Umas das maiores mudanças no cenário dos Recursos Humanos e da Contabilidade das empresas está prestes a chegar de vez: o eSocial. Profissionais de Departamento Pessoal e contadores já começam a se preparar para o impacto que o advento do eSocial vai promover em suas rotinas de trabalho.

Como a gestão das informações dos colaboradores e da folha de pagamento de uma empresa brasileira são atividades complexas, é comum que muitas pessoas da área se sintam inseguras e que fiquem com alguns pontos de interrogação na cabeça no que compete ao funcionamento desse novo programa governamental. É por isso que aqui, no blog do Convenia, decidimos elaborar o Guia Estratégico do eSocial para o RH.

Já existe o Manual de Orientação de Uso do eSocial para o Empregador Doméstico, que explica meticulosamente como operar todo o sistema (você pode acessá-lo clicando aqui). Nossa ideia com este artigo, contudo, não é focar nos pormenores operacionais da ferramenta, mas passar uma visão geral sobre como ele vai afetar o seu dia-a-dia no escritório, e como você pode agir em face disso.

Aperte os cintos e embarque nessa conosco 🙂

O que é o eSocial

Antes de destrinchar as particularidades do eSocial, vamos começar definindo exatamente o que ele é. O eSocial é um software governamental que todas as empresas brasileiras serão obrigadas a usar para fechar a folha de pagamento. A ideia é que as todas as informações sobre colaboradores — como dados cadastrais, férias, benefícios, relógio de ponto, desligamentos, etc. — sejam catalogados no eSocial para o posterior processamento da folha.

A medida busca resguardar de forma mais eficiente os direitos trabalhistas dos funcionários brasileiros que trabalham sob o regime de carteira assinada, evitando que as empresas façam gambiarras ou deem algum “jeitinho” para driblar a legislação e arcar com menos encargos.

A partir do momento em que o eSocial entrar em vigor (evento que está previsto para acontecer em janeiro de 2017 para algumas funções, e julho de 2017 para outras), todos os softwares de folha de pagamento que as empresas e escritórios de Contabilidade brasileiros usam deverão se comunicar com o software governamental obrigatório.

Como o eSocial vai mudar o RH

 

1. Aumento na eficiência do RH

O primeiro efeito que os departamentos de Recursos Humanos vão sentir com o eSocial será a necessidade de serem eficientes em relação aos apontamentos sobre os funcionários. Toda a gestão — que em empresas costuma ser feita por meio de planilhas de Excel, e em empresas grandes tende a ser realizada em um software — terá de ser aprimorada para que o programa não seja alimentado com nenhuma informação incorreta (caso contrário, o erro será acusado e a empresa terá de arcar com as consequências)

De forma geral, as pessoas jurídicas se tornarão menos propensas a incorrer em passivos fiscais e trabalhistas, pois os direitos do trabalhador serão mais bem resguardados. Essa característica confere importância adicional ao departamento de Recursos Humanos, transformando-o em uma área que zela diretamente pelos resultados financeiros da empresa.

Não que antes o RH já não tivesse impacto nos resultados, mas agora será mais fácil para dono e gestores de outras áreas assimilarem o quanto Recursos Humanos pode evitar de prejuízo com o uso correto do eSocial.

2. Gestores de outras áreas com conhecimento sobre a legislação trabalhista

O segundo efeito do eSocial nas organizações é a necessidade de que os gestores de todas as áreas tenham conhecimento significativo sobre a legislação trabalhista brasileira. O que acontece hoje é que, de acordo com o testemunho de profissionais de Departamento Pessoal, os gestores de outras áreas desconhecem muitos dos requisitos básicos da lei, e acabam transferindo toda a responsabilidade.

A partir do momento em que o sistema governamental entrar em vigor, é importante que as organizações implantem procedimentos para que todos os gestores saibam, por exemplo, como conduzir admissões e desligamentos.

3. Integração da empresa com Segurança e Medicina do Trabalho

Além da aproximação entre Departamento Pessoal, Contabilidade e Jurídico, a empresa também ficará mais integrada com a Segurança e Medicina do Trabalho. Isso porque alguns eventos do eSocial como Admissão do trabalhador, Comunicação de acidente de trabalho e Monitoramento da saúde do trabalhador terão comunicação direta com os profissionais do SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho).

Algumas funcionalidades do eSocial

O eSocial vai facilitar a execução de alguma tarefas complicadas no que diz respeito à gestão das informações e do ciclo de vida do funcionário CLT na empresa. Segue uma lista com algumas de suas funcionalidades:

Consulta Qualificação Cadastral do Empregado: sempre que o empregador for cadastrar algum empregado no eSocial, a ferramenta vai automaticamente verificar  se existem divergências entre os dados que constam nas bases do Cadastro de Pessoas Física e do Número de Identificação Social.

Cálculo de verbas rescisórias do empregado: mediante o input de data da rescisão, motivo da rescisão, e se é devido aviso prévio indenizado, o eSocial calcula automaticamente os valores correspondentes a saldo de salário, aviso prévio indenizado, 13º salário, férias proporcionais, terço constitucional de férias e salário família, baseados no valor do salário contratual do empregado.

Cálculo de Folha de Pagamento: por meio do preenchimento de dados como Salário, Descanso Semanal Remunerado, 13º salário – adiantamento, Férias – Gozadas no mês, Férias – Adicional de 1/3 sobre férias gozadas no mês, Vale-Transporte – Adiantamento pago em dinheiro, Salário-família e Insuficiência de Saldo, o sistema calcula automaticamente o valor do FGTS e dos tributos, bem como o valor relativo aos vencimentos.

Fechamento de Folha de Pagamento: uma vez calculada a folha de pagamento, o FGTS e os tributos associados a ela poderão ser recolhidos por meio do eSocial em apenas uma guia (conforme a Lei Complementar nº 150/2015). Detalhe importante: hoje em dia, é comum que as empresa fechem a folha de pagamento do mês corrente até o 5º dia útil do mês seguinte, prática que não será mais permitida com o advento do eSocial. Agora os DPs terão obrigatoriamente que alimentar a plataforma com os dados da folha até o último dia mês corrente.

Gestão de Férias: dentro do sistema, o operador consegue fazer a gestão das férias dos colaboradores: ele poderá programar as férias de um funcionário com antecedência máxima de 60 dias antes da data de vencimento. Haverá um painel com colunas indicando Período Aquisitivo, Quantidade de Dias já Programados, Abono Pecuniário, Quantidade de Dias Disponíveis para Programação e Período de Férias já Programados. Além de todo esse controle, o sistema também irá gerar o recibo para o pagamento de férias — lembrando que o prazo legal para pagamento de férias é de até dois dias antes do início do período de gozo.

O que seu RH pode fazer com a chegada do eSocial

A palavra-chave aqui é modernização. Com o eSocial, rotinas manuais e “jeitinhos” vão perder espaço para a tecnologia e a eficiência nos processos de Departamento Pessoal.

Um bom começo seria adotar um software de RH que facilite a troca de informações com o eSocial (caso você ainda não tenha um). A rotina do Departamento Pessoal ficará mais eficiente e inteligente — e o profissional de RH terá menos dor de cabeça com as planilhas de Excel.

Se quiser conhecer uma boa opção, clique no botão abaixo e faça um teste grátis de 14 dias do Convenia:

rhConvenia

Sobre o autor

Equipe Convenia