Processo de admissão de funcionários

Quando falamos de processo de admissão de funcionários, a primeira impressão é a que fica. Pesquisas indicam que o funcionário decide se vai querer ou não trabalhar para uma empresa com base no que acontece no seu primeiro ano de convivência. E os primeiros dias tem uma importância muito grande nesta decisão. Portanto, fazer um processo de admissão sem ruídos é essencial.

1- Automatize a papelada

Papelada é o maior vilão da motivação. Fazer com que seu novo funcionário passe o seu primeiro dia (às vezes, a primeira semana) de trabalho preenchendo documentos e formulários em papel é indicar para ele que a sua empresa é burocrática.

Ao invés disso, automatize o processo e convide o funcionário a preencher tudo que ele precisa antes mesmo de começar a trabalhar. Faça tudo online, permitindo que ele faça aos poucos na medida em que for tendo as informações necessárias (ou você, por um acaso, já decorou o seu número de PIS?).

No Convenia, ao ser contratado o novo colaborador recebe um e-mail solicitando todas as informações necessárias para a sua admissão. Nosso sistema já preenche toda a documentação e informa os documentos que ele precisa assinar. No nosso caso:

  • Termo de confidencialidade – afinal de contas lidamos com informações que são sigilosas de clientes e, por isso, todos assinam um termo de responsabilidade.
  • Termo de solicitação de vale transporte – termo obrigatório da lei.
  • Código de conduta – ao longo do tempo percebemos que ter um código de conduta alinha os valores principais do Convenia com os funcionários.

2- Transmitindo a cultura da empresa

Cultura da empresa é algo que vem das pessoas que trabalham lá. Grandes líderes dizem que ter uma cultura organizacional correta é imprescindível para atingir grandes metas (ou alguém dúvida que a cultura da Ambev contribuí para seu resultado?).

Lembre-se que o processo de onboarding está sendo realizado por uma pessoa que não conhece a sua empresa. Justamente por este motivo é preciso que você informe o novo colaborador do básico para que ele comece a produzir o mais rapidamente possível, da melhor forma possível.

No nosso caso, oferecemos para leitura os seguintes documentos (antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho):

  • Manual de normas internas – para deixar o colaborador tranquilo sobre o que ele vai encontrar no dia-a-dia. Como é o uso da geladeira? Que horas o escritório abre? Como é o uso do estacionamento? E emendas de feriados? São várias regras que você deve comunicar (veja nosso template grátis aqui).
  • Organogama da empresa – nada pior do que entrar em um lugar que você não conhece ninguém e as pessoas te apresentam siglas e nomes que você não tem nem ideia do que seja. Fornecer um organograma funcional da empresa (áreas, quem é o responsável, o que faz aquela área) é ideal para “quebrar este gelo “.
  • Mapa de sistemas – já parou para pensar quanto sistemas a sua empresa oferece para o funcionário? Desde e-mail até CRMs, ferramentas de produtividade, etc. No dia-a-dia, você e seu time devem até falar sobre esses sistemas. Algo como: “…já colocou este board no Trello?”. Imagine que o novo colaborador não vai ter ideia do que isso signifique. Por isso, crie um documento que informe todos os sistemas que vocês utilizam. Vale a pena.

3- Tarefas internas

O processo de admissão desencadeia uma série de tarefas internas em múltiplas áreas na sua empresa, pode apostar. Antes de automatizarmos o nosso processo de admissão era frequente esquecermos uma ou outra tarefa. Já imaginou no seu primeiro dia de trabalho alguém diz: “…hmm, esquecemos de criar seu e-mail”e sai correndo para criar a sua conta? Qual imagem você teria desta empresa? Péssima, não é?

No Convenia nós temos as seguintes tarefas:

  • Criação de e-mail do novo funcionário. Responsável: TI. Data limite: 1 dia antes do começo do trabalho.
  • Setup do computador e mesa. Responsável: Admin. Data limite: 5 dias antes do começo do trabalho (são 5 dias por que isso sempre dá problema..rs).
  • Compra de VR/VA para o primeiro mês. Responsável: Admin. Data limite: 1 dia antes do do começo do trabalho.

4- Rotinas obrigatórias

O novo colaborador também tem algumas rotinas obrigatórias a cumprir. Na automação é importante facilitar a vida do colaborador ao máximo. Antes era frequente até esquecermos de pedir exame admissional para o colaborador e aí no seu primeiro dia de trabalho ele tinha que ir até a clínica fazer exame! (já pensou nisso? Seu primeiro dia de empresa e você passa no consultório?)

No caso do Convenia, informamos todas as informações para executar a rotina antes mesmo do colaborador entrar:

  • Tirar o PIS – se for o primeiro emprego, orientamos sobre o número do PIS.
  • Assinatura da carteira de trabalho – para quem ele deve entregar a carteira de trabalho na empresa? Importante dizer onde essa pessoa fica por que ele provavelmente não vai conhecê-la.
  • Exame admissional – onde agendar? O que é preciso levar? Como obter o reembolso?

5- Nada substituí o contato pessoal

A automação do processo de admissão é um grande aliado para economizar tempo e dinheiro. É essencial para tratar o maior ativo da sua empresa como ele merece. Porém, quando se trata de recursos humanos nada substituí o contato pessoal.

Por este motivo, no Convenia, o supervisor é responsável para liderar o novo colaborador. Ele deve promover almoços com o time, apresentações informais entre as áreas e treinar sobre o trabalho que será feito.

Onboarding de Funcionários

 

Sobre o autor

Marcelo Furtado

Cofundador do Convenia, empresa de tecnologia para a área de recursos humanos de pequenas e médias empresas. É responsável pela criação e execução da estratégia de inbound marketing da empresa que já atraiu mais de 15.000 leads. Formado em Administração de Empresas, com pós-graduação em Engenharia Financeira pela Poli-USP, Marcelo iniciou sua carreira na área de vendas da Pepsico. Logo em seguida iniciou uma trajetória em gestão de Hedge Funds internacionais, tendo trabalhado na Carval Investors e Financial Investimentos. Marcelo também é professor de Inbound Marketing na ESPM.