O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 determina que as empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes. A sua elaboração é muito importante para o Departamento Pessoal em razão da riqueza técnica ao consolidar todas as informações do empregado.

Você pode baixar gratuitamente a nossa planilha de Cálculo de Folha de Pagamento, que tem todas as fórmulas prontas de proventos e descontos.

A Folha de Pagamento tem função operacional, contábil e fiscal, e consolida todas as ocorrências mensais do empregado. Ela agrega a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformado-os em fatores numéricos por meio de códigos, quantidade, referências, percentagens e valores.

As seguintes informações deverão ser discriminadas na folha de pagamento:

1. O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício
2. Cargo, função ou serviços prestados
3. Parcelas integrantes da remuneração
4. Parcelas não integrante da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.)
5. Descontos efetuados
6. Resultado liquido a ser pago

Vale lembrar que não existe modelo oficial para sua elaboração, podendo ser adaptada para adotar os critérios que melhor atendem o interesse de cada empresa, sem que haja prejuízo das informações previstas legalmente.
Atualmente, a empresa pode adotar um sistema informatizado para a elaboração da folha de pagamento, sempre observando todos os procedimentos de uma folha manual. Ainda, a empresa pode optar por elaborar duas folhas de pagamentos diferentes, uma para os empregados e outra para os contribuintes individuais (empresários e autônomos).

Sobre a elaboração da folha de pagamento

Devem constar na folha de pagamento três informações:

1.  O controle de frequência do funcionário (faltas, atrasos e saídas antecipadas);

2. Quadro de incidência, com os descontos dos encargos sociais a serem realizados e;

3. Forma e prazo de pagamento, que pode ser efetuado via depósito bancário na conta corrente do favorecido ou em cheques nominais – caso o trabalhador seja analfabeto, o pagamento só poderá ser feito em espécie. Em relação ao prazo, o pagamento deverá ser efetuado até o 5° dia útil do mês subsequente ao vencido, conforme art. 459 da CLT.

A folha de pagamento é dividida em duas partes distintas, proventos e descontos. A primeira engloba salários, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, salário-família, diárias para viagem e ajuda de custo. Fazem parte dos descontos a quota de previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas e atrasos e vale-transporte

Proventos:

Salário: é a contraprestação paga ao empregado em troca do trabalho exercido. Pode ser pago mensal, quinzenal, semanal ou diariamente, porém sempre respeitando o salário mínimo estipulado por lei. As comissões, gorjetas, gratificações devem ser integradas ao salário.

Remuneração Variável: Geralmente é ligada ao desempenho profissional individual do empregado, de uma equipe de empregados ou da empresa em total. A medição do desempenho pode ser feita com ajuda de indicadores de performance (KPI) e outros meios da análise contábil.

Hora extra: São horas excedentes à jornada normal de trabalho e deverão ser pagas com fator de acréscimo.

Adicional de insalubridade: As atividades que por sua natureza, condições ou métodos de trabalho exponham os empregados a agentes nocivos à saúde. Há três graus de insalubridade: máximo, médio e mínimo, sendo que os trabalhadores têm assegurado o adicional de 40%, 20% e 10%, respectivamente. A base de cálculo é o salário da categoria a qual o empregado pertence, e não sobre o salário-mínimo (observação: é proibido o trabalho do menor de idade em serviços perigosos ou insalubres).

Adicional de periculosidade: São consideradas as atividades ou operações perigosas, apresentadas na regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho. O contato, recorrente ou permanente, com agentes químicos, inflamáveis e explosivos são considerados perigosos, e o empregado recebe um adicional de 30% sobre o salário efetivo.

Se o empregado trabalhar em serviço insalubre e perigoso, deverá optar por um ou outro adicional. A caracterização desse tipo de trabalho será feita através de perícia a cargo de médico do trabalho ou engenheiro do trabalho, registrado no Ministério do Trabalho.

Adicional noturno: O adicional noturno é pago ao empregado que trabalha no período de 22 horas de um dia até as 5 horas do dia seguinte. A hora do trabalho noturno deve ser computada como de 52 minutos e 30 segundos, ou seja, o trabalho durante sete horas noturnas é equivalente a oito horas diurnas.

Descontos:


INSS:
O INSS incide sobre o total da remuneração do empregado, ou seja, salário mais as horas extras, adicional de insalubridade, periculosidade e noturno, 13º salário e outros valores admitidos em lei. Esse valor é descontado diretamente da folha de pagamento. Caso o empregado ganhe mais do que o máximo (teto), deverá ser descontado o valor limite de acordo com a tabela vigente para o período. Clique aqui para saber quais as alíquotas válidas.

Contribuição Sindical: Os empregados ficam obrigados a descontar na folha de pagamento a contribuição sindical. É descontada na folha de pagamento do trabalhador o valor equivalente de 3,33% do salário do trabalhador.

Adiantamentos: São permitidos adiantamentos de até 50% do salário. A maioria das empresas optantes pelo pagamento mensal, fazem no 15° ou 20° dia de trabalho um adiantamento do salário a seus empregados.

Faltas e atrasos:
As faltas não justificadas pelo empregado podem ser descontadas do salário. Vale lembrar que esses dias não são utilizados para a dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS. O mesmo ocorre para as horas em que efetivamente o empregado não compareceu sem autorização.

Vale-transporte:
é um benefício, entregue por força de lei, para custear as despesas com transporte do empregado. O empregador pode descontar no máximo 6% do salário base, isso se o valor entregue for maior, caso contrário, descontar o valor que será entregue

IRRF: O imposto de renda retido na fonte é o desconto compulsório determinado pelo Governo Federal sobre o rendimento assalariado. Para conferir a dedução do salário para o ano de 2015 clique aqui.

FGTS

O fundo de garantida do tempo de serviço foi instituído em 1966, sendo atualmente regulado pela Lei nº 8.036/90. Segundo a constituição Federal, a finalidade principal é amparar os trabalhadores em casos de encerramento de emprego, em situações de doenças graves e até catástrofes naturais. Em alguns casos pode ser destinado para investimentos em habitação, saneamento e infraestrutura.
O empregador é obrigado a depositar, até o dia 7 de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8% da remuneração paga no mês anterior, a cada trabalhador. A administração destes recursos é feita pela Caixa Econômica Federal.

13º Salário

O 13° salário deve ser pago em duas parcelas. A primeira será paga entre os meses de fevereiro e novembro de cada ano e a segunda até o dia 20 de dezembro. Seu valor corresponderá a 1/12 da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente. As faltas legais e justificadas ao serviço não são deduzidas para fins de cálculo de 13° salário.

A folha de pagamento é o processo principal do departamento pessoal das empresas e não pode ser tratado de forma secundária. Ela integra e consolida todos os eventos e movimentações de pessoas da empresa: admissões, desligamentos, férias, licenças, etc. Por isso a sua gestão é complexa e toma tempo.

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Equipe Convenia