Satisfazer todos os direitos trabalhistas dos funcionários pode ser difícil, mas é essencial para o bom desenvolvimento de qualquer negócio: um pequeno erro nos cálculos ou mesmo nos prazos determinados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) pode significar a aplicação desnecessária de multas e enfrentamento de ações judiciais.

Você pode baixar gratuitamente o nosso Modelo de Holerite e Contracheque, totalmente profissional e personalizado

Pensando nisso, apresentamos hoje um guia definitivo para que você aprenda como fazer o holerite de forma completa e sem furos, para que nada falte na folha de pagamento e você não corra o risco de deixar sua empresa desprotegida. Acompanhe!

Conheça a categoria do funcionário

Fazer um bom holerite é importante para que o empregador não fique vulnerável: o documento funciona como um verdadeiro histórico da vida do colaborador, facilitando eventuais pedidos de prestações de contas, encerramentos de contratos e até mesmo a relação entre patrão e empregado.

O primeiro passo para elaborar uma folha de pagamento corretamente, então, é descobrir qual a categoria em que o funcionário está inserido (indústria, comércio, etc.). Ficar atento a esse ponto é interessante porque categorias diferentes têm convenções coletivas diferentes, podendo exigir o cumprimento de regras específicas.

Escolha um sistema

Em seguida, será necessário escolher um sistema de apoio, para que você anote informações e possa mantê-las disponíveis tão logo precise delas.

Será necessário criar planilhas de acordo com o mês de pagamento, para que você não acabe confundindo valores e datas. Cada uma delas deverá ser alimentada com informações sobre o trabalho dos empregados, como:

  • nome;
  • endereço;
  • número e série da CTPS;
  • cargo e natureza da função;
  • valor de salário bruto e líquido;
  • horas extras;
  • descontos de benefícios.

Ela deverá ser personalizada de acordo com a realidade da empresa, podendo conter mais ou menos dados, a serem inseridos quando for mais benéfico para o gestor.

Vale a pena investir em softwares especializados, que garantirão mais segurança contra a perda de dados e assegurarão maior facilidade de acesso a informações importantes, mas a planilha inicial pode ser utilizada até mesmo em programas como o Microsoft Excel ou com papel e caneta, se necessário.

Faça os cálculos necessários

O holerite pode divergir de um mês para outro em função da ocorrência de horas extras, faltas, bônus ou outras variáveis. Para calcular o valor que nele deve constar, será essencial analisar minuciosamente a folha de ponto, a fim de verificar o número de horas trabalhadas.

Atividades como horas extras, atrasos e faltas injustificadas devem ser contabilizadas, por exemplo, e também adicionais como descanso semanal remunerado, salário-família, adicional noturno, de periculosidade ou insalubridade.

É importante ter em mente que os valores referentes a banco de horas também podem acabar entrando na conta: se as horas não forem compensadas dentro do período legal exigido (em até um ano), devem ser devidamente pagas ao funcionário como horas extras.

Calculando o INSS, FGTS e IR

A contribuição para o INSS é obrigatória para os segurados e deve ser descontada diretamente na folha de pagamento do empregado de acordo com sua faixa salarial, na seguinte proporção:

  • salário até R$ 1.659,38: desconto de 8%;
  • salário de R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66: desconto de 9%;
  • salário de R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31: desconto de 11%.

O FGTS também é calculado e retido pelo empregador na fonte com base na faixa salarial do empregado. Sua base de cálculo é a mesma que a utilizada para o INSS.

Por fim, o Imposto de Renda retido na fonte incide sobre todos os vencimentos que ultrapassem o valor de R$ 1.903,98. É calculado na seguinte proporção:

  • se a base de cálculo está entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65, alíquota de 7,5% e dedução padrão de R$ 142,80;
  • se a base de cálculo está entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05, alíquota de 15% e dedução padrão de R$ 354,80;
  • se a base de cálculo está entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68, alíquota de 22,5% e dedução padrão de R$ 636,13;
  • para base de cálculo a partir de R$ 4.664,69, alíquota de 27,5% e dedução padrão de R$ 869,36.

Calculando horas extras e vale-transporte

O cálculo do pagamento devido pelas horas extras mensais trabalhadas pelo colaborador é bem simples: basta descobrir o valor da hora trabalhada (dividindo-se o valor de seu salário pelo número de dias do mês) e adicionar 50% a essa quantia.

O vale-transporte é benefício garantido pela CLT, definindo a lei que o empregador pode descontar da folha de pagamento do trabalhador até o teto máximo de 6% em relação a seu salário bruto, como contrapartida.

Separe o salário bruto do líquido

Contas feitas, é hora de separar o salário bruto do líquido (a quantia restante após descontos de INSS, FGTS e IR). Softwares e aplicativos especializados facilitarão a realização da conta, sendo altamente indicados para que a empresa saiba claramente o que foi arrecadado e o que é realmente devido ao funcionário.

O ideal é que todos os descontos e benefícios estejam devidamente identificados e que seu reconhecimento, tanto na planilha quanto na folha de pagamento a ser preparada, salte aos olhos — assim, tanto o administrador quanto o empregado sabem identificar possíveis erros e retificá-los o quanto antes.

Cheque informações relevantes

Para a elaboração de um holerite correto e completo, o cartão de ponto do funcionário deve ser constantemente checado: são suas informações que nortearão a elaboração de cálculos em relação a faltas, adiantamentos, eventuais horas extras, etc.

Vale, assim, fazer uma checklist de todas as informações a serem confirmadas a respeito de funcionários de categorias diferentes dentro da organização, por exemplo, se há descontos de plano de saúde, vale-alimentação ou vale-refeição, contribuição sindical, valores referentes a 13º salário, dentre outros.

Seja qual for o sistema que você utilize, a palavra de ordem para a realização de uma folha de ponto é organização: qualquer equívoco pode invalidar o documento e trazer problemas jurídicos no futuro, o que pode ser facilmente evitado com atenção e dedicação do gestor.

E então, entendeu de vez como se faz um holerite completo? Compartilhe este texto em suas redes sociais e permita que seus amigos também conheçam o nosso passo a passo e nunca mais fiquem vulneráveis nem tenham que enfrentar ações trabalhistas!

banner_post_modelo_holerite_contracheque

Sobre o autor

Equipe Convenia

Deixe um comentário