É fácil se acostumar com as rotinas seguidas diariamente no trabalho. Acabamos nem percebendo que alguns processos executados repetidamente são ineficazes e, pior ainda, perigosos para as empresas onde trabalhamos.

Temos exemplos desse fenômeno em todas as áreas de uma organização: Finanças, Marketing, Operações, Vendas… e também no departamento de Recursos Humanos.

Neste artigo, vamos tratar especificamente dos erros que o RH comete no que se refere ao Controle de Férias dos funcionários — apesar de eles extrapolarem para outras atividades típicas do departamento.

Confira:

 

Erro 1: Usar planilhas de Excel para controlar férias

 

Esse erro é o mais perigoso da lista. Afinal, ele é capcioso.

“Como usar Excel pode ser um erro se ele é, na verdade, a solução para gerir as férias dos colaboradores?” muitos profissionais de RH podem estar se perguntando.

Apesar de escondidos e pouco óbvios, os problemas em usar planilhas de Excel são onerosos — e não apenas no controle de férias, mas também na gestão de benefícios e na organização de informações de colaboradores para que a Contabilidade feche a folha de pagamento.

Planilhas não possuem alertas automáticos de férias a vencer; podem ser apagadas se o computador onde estão armazenadas passar por um problema; não geram relatórios instantâneos; e não são customizadas especificamente para a Gestão de Férias.

Por esses motivos, o profissional encarregado do controle de férias precisa manualmente incluir fórmulas na planilha e ser meticuloso para não se equivocar nos cálculos. Ou seja: o processo não é eficiente e à prova de erros.

 

Erro 2: Não ter conhecimento pleno sobre as Férias CLT

 

Conforme falamos nesse artigo, a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) é o conjunto predominante de regras que regem as leis trabalhistas no Brasil.

É essencial que o profissional de RH que lida com férias tenha conhecimento pleno sobre o que a CLT determina. Caso contrário, a empresa fica sujeita a multas e processos judiciais.

O maior exemplo que temos de ônus financeiro resultante de falhas no controle de férias ocorre quando um funcionário não usufrui de seu direito de férias após o período aquisitivo de 12 meses e nem recebe o dinheiro referente ao período de descanso. A CLT prevê que a empresa pague, nessa situação, férias dobradas ao colaborador.

Há outras penalizações previstas às empresas que descuidam do controle de férias dos colaboradores. E não apenas na CLT: a Convenção Coletiva de Trabalho — instância regulatória de trabalho subordinada à Consolidação das Leis do Trabalho e que resulta do acordo entre empresas e sindicatos — também regula algumas questões de férias específicas de cada ramo de trabalho vinculado a um sindicato.

 

Erro 3: Terceirizar completamente o Controle de Férias à Contabilidade

 

Não ter um controle interno mínimo sobre as férias dos colaboradores é arriscado, pois onera a empresa em tempo e, potencialmente, em dinheiro. Tratamos sobre os perigos em terceirizar todas as atividades de Departamento Pessoal a um escritório de Contabilidade nesse artigo.

O ideal é ter um diretório com informações sobre os colaboradores no RH da empresa mesmo que um escritório contábil gerencie esses dados. Assim, você evita consequências negativas de possíveis erros da Contabilidade, como cálculos equivocados, informações imprecisas sobre o quadro de funcionários, demora na obtenção de informações, esquecimento sobre datas importantes (fim do período aquisitivo e vencimento de férias, por exemplo), dentre outros.

Além de tudo, cometer o erro 3 indiretamente deixa a empresa sujeita aos erros 1 e 2: ela não tem como garantir que o escritório contábil não use planilhas de Excel para gerenciais férias e que ele não deixe passar alguma especificação da CLT ou da Convenção Coletiva de Trabalho. O ideal é se prevenir.

 

Gestão e cálculo de férias com abono pecuniário

Sobre o autor

Luca Venturini

Analista de Marketing do Convenia.

Formado em Administração de Empresas, encontrou no Inbound uma oportunidade de unir duas de suas paixões: marketing e escrever.