integracao_funcionarios_documentosO processo de integração de novos funcionários (ou onboarding) é muito importante para que o novo colaborador se sinta o mais acolhido possível e atinja o nível máximo de produtividade rapidamente. Para a empresa, é o momento de garantir que todas as burocracias sejam atendidas (e não são poucas) para que não se tenha nenhum problema futuro seja com algum operador de benefício ou até mesmo algum mal entendimento com o novo colaborador.

Neste artigo, daremos algumas ideias de documentos que você pode solicitar ao novo funcionário para atingir estes objetivos:

  1. Termo de proposta de trabalho: Este documento é muito utilizado nos Estados Unidos e, de certa forma, pouco utilizado no Brasil. Ele serve para formalizar as condições de trabalho discutidas durante o recrutamento e seleção da vaga. Muitas vezes o processo de recrutamento leva semanas com várias entrevistas diferentes. A informação básica pode se perder ao longo deste processo e o candidato só tem certeza da proposta de trabalho, depois de entrar na empresa. Portanto, é uma política recomendada propor a assinatura do Termo de Proposta de Trabalho. Ele deve contemplar itens como: qual é o cargo, supervisor direto, salário, benefícios oferecidos e horário de trabalho.
  2. Contrato de confidencialidade: Muitos funcionários, especialmente em cargos mais estratégicos, têm acesso a inúmeras informações confidenciais e estratégicas da empresa. Não ter um contrato de confidencialidade assinado com cada um dos seus colaboradores pode significar um risco no futuro, caso esta pessoa venha a trabalhar para um concorrente, por exemplo. Para mitigar este risco, faça com que todos os colaboradores assine um termo de confidencialidade antes mesmo de começarem a trabalhar.
  3. Anuência de recebimento de documentos: É comum (e recomendável) que você divida com o novo funcionário alguns documentos padrão da sua empresa, por exemplo: manual de políticas e processos, códico de conduta e código de cultura da empresa. Você não conseguirá obrigar o funcionário a ler estes documentos, mas poderá solicitar que ele assine um termo dizendo que recebeu estes documentos do RH.

Documentar itens importantes pode garantir segurança e evitar futuras dores de cabeça tanto para o colaborador quanto para a empresa. Não deixe de pensar no processo de integração de funcionários da sua empresa com cuidado. Deve ser um item estratégico para seu negócio.

Sobre o autor

Marcelo Furtado

Cofundador do Convenia, empresa de tecnologia para a área de recursos humanos de pequenas e médias empresas. É responsável pela criação e execução da estratégia de inbound marketing da empresa que já atraiu mais de 15.000 leads. Formado em Administração de Empresas, com pós-graduação em Engenharia Financeira pela Poli-USP, Marcelo iniciou sua carreira na área de vendas da Pepsico. Logo em seguida iniciou uma trajetória em gestão de Hedge Funds internacionais, tendo trabalhado na Carval Investors e Financial Investimentos. Marcelo também é professor de Inbound Marketing na ESPM.