São muitas as dúvidas que a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) geram nos gestores. As regras são tão complexas que é comum, mesmo com a boa intenção da gerência, que as empresas pequem em algum item específico. Um dos assuntos trabalhistas que costumam confundir o gestor é a distribuição de holerites online.

No mundo atual, não faz mais sentido você distribuir holerites em papel. Além de ser ecologicamente incorreto, há um gasto desnecessário de tempo com a papelada e a experiência para o funcionário é péssima (já imaginou um funcionário tentando encontrar um holerite de um ano atrás?).

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Para tirar as dúvidas sobre o que pode e o que não pode na distribuição online de holerites, consultamos Ana Paula Maia, sócia do escritório ZCBS Advogados e especialista em assuntos trabalhistas. Veja abaixo as principais dúvidas sanadas de forma direta e sem enrolação.

Holerites Online: as principais dúvidas das empresas

Posso distribuir os holerites de forma apenas online?
Sim, a distribuição dos holerites exclusivamente online é permitida, mas depende das atividades desempenhadas pelos empregados. Se os empregados tem acesso ao computador e na própria empresa, os holerites podem ser distribuídos exclusivamente online. Todavia, para aqueles empregados que não contam com acesso ao computador da empresa, a versão impressa deverá ser oferecida.

Importante lembrar que algumas Convenções Coletivas de Trabalho abordam essa questão. Assim, a empresa deverá consultar sua Convenção Coletiva antes de tomar qualquer decisão a respeito.

Preciso mandar por e-mail ou posso disponibilizar em uma plataforma que cada funcionário acessa com seu login e senha?
O holerite pode ser disponibilizado das duas maneiras, por um e-mail a ser encaminhado pela empresa ou por meio de um sistema/plataforma de gestão que o empregado acessa com seu login e senha. O sistema de gestão, além de se mostrar mais prático para as empresas, facilita o controle e manutenção do histórico das informações prestadas.

Preciso manter algo em papel?
Não há necessidade. A manutenção do arquivo digital é suficiente para eventuais solicitações, seja do próprio empregado, seja de algum órgão fiscalizador (como por exemplo o Ministério do Trabalho).

O funcionário precisa assinar algo?
Caso o pagamento seja feito por depósito em conta salário e com o consentimento do trabalhador, o comprovante de depósito já valerá como recibo, não havendo a necessidade de a empresa colher a assinatura do empregado (artigo 464, parágrafo único da CLT).

Caso contrário, na hipótese de o pagamento não ocorrer por meio de depósito em conta salário, a empresa poderá colher a assinatura digital do empregado. Recomenda-se que antes de iniciar o novo procedimento, a empresa informe seus empregados e, se possível, colha a manifestação da respectiva ciência.

Preciso manter o holerite disponível online após o desligamento do funcionário?
Após o desligamento do funcionário não há necessidade do holerite ser mantido online. Contudo, a empresa deverá manter a informação digital sob sua guarda. Caso o empregado solicite à empresa uma cópia dos referidos holerites, ela deverá ser capaz de fornecer ao empregado.

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Sobre o autor

Marcelo Furtado

Co-fundador e CEO do Convenia.