Realizar os cálculos de salários, comissões, bônus, horas extras e os descontos referentes ao INSS, FGTS, IRRF, alimentação, plano de saúde, transporte, seguros e outros abatimentos todos os meses para cada colaborador em particular é uma tarefa realmente árdua, principalmente se você não tiver modelos de holerites prontos.

Para padronizar o trabalho e torná-lo mais fácil, ágil e com o menor número de erros possível, apresentaremos a você os principais modelos, bem como daremos algumas opções para download e ajudaremos na montagem do seu próprio. Gostou da ideia? Então continue lendo!

O que são holerites?

Holerites, também conhecidos como contracheques, representam um dos documentos mais importantes que as empresas emitem. Cada um é preenchido de maneira diferente, pois depende de cada profissional a que se refere.

O objetivo é informar vencimentos (salários e outros ganhos), bem como os descontos e impostos debitados para que o colaborador possa se certificar das informações e controlar melhor o que ganha e o que é descontado.

Para o trabalhador, o documento serve como recibo dos pagamentos pelo tempo e trabalho dedicado a empresa, para comprovar e renda que possui e atuar como um facilitador na hora de tomar empréstimos ou contratar um financiamento.

Quais dados devem constar em um holerite?

Para preencher um holerite de forma adequada é bom ficar atento a todos os dados que precisam ser inseridos. Muitos se repetem todos os meses e, por isso, são considerados padrões. Esse cuidado é fundamental para não gerar erros, não despertar a desconfiança do trabalhador e, principalmente, evitar problemas futuros com a justiça do trabalho. Conheça agora os principais dados que devem ter em um holerite:

Registros de pagamentos ao trabalhador:

  • Informações da empresa: esses dados costumam ficar no cabeçalho do holerite (parte superior esquerda) e dizem respeito ao nome e número de cadastro no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da empresa;
  • Data: ainda no cabeçalho, a data referente ao mês representado deve ser inserida na parte superior direita;
  • Informações do trabalhador: logo abaixo do nome e CNPJ da empresa, vêm os dados da pessoa a quem se refere o documento. Nesse campo devem ser mencionados dados como o código, nome completo, cargo e departamento que o profissional trabalha;
  • Vencimentos: no corpo do holerite, na coluna denominada como “Descrição”, é mencionado o motivo do recebimento (salário). Na coluna “Referência” são especificados os dias de trabalho (30), e na coluna “Vencimentos” o valor bruto;
  • Recebimento de horas extras: o holerite deve mencionar as horas extras realizadas e pagas para ter um bom controle e garantir respaldos legais em casos de ações trabalhistas contra a empresa;
  • Outros recebimentos: adicionais como comissões, bônus, participação nos lucros e adicional noturno devem ser registrados de forma detalhada.

Descontos na folha de pagamento do trabalhador:

  • Descontos referentes a adiantamentos: algumas empresas pagam parte do salário de forma adiantada, causando confusão aos trabalhadores. Ele deve ser mencionado de forma clara no holerite;
  • INSS: as contribuições com a previdência são obrigatórias e devem ser mencionadas no holerite. O valor a ser descontado depende de cada trabalhador, já que é calculado com base no salário bruto. O percentual descontado também varia;
  • Impostos: o imposto mais comum descontado no holerite é o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), mas depende do salário que o trabalhador ganha. Independentemente do valor tributado, o registro deve ser feito;
  • Transporte: são descontos efetuados no salário referentes as despesas com vale-transporte, auxílio combustível ou outros custos assumidos pela empresa no deslocamento do profissional da sua casa até o trabalho e vice-versa;
  • Outros benefícios: representam descontos relativos à alimentação, ao plano de saúde, odontológico, de seguros, etc.

Quais os modelos de holerites mais usados?

Basicamente são dois os modelos de holerites mais utilizados: os desenvolvidos e impressos em planilhas eletrônicas, e os desenvolvidos online, sem a necessidade de impressão. Conheça um pouco mais sobre cada um:

Holerite em planilhas de Excel

Diferente do que muitos profissionais na função pensam, ter um holerite estruturado em planilhas do Excel, por exemplo, é muito mais do que apenas preencher os campos em um modelo padronizado. Existem pelo menos 3 grandes vantagens em utilizá-las:

  • Facilita os cálculos: funções matemáticas e financeiras podem ser adicionadas as células para que os cálculos sejam realizados de forma automatizada, eliminando erros e agilizando o processo;
  • Amplia a visão dos gestores: a empresa passa a acompanhar de perto os custos e despesas mensais com cada trabalhador, podendo fazer projeções de resultados e planejar melhor as contratações, cortes e dispensas;
  • Permite acompanhar desempenhos individuais: se a sua empresa paga comissões por vendas ou outras bonificações atreladas aos resultados dos trabalhadores, fica mais fácil monitorar o desempenho deles, bem como planejar metas mais realistas para cada um.

Com base nas informações dos dados mais importantes que devem constar em um holerite, você pode criar o seu próprio, mas se quiser poupar tempo e trabalho, disponibilizamos um modelo de holerite para download já pronto e padronizado.

Holerite online

Muitas empresas e órgãos públicos já estão trabalhando com modelos de holerite que são exibidos na tela do computador ou do celular, não sendo mais necessário a sua impressão. É a tecnologia atuando em prol da preservação do meio ambiente, da economia de custos com impressões nas empresas e da segurança e privacidade das informações dos trabalhadores.

A versão online é digitalizada e exibida em formato de imagem não alterável, informando ao colaborador tudo o que ele precisa saber sem precisar do documento físico em mãos. O documento pode ser enviado via e-mail ou compartilhado via Google Drive (serviço de nuvem do Google), onde pode ser acessado, visualizado e armazenado digitalmente.

Apesar de ser possível converter um modelo de holerite em planilha eletrônica para uma versão online (imagem digitalizada), existe uma alternativa menos trabalhosa e mais profissional. Para trabalhar com um modelo de holerite online eficiente, o recomendável é contar com os recursos e as ferramentas de um software de Departamento Pessoal e RH. Assim, terá boa parte do trabalho automatizado e centralizado em um único lugar.

De acordo com o artigo 464, da CLT, o pagamento de salários deverá ser efetuado contra recibo devidamente assinado pelo empregado. Porém, nos casos de pagamentos via depósitos em conta, o holerite não é obrigatório, já que a própria movimentação em conta serve como comprovante.

De qualquer maneira, para não ter problemas com os trabalhadores e a justiça devido a equívocos e dúvidas, o melhor a fazer é entregar os holerites. Então escolha um entre os modelos de holerites existentes e faça o trabalho com maior facilidade.

Ainda não tem um modelo pronto? Descubra agora como fazer o holerite!

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Equipe Convenia

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