situação só pode ser decretada pela Justiça do Trabalho. Alguns dos direitos rescisórios acabam divididos pela metade entre os colaboradores, como multa do FGTS, aviso prévio, 13º salário e férias proporcionais acrescidas de ⅓.

 

5. Gestão de Ponto e Horas Extras

 

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A gestão de hora trabalhada é crucial em empresas nas quais as informações fornecidas pelo ponto exercem influência sobre pagamento, benefícios e indicadores de desempenho. Pela lei, organizações com mais de 10 funcionários são obrigadas a realizar a marcação de horas trabalhadas, seja por intermédio de cartão manual, livro de ponto ou ponto eletrônico.

É preciso zelar pela política de horas extras da empresa, tendo em vista que a legislação permite um máximo de duas horas a mais trabalhadas por dia além das oito diárias, em um total de 44 horas semanais. Portanto, um controle sólido desses dados é imprescindível.

A gestão de ponto deve seguir as seguintes prerrogativas:

Coleta de dados: o profissional de RH responsável pelo controle deve coletar os dados gravados no ponto.

Integração com software: o responsável deve transferir os dados do ponto a algum software no computador para deixar os dados organizados.

Validação de dados: o responsável deve verificar com cada funcionários se existem informações erradas no ponto e também colher as justificativas pelas eventuais discrepâncias.

Aplicação: após a verificação, os créditos e débitos no banco de horas de cada funcionários devem ser enviados para processamento na folha de pagamento. Os dados do ponto devem ser assinados por cada funcionário.

Lembrando: o valor da hora extra trabalhada é equivalente a 1,5 vezes o valor da hora trabalhada. Se sua hora trabalhada vale R$ 10.00, a hora extra vale R$ 15,00.

 

6. Comunicação entre RH e Colaborador

 

Comunicacao

 

A comunicação, na sua essência, é um dos fatores mais importantes dentro da organizações.

Não à toa, a pesquisa Employee Engagement Survey de 2011, elaborada pela IABC Research Foundation/Buck Consultant, constatou que uma comunicação interna eficaz é responsável por 81% do engajamento dos funcionários. Como o engajamento está fortemente associado à produtividade, não é preciso fazer nenhuma abstração complexa para perceber que comunicação e resultados financeiro são duas grandezas associadas.

E o RH é um dos agentes mais importantes da comunicação empresarial. Se a área de Recursos Humanos for sólida, os colaboradores vão encará-la como um porto seguro, um conjunto de profissionais nos quais podem confiar e se apoiar em qualquer momento.

A prática mais eficiente nesse tópico é ter uma interface digital de comunicação entre colaborador, gestor e RH, na qual seja possível uma interlocução segura, confidencial e assertiva entre as partes.

Do ponto de vista do colaborador, ele deve estar apto, por meio dessa interface, a emitir comunicados ao RH e a solicitar férias ao gestor. O gestor, por sua vez, deve conseguir emitir comunicados a sua área e a colaboradores específicos. Já o RH deve conseguir emitir comunicados fixos, pontuais e específicos — que podem ser desde o manual de normas e procedimentos da empresa, até avisos sobre o campeonato de futebol que a empresa está promovendo.

Esse “mural eletrônico” evita os passivos de realizar uma comunicação offline, que tende a se perder ou ser ignorada nos cartazes fixados nas paredes.

 

7. Benefícios

 

Beneficios

 

No mercado competitivo de hoje, oferecer benefícios contundentes e motivadores virou uma questão quase obrigatórias para as empresas que querem contratar e reter talentos.

 

Benefícios obrigatórios

 

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em conjunto com a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), estipula alguns benefícios obrigatórios aos empregados. Aqueles determinados pela CLT são:

  • Carteira assinada
  • Férias
  • Vale-transporte
  • Faltas
  • Adicional noturno
  • 13º salário
  • FGTS

Os definidos pela CCT (que, portanto, variam de acordo com o sindicato ao qual a atividade profissional é vinculada), são:

  • Vale alimentação
  • Assistência médica
  • Assistência odontológica

 

Benefícios motivadores

 

Só que uma gestão eficaz de benefícios vai muito além de proporcionar as vantagens obrigatórias. É preciso estudar quais operadores contam com a melhor relação custo/benefício, quais benefícios se alinham ao perfil de funcionário da sua empresa e comunicar ao colaborador exatamente os benefícios aos quais ele tem direito.

Já foram feitas algumas pesquisas que buscavam identificar os benefícios favoritos dos empregados. Dentre elas, a que foi conduzida pela TechnologyAdvice averiguou que os três mais valorizados são, pela ordem:

  1. Trabalho flexível
  2. Incentivo para academia
  3. Refeições e lanches gratuitos

Se você oferecer um (ou alguns) desses benefícios, é provável que a satisfação — e, logo, a produtividade — dos colaboradores aumente. Mas tome o cuidado de pesquisar se são essas as vantagens que os funcionários da sua empresa realmente querem.

 

Uma dica que pode te ajudar

 

Se você quiser tornar mais eficiente, segura e rápida a gestão de todos os sete pontos elencados neste Almanaque das Rotinas Mais Importantes de RH, temos uma boa notícia: o rhConvenia, nosso software de gestão e controle de Departamento Pessoal, te ajuda a automatizar as tarefas burocráticas de Recursos Humanos.

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rhConvenia

Sobre o autor

Luca Venturini

Analista de Marketing do Convenia.

Formado em Administração de Empresas pela ESPM de São Paulo em 2014, encontrou no Inbound uma oportunidade de unir duas de suas paixões: marketing e escrever.