Saiba como preparar uma reunião eficiente e que gere resultados por meio de dicas especiais

Saiba como preparar uma reunião eficiente e que gere resultados por meio de dicas especiais

como preparar uma reuniao

Quem trabalha em empresas onde muitas reuniões são realizadas já sabe que, em muitos casos, esse tipo de encontro resulta apenas em horas e horas de trabalho perdidas, sem que decisões realmente importantes sejam tomadas ou novos caminhos sejam definidos. Por isso, saber como preparar uma reunião é algo fundamental para a produtividade de qualquer organização, evitando o desperdício de tempo que poderia ser usado para produzir e a realização de ainda mais encontros intermináveis e infundados.

Para que você entenda como preparar uma reunião de maneira eficiente e visando o máximo de produtividade e resultados, confira algumas dicas valiosas e que podem fazer toda a diferença na hora de organizar um próximo encontro de trabalho para definir caminhos a seguir.

  • Defina um objetivo específico
    Uma reunião eficiente deve ter objetivos bem definidos e pontuais. Organizar encontros sem saber bem o que deve ser discutido é o segredo para muitas horas perdidas do expediente.
  • Exija respeito ao horário determinado
    A reunião deve ter uma hora certa para começar e para terminar, e é fundamental exigir que os participantes cumpram tais determinações, evitando prolongar a discussão sobre o tema que gerou a necessidade do encontro e dando liberdade para que os decisores agilizem o que for preciso para solucionar ou dar andamento à questão.
  • Chame apenas os profissionais que devem fazer parte da reunião
    Um dos maiores erros em reuniões é convocar mais funcionários que o necessário para debater um assunto específico. Portanto, é preciso lembrar que apenas quem puder, de fato, decidir e dar opiniões relevantes sobre o tema deve ser chamado para discutir a pauta.
  • Evite a formalidade total
    Embora a formalidade seja necessária em muitos casos, o ambiente da reunião deve ser mais casual e descontraído sempre que possível, facilitando a comunicação entre os profissionais e incentivando a criatividade para que boas opiniões e sugestões possam aparecer.
  • Não se esqueça da ata
    Anotar as decisões e as principais tarefas que devem ser executadas em função da reunião é fundamental para encerrar uma reunião produtiva, permitindo que os envolvidos não deixem passar batido algo importante que foi discutido e que pode empacar o andamento de um projeto.

Imagem: reprodução

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Equipe Convenia