Reuniões são uma mania no mundo corporativo.

Não raro, assuntos que seriam elucidados em uma conversa de cinco minutos no corredor do escritório se transformam em mote de uma reunião de meio hora que mobiliza diversos profissionais da empresa — atrasando as ações que poderiam fazer a diferença de verdade nos resultados da empresa.

Os preciosos minutos extras tomados por reuniões que poderiam ser mais curtas (e tão produtivas quanto) se transformam em horas desperdiçadas quando olhamos o panorama anual de uma empresa.

Assim, fica claro que saber como fazer uma reunião produtiva com funcionários é o primeiro passo para que um gestor consiga alcançar os níveis máximos de produtividade e resultados de sua equipe subordinada.

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Confira, a seguir, cinco passos fundamentais para gerar produtividade em uma reunião e para otimizar o seu tempo no dia-a-dia de reuniões de trabalho:

1. O assunto deve ser previamente definido. Ter um assunto bem definido significa trazer foco para a discussão. A pauta da reunião deve ser estabelecida com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem abordados. Definir essa ordem garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos antes.

2. A equipe deve estar preparada. Os funcionários que participarão do meeting devem saber com antecedência sobre tema e demais participantes, podendo se preparar para citar o que houver de mais relevante sobre o assunto. Compartilhe a agenda e os participantes, de preferência no momento em que você convida determinado funcionário para a reunião.

3. O tempo da reunião deve ser estabelecido. Defina um horário máximo para que a reunião termine, e não ocupe mais tempo que o necessário para que as decisões principais sejam tomadas. Neste item, uma pauta bem estruturada vai ajudá-lo a manter o foco nos itens a serem discutidos e planejá-los de acordo com o tempo definido para a reunião.

4. Escolha bem os participantes. Os funcionários que não estiverem envolvidos com o projeto a ser discutido de maneira essencial não devem participar da reunião. O ideal é que cada participante tenha condição de contribuir com os temas que serão discutidos, mantendo o foco da reunião.

5. Fique longe de muitos detalhes. Tomadas as primeiras decisões, procure marcar outra reunião para decidir os detalhes da operação – focando o restante do seu tempo no que há de mais importante a ser discutido sobre a pauta principal.

Dica Bônus: Faça uma minuta da reunião. Ao término da reunião tenha certeza de que uma pessoa ficou responsável por redigir uma ata da reunião com o registro de tudo que foi discutido e os pontos de ação que deverão ser tomados na sequência do encontro. Isso não apenas garantirá que todos estão de acordo com os temas discutidos mas que também haverá resultados práticos do que foi definido em grupo                          

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Equipe Convenia

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