Quando falamos de processo de admissão de funcionários, a primeira impressão é a que fica.

Você pode baixar gratuitamente o nosso Checklist de Tarefas na Admissão/Onboarding de Novos Funcionários

Pesquisas indicam que o funcionário decide se vai querer ou não trabalhar para uma empresa com base no que acontece no seu primeiro ano de convivência. E os primeiros dias tem um peso grande decisão. Portanto, conduzir um processo de admissão bem orquestrado é essencial.

Automatize a papelada

Papelada é o maior vilão da motivação. Fazer com que seu novo funcionário passe o seu primeiro dia (às vezes, a primeira semana) de trabalho preenchendo documentos e formulários em papel é indicar para ele que a sua empresa é burocrática.

Ao invés disso, automatize o processo e convide o funcionário a preencher tudo que ele precisa antes mesmo de começar a trabalhar. Faça tudo online, permitindo que ele faça aos poucos na medida em que for tendo as informações necessárias (ou você, por um acaso, já decorou o seu número de PIS?).

No Convenia, ao ser contratado o novo colaborador recebe um e-mail solicitando todas as informações necessárias para a sua admissão. Nosso sistema já preenche toda a documentação e informa os documentos que ele precisa assinar. No nosso caso:

1. Termo de confidencialidade. Afinal de contas lidamos com informações que são sigilosas de clientes e, por isso, todos assinam um termo de responsabilidade.

2. Termo de solicitação de vale transporte. Termo obrigatório da lei.

3. Código de conduta. Ao longo do tempo percebemos que ter um código de conduta alinha os valores principais do Convenia com os funcionários.

Transmitindo a cultura da empresa

Cultura da empresa é algo que vem das pessoas que trabalham lá. Grandes líderes dizem que ter uma cultura organizacional correta é imprescindível para atingir grandes metas (ou alguém dúvida que a cultura da Ambev contribuí para seu resultado?).

Lembre-se que o processo de onboarding está sendo realizado por uma pessoa que não conhece a sua empresa. Justamente por este motivo é preciso que você informe o novo colaborador do básico para que ele comece a produzir o mais rapidamente possível, da melhor forma possível.

No nosso caso, oferecemos para leitura os seguintes documentos (antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho):

1. Manual de Políticas e Normas Internas. Para deixar o colaborador tranquilo sobre o que ele vai encontrar no dia-a-dia. Como é o uso da geladeira? Que horas o escritório abre? Como é o uso do estacionamento? E emendas de feriados? São várias regras que você deve comunicar.

2. Organogama da empresa. Nada pior do que entrar em um lugar que você não conhece ninguém e as pessoas te apresentam siglas e nomes que você não tem nem ideia do que seja. Fornecer um organograma funcional da empresa (áreas, quem é o responsável, o que faz aquela área) é ideal para “quebrar este gelo “.

3. Mapa de sistemas. Já parou para pensar quanto sistemas a sua empresa oferece para o funcionário? Desde e-mail até CRMs, ferramentas de produtividade, etc. No dia-a-dia, você e seu time devem até falar sobre esses sistemas. Algo como: “…já colocou este board no Trello?”. Imagine que o novo colaborador não vai ter ideia do que isso signifique. Por isso, crie um documento que informe todos os sistemas que vocês utilizam. Vale a pena.

Tarefas internas

O processo de admissão desencadeia uma série de tarefas internas em múltiplas áreas na sua empresa, pode apostar. Antes de automatizarmos o nosso processo de admissão era frequente esquecermos uma ou outra tarefa. Já imaginou no seu primeiro dia de trabalho alguém diz: “…hmm, esquecemos de criar seu e-mail”e sai correndo para criar a sua conta? Qual imagem você teria desta empresa? Péssima, não é?

No Convenia nós temos as seguintes tarefas:

1. Criação de e-mail do novo funcionário.
Responsável: TI.
Data limite: 1 dia antes do começo do trabalho.

2. Setup do computador e mesa.
Responsável: Admin.
Data limite: 5 dias antes do começo do trabalho (são 5 dias, pois isso sempre dá problemas :)).

3. Compra de VR/VA para o primeiro mês.
Responsável: Admin.
Data limite: 1 dia antes do do começo do trabalho.

Rotinas obrigatórias

O novo colaborador também tem algumas rotinas obrigatórias a cumprir. Na automação é importante facilitar a vida do colaborador ao máximo. Antes era frequente até esquecermos de pedir exame admissional para o colaborador e aí no seu primeiro dia de trabalho ele tinha que ir até a clínica fazer exame! (já pensou nisso? Seu primeiro dia de empresa e você passa no consultório?)

No caso do Convenia, informamos todas as informações para executar a rotina antes mesmo do colaborador entrar:

1. Tirar o PIS. Se for o primeiro emprego, orientamos sobre o número do PIS.

2. Assinatura da carteira de trabalho. Para quem ele deve entregar a carteira de trabalho na empresa? Importante dizer onde essa pessoa fica por que ele provavelmente não vai conhecê-la.

3. Exame admissional. Onde agendar? O que é preciso levar? Como obter o reembolso?

Nada substitui o contato pessoal

A automação do processo de admissão é um grande aliado para economizar tempo e dinheiro. É essencial para tratar o maior ativo da sua empresa como ele merece. Porém, quando se trata de recursos humanos nada substituí o contato pessoal.

Por este motivo, no Convenia, o supervisor é responsável para liderar o novo colaborador. Ele deve promover almoços com o time, apresentações informais entre as áreas e treinar sobre o trabalho que será feito.

Onboarding de Funcionários

 

Sobre o autor

Marcelo Furtado

Co-fundador e CEO do Convenia.