No momento de contratar um profissional, é fundamental ter atenção com os documentos para admissão. Eles são necessários para formalizar a contratação, e contemplam informações trabalhistas fundamentais sobre o empregado.
O Ministério do Trabalho exige uma série de registros, e muitos gestores e profissionais de RH ou Departamento Pessoal podem se confundir com essas formalidades e burocracia.
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Quer saber quais são os principais documentos para admissão de funcionários? Confira a seguir e entenda mais sobre o tema!
Qual a finalidade dos documentos para admissão?
A contratação de um funcionário demanda que o recém-contratado apresente uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal da empresa. Esse processo de admissão é trabalhoso, mas há várias razões que justificam a exigência da apresentação dos documentos.
Os registros servem para identificar o profissional, informando dados básicos sobre sua vida civil, de maneira que a empresa possa conhecer o colaborador.
Além disso, alguns direitos trabalhistas e contribuições — como salário-família, pensão alimentícia e IRRF — demandam que a empresa saiba informações sobre os dependentes do empregado.
Outra questão importante é que a admissão só pode ser formalizada por meio da apresentação dos dados contidos nas certidões. Ou seja, a regularidade da empresa e da situação do funcionário dependem da apresentação das declarações.
O Ministério do Trabalho faz essa exigência e, a qualquer momento, pode realizar uma fiscalização. Assim, para evitar problemas com a Justiça e manter a boa imagem do negócio, é fundamental obedecer a burocracia de contratação.
Outra documentação importante a ser apresentada são os atestados de saúde ocupacional, que estão previstos no artigo 168 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Pois, eles são necessários para a comprovação do estado de saúde do colaborador.
Além disso, esse atestado pode ser utilizado para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho. Com eles, é possível avaliar se o profissional adoeceu devido ao trabalho desempenhado na empresa ou não.
Qual a documentação necessária para admissão de um funcionário?
Há uma série de documentos para contratação que são pedidos ao empregado. Veja a lista de documentos para admissão:
- CTPS Digital;
- Cópia do RG e do CPF;
- Título de eleitor para maiores de 18 anos;
- Comprovante de residência;
- Inscrição no PIS/Pasep;
- Cópia do comprovante de escolaridade;
- Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
- Certidão de nascimento em caso de o trabalhador ser solteiro;
- Certidão de casamento no caso de o trabalhador ser casado;
- Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
- Se houver filhos de até 21 anos, cópia de certidão de nascimento de cada um dos filhos;
- Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
- Caso se aplique, atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;
- Fotos;
- CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.
Existem certos tipos de contratação que causam dúvidas no RH em relação a quais documentos devem ser exigidos. A seguir, elencaremos a documentação necessária para dois tipos comuns de admissão.
Estagiário
Os documentos principais para a contratação de um estagiário são:
- Termo de Compromisso de Estágio (TCE) – um tipo de contrato com informações sobre o estagiário, o serviço que realizará, direitos e deveres das partes, período de contratação, valor da bolsa estágio etc.;
- Carteira de Identidade;
- CPF;
- Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
- Histórico escolar;
- Comprovante de residência.
Jovem aprendiz
Como esse tipo de admissão difere da feita no estágio, alguns documentos são acrescentados. A documentação que formaliza a contratação do jovem aprendiz é:
- Carteira de Identidade;
- CPF – se for menor de idade, é aceito o documento do responsável;
- Carteira de Trabalho;
- Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
- Certificado de conclusão do ensino médio.
A seguir, falaremos sobre os prazos relativos aos documentos necessários para contratação. Mas, existem soluções, como a Convenia, na qual o próprio colaborador tem autonomia para realizar este processo e você tem o controle dos documentos dos funcionários.
Quais são os prazos para o gerenciamento da documentação?
A empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias, mesmo no caso de cópias autenticadas, de acordo com a Lei 5.553/68. A corporação deve registrar as informações necessárias e devolver as certidões dentro do prazo. O ideal é que, no ato da devolução, seja feito um contrarrecibo.
O registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser entregue também dentro desse prazo, de acordo com o artigo 29 da CLT. As informações que são colocadas na CTPS são data de admissão, remuneração, banco em que o FGTS é recolhido e prazo do contrato, caso ele exista.
Para facilitar esse processo de registro na CTPS, existe a versão digital deste documento obrigatório. Por meio de um aplicativo baixado em um dispositivo eletrônico ou diretamente no site do Governo Federal, o funcionário contratado confere os registros feitos na sua CTPS digital. Sendo assim, não é necessário entregar o documento para a empresa.
Por outro lado, o empregador não precisa fazer qualquer anotação em uma CTPS de papel e nem na digital. Uma vez que, ao enviar os dados do novo colaborador para o e-Social, o registro no documento é feito automaticamente pelo sistema.
Quais os documentos a serem preenchidos pela empresa no ato da admissão?
Após receber os documentos necessários para admissão, é preciso fazer o registro do colaborador antes do início da prestação dos serviços. Pois, o contratado não pode iniciar suas atividades se não estiver devidamente registrado. Para isso, deve-se preencher:
- Carteira de Trabalho;
- Ficha de Registro de Empregados;
- Contrato de Experiência;
- Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
- Registro de Ponto;
- Ficha de Salário Família;
- Termo de responsabilidade para concessão de salário família.
Essas fichas, termos e documentos admissionais precisam ser preenchidos antes da iniciação do colaborador nas atividades diárias. Além disso, a organização deve informar no portal do eSocial do Governo Federal que realizou nova contratação. Isso deve ser realizado até o dia anterior ao do início da prestação do serviço. Quando o departamento pessoal acessar o eSocial, deverá enviar os seguintes dados do contratado:
- CPF;
- Carteira de Trabalho;
- NIS (NIT/PIS/PASEP).
Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?
Na relação de documentos para admissão existem aqueles que não podem ser exigidos. Segundo a legislação, no momento da contratação, a empresa não pode exigir:
- Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
- Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
- Dados sobre antecedentes criminais, exceto em casos específicos determinados pelo Tribunal Superior do Trabalho;
- Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
- Exame de HIV.
A proibição para empregadores demandarem esses documentos para registro ocorre porque seria uma ação discriminatória, que poderia provocar o constrangimento do empregado e prejudicar a imagem dele no trabalho. Além disso, quem pede essas declarações aos seus funcionários pode sofrer um processo trabalhista e ter que arcar com multas elevadas.
Para realizar a contratação de um empregado, é necessário que ele apresente uma série de documentos para a empresa. Esse procedimento é importante para a formalização da admissão, para garantir a regularidade do negócio diante do Ministério do Trabalho, para identificar o profissional e legalizar os procedimentos ligados ao colaborador.
A empresa não pode exigir declarações que atestem dívidas, presença de vírus HIV, esterilização ou gravidez, ou ausência de ações trabalhistas. Isso é necessário para evitar a violação da ética e o constrangimento do colaborador.
Como otimizar o processo de admissão?
Sem dúvidas, o processo de admissão é composto de muitas etapas importantes que exigem esforço e eficiência do RH. Porém, sem boas práticas, o andamento das tarefas pode ficar truncado e cheio de burocracia. Como evitar essa situação? A seguir, elencamos várias maneiras de otimizar o processo de admissão.
Centralizar as informações entre RH e DP
Embora o RH seja o responsável pela contratação, é o departamento pessoal que cadastra o novo colaborador no sistema da empresa. Sem uma integração entre essas áreas, essa tarefa conjunta pode prejudicar o cronograma para o início das atividades do recém admitido. Sendo assim, o ideal é a adoção de tecnologias que integrem esses setores e permitam a transferência de dados de forma rápida e efetiva.
Solicitar a documentação com antecedência
Quando um candidato é aprovado no processo seletivo, o RH deve enviar para ele uma lista com toda a documentação exigida, prazos, as fichas a serem preenchidas e as requisições de exames admissionais. Esse envio pode ser feito por email. Além disso, é importante criar um canal de comunicação para que o profissional tire dúvidas sobre as etapas do processo.
Fazer uma boa gestão de documentos
Ao passo que o contratado envia a sua documentação, o RH deve ter um bom gerenciamento documental por meio de um check list que será usado pelos colaboradores que receberem os documentos. Essa prática é importante para que não seja solicitado algum dado ou documento proibido pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Segundo essa legislação, informações a serem encaminhadas para órgãos públicos, como número da identidade, não ferem os direitos à proteção de dados. Por outro lado, dados considerados sensíveis, como filiação sindical, origem racial, convicções religiosas e orientação sexual, não devem ser solicitados.
Reconhecer e engajar a equipe
O time de RH precisa de incentivo para realizar uma boa gestão dos documentos admissionais. Para isso, os gestores podem:
- Conceder treinamentos que ensinam metodologias e tecnologias que melhorem esse processo;
- Ofereça benefícios para a equipe;
- Converse sobre melhorias na execução dos serviços;
- Elogie o bom desempenho do time;
- Desenvolva competências e habilidades.
Use a tecnologia a favor
Uma das melhores maneiras de otimizar o processo de documentos para admissão é a implantação de tecnologias, como o software de RH e Departamento Pessoal da Convenia. Essa aplicação virtual elimina tarefas manuais, além de integrar todas as rotinas e obrigações trabalhistas, tanto do RH quanto do departamento pessoal.
Com a ajuda do módulo “Admissão online”, o processo de admissão é automatizado por meio de funcionalidades que permitem que o próprio colaborador realize parte do cadastro de dados, bem como a entrega de documentos digitalizados. Sendo assim, a empresa economiza tempo, ganha produtividade e torna mais estratégicos e inovadores os setores de RH e departamento pessoal.
Como facilitar a organização dos documentos para admissão?
As melhores práticas para a organização documental do processo admissional, são:
- Definição do ciclo de vida (prazo de guarda) dos documentos;
- Padronização da aquisição documental;
- Digitalização dos documentos.
Enfim, a gestão de documentos para admissão pode revelar muito sobre a eficiência, qualidade e inovação da empresa. Afinal, se essa prática for bem cuidada, é um indicativo de que o negócio não se preocupa apenas com lucros, mas com a execução de demandas em nível de excelência.
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