Produtividade é um dos predicados mais valorizados no mundo corporativo. Qual profissional não é cobrado de seu chefe para produzir o máximo possível?

No RH não é diferente. Todos os colaboradores e gestores de Recursos Humanos desejam ser mais produtivos e apresentar os melhores resultados para a empresa.

Com isso em vista, o blog da Convenia decidiu compartilhar cinco dicas valiosas sobre como maximizar sua produtividade no RH:

 

1. Evitar distrações

 

O primeiro passo para produzir mais é se livrar das coisas que puxam seu desempenho para baixo.

Vivemos em uma era de distrações. Redes sociais, smartphones, e-mail e outros aparatos tecnológicos são ladrões de tempo que atormentam a performance do profissional do século XXI. Assim, você deve começar sua jornada em busca da máxima produtividade no RH reduzindo (não necessariamente eliminando) o tempo gasto com aparelhos eletrônicos e outros recursos semelhantes.

Uma das melhores formas de eliminar um hábito negativo é deliberadamente dificultar seu próprio acesso ao objeto que está comprometendo a rotina. Portanto, se você está usando redes sociais de maneira excessiva durante o trabalho, um bom começo seria desinstalar aplicativos referentes a ela do seu celular.

Outra dica interessante é estabelecer um único período do dia para ler e responder e-mails (das 9:00 às 9:30, pro exemplo) – a não ser, claro, que haja alguma exceção muito importante. Ao limitar a uma janela específica o tempo que você pode gastar com essas “distrações”, você dá menos espaço para que elas o importunem.

 

2. Diferenciar “urgente” de “importante”

 

Tendemos a confundir urgência com importância.

Para deixar bem claro o que é um e o que é outro, leve em conta as seguintes definições: urgente é uma tarefa que deve ser realizada rápido; importante é uma tarefa que vai gerar resultados significativos para a empresa, seja em curto, médio ou longo prazo.

É claro que uma atividade pode ser urgente e importante ao mesmo tempo. Mas isso não é uma condição obrigatória, pois estamos falando de eixos diferentes.

Stephen Covey, um bem-sucedido consultor de empresa americano e autor do best seller “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, concebeu uma matriz que ilustra a ideia do urgente e do importante:

Produtividade

Será que você não está se desdobrando para executar atividades urgentes e não importantes (as quais poderiam ser delegadas para outra pessoa), em vez de planejar as atividades não urgentes e importantes?

Será que na sua rotina de trabalho não existem algumas tarefas não urgentes e não importantes que você poderia postergar, ou nem fazer?

Refletir sobre esses pontos é um passo fundamental para se tornar mais produtivo no RH.

 

3. Não cair no mito da multitarefa

 

Na esteira do excesso de ruído, de informações, de opções, de produtos e de obrigações da atualidade, parece que as pessoas se obrigam a fazer cada vez mais coisas ao mesmo tempo. O grande porém é que nosso cérebro não sabe lidar com mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

Quando estamos “fazendo duas coisas ao mesmo tempo” o que acontece, na verdade, é que nosso cérebro fica trocando o foco de atenção de forma frenética de uma atividade a outra. Esse fenômeno dissipa nossa limitada força de vontade diária e, claro, compromete a produtividade.

Estudos já comprovam que uma interrupção faz com que o profissional demore até 15 minutos para retomar concentração total na tarefa que estava inicialmente realizando. Imagine quantos minutos podem ser desperdiçados com quatro interrupções por dia. Chega a uma hora perdida!

Quantas vezes você já parou de preencher aquela planilha ou de ler aquele relatório para checar um e-mail que havia acabado de chegar em sua caixa de entrada? Ou para ver uma notificação nova em alguma rede social?

Então, não se engane: a melhor maneira de ser produtivo é focando em uma só atividade por vez.

 

4. Fazer as atividades pequenas (e importantes) primeiro

 

Essa aqui desafia o senso comum. Muitos gurus da produtividade diriam para você começar o dia removendo primeiro as “pedras grandes” do caminho, pois de manhã teríamos mais energia e disposição para lidar com atividades difíceis.

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Entretanto, fazer o mais fácil primeiro é mais eficiente. Pelo menos é o que descobriram algumas pesquisas recentes sobre produtividade: o professor BJ Fogg, da Universidade de Stanford, averiguou que quando finalizamos tarefas fáceis, temos quase a mesma sensação de realização do que quando finalizamos as tarefas difíceis – com a diferença de que nestas temos chances maiores de errar.

É como se a realização de várias tarefas em sequência, mesmo que rápidas e triviais, nos proporcionasse motivação e confiança para “chegarmos com tudo” nas tarefas difíceis posteriormente. Ou seja, nós construímos momentum focando no mais fácil primeiro.

Outra pesquisa, dessa vez conduzida em Harvard pelos cientistas Teresa Amabile e Steven J. Kramer, evidenciou a gigantesca influência que pequenas vitórias causam em nossas vidas.

 

5. Usar um software para gerenciar as atividades burocráticas de RH

 

A área de Recursos Humanos é coberta de atribuições burocráticas de Departamento Pessoal: controle de férias de colaboradores, gestão de benefícios corporativos, montagem de folha de pagamento, admissão e desligamento de colaboradores, dentre outras.

As tarefas descritas acima chegam a ocupar 80% do tempo dos profissionais de RH no mês. Ou seja, é muito tempo gasto em atividades operacionais e pouco espaço para lidar com o RH estratégico — gestão de pessoas, treinamentos, recrutamento e seleção e plano de carreira.

O RH estratégico é o mais importante, afinal é ele que mais gera resultados financeiros à empresa. Portanto, o tempo que você economiza na parte operacional é tempo ganho para se dedicar à parte estratégica de Recursos Humanos.

E como economizar tempo? Adotando uma ferramenta de gestão e controle de Departamento Pessoal.

Com um software, além de aliviar tempo da rotina dos profissionais de RH, a empresa aumenta a proteção aos dados de colaboradores e reduz a possibilidade de erros manuais em cálculos (normalmente realizados em planilhas de Excel). Esse tipo de vantagem normalmente não é óbvia nos departamentos de Recursos Humanos porque é uma área que não está acostumada a ser abastecida com ferramentas digitais e softwares de gestão. Felizmente, é uma realidade que pode ser mudada em prol da produtividade.

Com o intuito de maximizar a produtividade dos profissionais de RH, a Convenia desenvolveu um software de gestão e controle de Departamento Pessoal. Você pode fazer um teste grátis de 14 dias clicando aqui.

 

rhConvenia

Sobre o autor

Luca Venturini

Analista de Marketing do Convenia.

Formado em Administração de Empresas pela ESPM de São Paulo em 2014, encontrou no Inbound uma oportunidade de unir duas de suas paixões: marketing e escrever.