O mercado está em constante transformação. Quando a mudança é negativa, nós a chamamos de ameaça. Quando se mostra positiva, a nomeamos de oportunidade. E o eSocial, ao contrário do que julgam alguns profissionais, é uma oportunidade valiosa para o RH das empresas de todo o Brasil.

Antes de discorrer sobre os porquês de o advento do eSocial se caracterizar como uma transformação positiva nos departamentos de Recursos Humanos, vamos explicar brevemente o que é e como funciona.

 

O que é o eSocial?

 

Em poucas palavras, o eSocial é uma folha de pagamento digital que será vinculada ao software que as empresas já usam para executar a atividade atualmente.  

Trata-se de um programa governamental para unificar em um sistema o processo de fechamento de folha e, assim, facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas. Para fins fiscais e jurídicos, a ferramenta será vinculada à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica Federal.

O funcionamento do sistema é simples: o profissional de RH envia a ele, de uma só vez, as informações sobre colaboradores necessárias a CAGED, GFIP, RAIS e outros órgãos federais que mediam a relação entre empregador e empregado.

As informações compõem relatórios sobre:

  • Admissões e desligamentos
  • Horas trabalhadas
  • Alterações salariais
  • Folha de pagamento

Cada relatório terá um prazo de envio conforme a sua natureza. Por exemplo: dados de admissões e desligamentos devem ser submetidos imediatamente no ato de contratação ou demissão; informações relativas a folha de pagamento, por outro lado, deverão ser submetidas até o dia 7 do mês subsequente.

Dessa forma, o recolhimento de tributos e do FGTS estará assegurado.

 

Como o eSocial vai impactar o RH

 

“Tudo o que foi dito até agora leva a crer que o eSocial vai complicar a vida do RH”, você pode estar pensando.

Em um primeiro momento, sim. O RH precisará contratar mais pessoais para executar as rotinas exigidas pelo programa, e terá que treinar colaboradores antigos a utilizar a ferramenta da forma correta. Haverá uma curva de aprendizado um pouco penosa.

Mas a longo prazo os ganhos serão preciosos, pois sua implantação pode ser o ponto de partida de uma mudança de mentalidade nos departamentos de Recursos Humanos de empresas brasileiras.

Primeiro, em termos de compliance. Com todos os eventos trabalhistas registrados no eSocial, a relação entre empresa e colaborador, e entre RH e colaborador, deve se tornar mais harmoniosa. Ou, pelo menos, os profissionais se sentirão mais tranquilos em relação a possíveis abusos trabalhistas por parte de seus empregadores, afinal as empresas estarão sujeitas a uma auditoria constante pelas autoridades tributárias e laborais do país. 

Segundo, no que se refere à eficiência e produtividade do RH. O fechamento da folha de pagamento é uma tarefa atribulada para as empresas brasileiras, que sofrem com a nossa legislação trabalhista complicada. Uma vez munidos pelo eSocial, os RHs vão vislumbrar o quão mais prático é gerir as informações de colaboradores por intermédio de um software, e se sentirão inclinados a extrapolar o uso de ferramentas digitais para realizar outras tarefas desafiadoras da área — como gestão de férias, gestão de benefícios e controle de ponto eletrônico.

Nesse sentido, o eSocial pode ser o gatilho que vai desencadear uma mudança de paradigma na realização de tarefas burocráticas de Departamento Pessoal pelo RH, um setor que historicamente não se acostumou a ser tão auxiliado por tecnologia quanto os departamentos de Marketing, Vendas ou Finanças.

A princípio, o eSocial deveria entrar em vigor em 2015. A nova previsão é de que sua implantação seja obrigatória a partir de setembro de 2016. Mas mesmo que esse último prazo se revele incorreto, é fundamental que as empresas já estejam se movimentando para tornar prático o uso da ferramenta.

 

Como facilitar o uso do eSocial na sua empresa

 

Com a obrigatoriedade da implantação do eSocial nas empresas, mais do que nunca o RH precisa ser eficiente na execução de atribuições de Departamento Pessoal.

Mencionamos anteriormente que a empresa precisará enviar relatórios periódicos ao software governamental. Isso significa que a gestão de informações sobre os colaboradores tem que ser o mais precisa possível. Caso contrário, a integração da ferramenta com a Receita Federal vai acusar/refutar erros nos dados dos empregados.

Se a sua empresa ainda usa planilhas de Excel ou documentos no Word para realizar gestão de férias, gestão de benefícios, controle de ponto eletrônico e horas extras, dentre outras atividade típicas de DP, ligue o sinal de alerta. É bem provável que esses controles se tornem ineficientes (se já não são) a partir do momento em que a auditoria do governo entrar em vigência.

A solução mais eficaz é adotar um software que automatize todas as atividades burocráticas citadas acima.

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rhConvenia

Sobre o autor

Luca Venturini

Analista de Marketing do Convenia.

Formado em Administração de Empresas pela ESPM de São Paulo em 2014, encontrou no Inbound uma oportunidade de unir duas de suas paixões: marketing e escrever.