Quem executa funções burocráticas de RH – como gestão de folha de pagamento, férias de colaboradores, admissões e desligamentos – sente na pele as dificuldades de gerir tantos processos em várias planilhas espalhadas de Excel.

Os perigos de trabalhar assim não são poucos: as informações ficam sujeitas a erros humanos; os dados não ficam armazenados na nuvem, então há o risco de o funcionário que lida com as planilhas apagá-las sem querer ou de o computador passar por algum problema que acabe por deletá-las; os números não ficam unidos em um mesmo software integrado que facilita o cruzamento de informações.

Enfim, uma verdadeira dor de cabeça.

Com tantas complicações nesse meio de caminho, não é de se admirar que os profissionais de Recursos Humanos gastem mais energia do que o devido cuidando de assuntos que são, na verdade, atribuições do Departamento Pessoal.

Em uma pesquisa feita nos Estados Unidos com gestores de Recursos Humanos, 77% dos participantes responderam que escolheram a profissão pela vontade de ajudar pessoas. Contudo, boa parte do tempo é gasto com tarefas burocráticas de DP, que não se enquadram nesse desejo de ajudar.

Felizmente, existe uma saída. Ela atende pela alcunha de software de gestão e controle de RH.

Quer fazer um teste grátis de 14 dias do software de gestão e controle de RH do Convenia? Basta clicar aqui 

Confira uma lista com as principais vantagens em adotar um software de RH na sua empresa, que, além de elucidar todos os benefícios, vai te ajudar a convencer seu chefe a abandonar as famigeradas planilhas de Excel:

1. Economia de tempo e de dinheiro

Um sistema de automação e controle de DP permite à empresa poupar tempo e dinheiro. Processos como contratações, demissões, gestão de folha de pagamento e gestão de férias tornam-se muito mais rápidos e precisos.

Por conta da automação e da padronização, a ferramenta evita que você cometa erros em cálculos que podem onerar sua empresa se algum colaborador, por exemplo, não receber férias no período devido ou se ele detectar falhas em sua folha de pagamento.

Esse tipo de preocupação é necessário e não deve ser ignorado. Tanto que, de acordo com um levantamento da empresa americana de softwares de Recursos Humanos Bambo HR, 90% das planilhas de organizações contêm erros significativos. E 50% das empresas já sofreram algum processo por questões trabalhistas.

Ferramentas de automação também proporcionam alívio na rotina da equipe de Recursos Humanos, que não mais precisa se ocupar com tarefas “braçais” de DP e consegue se concentrar no RH estratégico, tratando de tópicos como retenção e recrutamento de talentos, treinamento de colaboradores e plano de carreira.

Ou seja, o RH pode se ocupar de atividades que geram mais resultados para a empresa em médio e longo prazo.

2. Segurança de dados

Há uma estatística espantosa no mundo dos negócios: 90% das informações roubadas em empresas são provenientes do setor de Recursos Humanos.

Advinha onde a maioria dos departamentos de RH guardam essas informações? Pois é, em planilhas de Excel.

O problema é que as informações guardadas em planilhas de Departamento Pessoal e (Recursos Humanos em geral) normalmente exigem sigilo: estamos falando de endereços, números de identificação, números de conta corrente, salário, e por aí vai. O vazamento de confidencialidades desse grau pode deflagrar consequências bem prejudiciais às empresas.

Por outro lado, as ferramentas de automação SaaS – isto é, as ferramentas que ficam armazenadas na nuvem – possuem segurança quase intransponível. Afinal, os dados nelas computados ficam hospedados na nuvem por meio de servidores de empresas gigantes de hosting.

O serviço de hospedagem da Amazon, o AWS, por exemplo, conta com 10 certificações de segurança de sistemas que asseguram sua competência em manter a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados do clientes. Dentre esses certificados, estão o Sarbanes-Oxley Compliance (SOC), o PCI DSS Level 1 Certification e o ISO 27001 Certification, que é um padrão global de gerenciamento de sistema de segurança da informação.

E não só de segurança as empresas que adotam ferramentas SaaS podem se gabar. De acordo com uma pesquisa comissionada pela Microsoft em 2014 com 551 donos de pequenos negócios, 60% dos participantes reportaram que ter um software hospedado na nuvem ajudou a aumentar suas receitas; e também 60% afirmam que esse tipo de tecnologia permitiu que competissem de forma mais contundente com empresas de mesmo porte ou até maiores.

3. As informações ficam totalmente organizadas

Um dos maiores problemas em gerir informações de colaboradores em várias planilhas espalhadas é a fragilidade na organização dos dados.

  • Quando expira o contrato de trabalho do Alfredo?
  • Quando as férias da Soraia vencem?
  • O curso de alemão do Carlos começa em qual data?
  • As informações que estou buscando foram salvas usando como critério a data de alteração ou o departamento do colaborador?

Dificilmente dados como os acima, tão desvinculados entre si, estariam organizados em um só lugar se o responsável por eles no Departamento Pessoal usasse planilhas de Excel.

A dificuldade para encontrar o que se quer e para cruzar dados de planilhas diferentes é maior sem um sistema de automação. E aí entramos novamente na questão do desperdício de tempo (para não mencionar as chances de erro manual durante a execução das tarefas).

Além disso, como estamos falando de um sistema que fica na nuvem, a disposição das informações não é refém do método de organização de uma pessoa específica do RH que manuseia as planilhas, mas segue um padrão já estabelecido pela própria ferramenta, evitando confusões quando algum outro colaborador assumir a função.

4. Permitem que o próprio colaborador manuseie a ferramenta

Em planilhas de Excel, como as informações de todos os funcionários ficam dispostas em um mesmo lugar, não é viável deixar todos os colaboradores terem acesso a elas.

Só que essa situação causa um ônus: o colaborador não consegue fazer requerimentos ao RH de maneira eficiente. Ele não pode entrar na planilha para conferir seus dados referentes ao Departamento Pessoal, então o trâmite da solicitação se torna mais demorado (e impreciso).

Com um software, o colaborador tem acesso a um perfil individual no qual pode checar seu histórico de holerites, verificar seus benefícios trabalhistas, solicitar férias, dentre outras ações.

A comunicação interna da empresa agradece.

Em vez do Excel é melhor usar um software de RH, então?

Sim.

Uma das melhores alternativas ao Excel são os softwares de RH na nuvem — aqueles que não precisam ser instalados no seu computador, e que você pode acessar de qualquer lugar apenas fazendo login em um site.

Os softwares de RH não apresentam nenhum dos quatro problemas das planilhas de Excel elencados acima neste artigo:

  • com eles, executar as rotinas de RH é rápido e eficiente porque existem funcionalidades já elaboradas para você fazer cálculo de folha, controle de férias, gestão de benefícios, e outras atividades da área;
  • como estamos falando de softwares na nuvem, não existe a possibilidade de arquivos sumirem ou serem apagados por problemas no computador (e nem de você esquecer onde eles estão);
  • todas as informações sobre colaboradores ficam compiladas e organizadas em uma plataforma só, de modo que conferir dados, cruzar informações e gerar relatórios se torna mais prático;
  • os colaboradores também podem acessar o software para, por exemplo, visualizar histórico de holerites, solicitar férias, ler comunicados do RH, dentre outras ações.

Se você quiser testar por 14 dias grátis um software assim, basta clicar no botão abaixo:

Convenia - Gestão de RH incrivelmente simples

Sobre o autor

Equipe Convenia