O mercado está em constante transformação. Quando a mudança é negativa, nós a chamamos de ameaça. Quando se mostra positiva, a nomeamos de oportunidade. E o eSocial, ao contrário do que julgam alguns profissionais, é uma oportunidade valiosa para o RH das empresas de todo o Brasil.

Antes de discorrer sobre os porquês de o advento do eSocial se caracterizar como uma transformação positiva nos departamentos de Recursos Humanos, vamos explicar brevemente o que é e como funciona.

 

O que é o eSocial?

 

Em poucas palavras, o eSocial é uma folha de pagamento digital que será vinculada ao software que as empresas já usam para executar a atividade atualmente.  

Trata-se de um programa governamental para unificar em um sistema o processo de fechamento de folha e, assim, facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas. Para fins fiscais e jurídicos, a ferramenta será vinculada à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica Federal.

O funcionamento do sistema é simples: o profissional de RH envia a ele, de uma só vez, as informações sobre colaboradores necessárias a CAGED, GFIP, RAIS e outros órgãos federais que mediam a relação entre empregador e empregado.

As informações compõem relatórios sobre:

  • Admissões e desligamentos
  • Horas trabalhadas
  • Alterações salariais
  • Folha de pagamento

Cada relatório terá um prazo de envio conforme a sua natureza. Por exemplo: dados de admissões e desligamentos devem ser submetidos imediatamente no ato de contratação ou demissão; informações relativas a folha de pagamento, por outro lado, deverão ser submetidas até o dia 7 do mês subsequente.

Dessa forma, o recolhimento de tributos e do FGTS estará assegurado.

 

Como o eSocial vai impactar o RH

 

“Tudo o que foi dito até agora leva a crer que o eSocial vai complicar a vida do RH”, você pode estar pensando.

Em um primeiro momento, sim. O RH precisará contratar mais pessoais para executar as rotinas exigidas pelo programa, e terá que treinar colaboradores antigos a utilizar a ferramenta da forma correta. Haverá uma curva de aprendizado um pouco penosa.

Mas a longo prazo os ganhos serão preciosos, pois sua implantação pode ser o ponto de partida de uma mudança de mentalidade nos departamentos de Recursos Humanos de empresas brasileiras.

Primeiro, em termos de compliance. Com todos os eventos trabalhistas registrados no eSocial, a relação entre empresa e colaborador, e entre RH e colaborador, deve se tornar mais harmoniosa. Ou, pelo menos, os profissionais se sentirão mais tranquilos em relação a possíveis abusos trabalhistas por parte de seus empregadores, afinal as empresas estarão sujeitas a uma auditoria constante pelas autoridades tributárias e laborais do país. 

Segundo, no que se refere à eficiência e produtividade do RH. O fechamento da folha de pagamento é uma tarefa atribulada para as empresas brasileiras, que sofrem com a nossa legislação trabalhista complicada. Uma vez munidos pelo eSocial, os RHs vão vislumbrar o quão mais prático é gerir as informações de colaboradores por intermédio de um software, e se sentirão inclinados a extrapolar o uso de ferramentas digitais para realizar outras tarefas desafiadoras da área — como gestão de férias, gestão de benefícios e controle de ponto eletrônico.

Nesse sentido, o eSocial pode ser o gatilho que vai desencadear uma mudança de paradigma na realização de tarefas burocráticas de Departamento Pessoal pelo RH, um setor que historicamente não se acostumou a ser tão auxiliado por tecnologia quanto os departamentos de Marketing, Vendas ou Finanças.

A princípio, o eSocial deveria entrar em vigor em 2015. A nova previsão é de que sua implantação seja obrigatória a partir de setembro de 2016. Mas mesmo que esse último prazo se revele incorreto, é fundamental que as empresas já estejam se movimentando para tornar prático o uso da ferramenta.

 

Como facilitar o uso do eSocial na sua empresa

 

Com a obrigatoriedade da implantação do eSocial nas empresas, mais do que nunca o RH precisa ser eficiente na execução de atribuições de Departamento Pessoal.

Mencionamos anteriormente que a empresa precisará enviar relatórios periódicos ao software governamental. Isso significa que a gestão de informações sobre os colaboradores tem que ser o mais precisa possível. Caso contrário, a integração da ferramenta com a Receita Federal vai acusar/refutar erros nos dados dos empregados.

Se a sua empresa ainda usa planilhas de Excel ou documentos no Word para realizar gestão de férias, gestão de benefícios, controle de ponto eletrônico e horas extras, dentre outras atividade típicas de DP, ligue o sinal de alerta. É bem provável que esses controles se tornem ineficientes (se já não são) a partir do momento em que a auditoria do governo entrar em vigência.

A solução mais eficaz é adotar um software que automatize todas as atividades burocráticas citadas acima.

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