O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 determina que as empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes. A sua elaboração é muito importante para o departamento pessoal em razão da riqueza técnica ao consolidar todas as informações do empregado.
folha de pagamentoA Folha de pagamento tem função operacional, contábil e fiscal, devendo consolidar todas as ocorrências mensais do empregado. É a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformado em fatores numéricos, através de códigos, quantidade, referências, percentagens e valores.
O mesmo artigo estabelece que as seguintes informações deverão ser discriminadas na folha de pagamento:

• O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
• Cargo, função ou serviços prestados;
• Parcelas integrantes da remuneração;
• Parcelas não integrante da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);
• Descontos efetuados
• Resultado liquido a ser pago

Vale lembrar que não existe modelo oficial para sua elaboração, podendo ser adaptada para adotar os critérios que melhor atendem o interesse de cada empresa, sem que haja prejuízo das informações previstas legalmente.
Atualmente, a empresa pode adotar um sistema informatizado para a elaboração da folha de pagamento, sempre observando todos os procedimentos de uma folha manual. Ainda, a empresa pode optar por elaborar duas folhas de pagamentos diferentes, uma para os empregados e outra para os contribuintes individuais (empresários e autônomos).

Sobre a elaboração da folha de pagamento

Deve constar na folha de pagamento três informações:

(i) O controle de frequência do funcionário (faltas, atrasos e saídas antecipadas);
(ii) Quadro de incidência, com os descontos dos encargos sociais a serem realizados e;
(iii) Forma e prazo de pagamento, que pode ser efetuado via depósito bancário na conta corrente do favorecido ou em cheques nominais – caso o trabalhador seja analfabeto, o pagamento só poderá ser feito em espécie. Em relação ao prazo, o pagamento deverá ser efetuado até o 5° dia útil do mês subsequente ao vencido, conforme art. 459 da CLT.

A folha de pagamento é dividida em duas partes distintas, proventos e descontos. A primeira engloba salários, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, salário-família, diárias para viagem e ajuda de custo. Fazem parte dos descontos a quota de previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas e atrasos e vale-transporte

Proventos:

Salário: é a contraprestação paga ao empregado em troca do trabalho exercido. Pode ser pago mensal, quinzenal, semanal ou diariamente, porém sempre respeitando o salário mínimo estipulado por lei. As comissões, gorjetas, gratificações devem ser integradas ao salário.

Remuneração Variável: Geralmente é ligada ao desempenho profissional individual do empregado, de uma equipe de empregados ou da empresa em total. A medição do desempenho pode ser feita com ajuda de indicadores de performance (KIP) e outros meios da análise contábil.

Hora extra: São horas excedentes à jornada normal de trabalho e deverão ser pagas com fator de acréscimo.

Adicional de insalubridade: As atividades que por sua natureza, condições ou métodos de trabalho exponham os empregados a agentes nocivos à saúde. Há três graus de insalubridade: máximo, médio e mínimo, sendo que os trabalhadores têm assegurado o adicional de 40%, 20% e 10%, respectivamente. A base de cálculo é o salário da categoria a qual o empregado pertence, e não sobre o salário-mínimo.
Adicional de periculosidade: São consideradas as atividades ou operações perigosas, apresentadas na regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho. O contato, recorrente ou permanente, com agentes químicos, inflamáveis e explosivos são considerados perigosos, e o empregado recebe um adicional de 30% sobre o salário efetivo.

Nota: Se o empregado trabalhar em serviço insalubre e perigoso, deverá optar por um ou outro adicional. A caracterização desse tipo de trabalho será feita através de perícia a cargo de médico do trabalho ou engenheiro do trabalho, registrado no Ministério do Trabalho.

Observação: É proibido o trabalho do menor de idade em serviços perigosos ou insalubres.
Adicional noturno: O adicional noturno é pago ao empregado que trabalha no período de 22 horas de um dia até as 5 horas do dia seguinte. A hora do trabalho noturno deve ser computada como de 52 minutos e 30 segundos, ou seja, o trabalho durante sete horas noturnas é equivalente a oito horas diurnas.

Descontos:


INSS:
O INSS incide sobre o total da remuneração do empregado, ou seja, salário mais as horas extras, adicional de insalubridade, periculosidade e noturno, 13º salário e outros valores admitidos em lei. Esse valor é descontado diretamente da folha de pagamento. Caso o empregado ganhe mais do que o máximo (teto), deverá ser descontado o valor limite de acordo com a tabela vigente para o período. Clique aqui para saber quais as alíquotas válidas.

Contribuição Sindical: Os empregados ficam obrigados a descontar na folha de pagamento a contribuição sindical. É descontada na folha de pagamento do trabalhador o valor equivalente de 3,33% do salário do trabalhador.

Adiantamentos: São permitidos adiantamentos de até 50% do salário. A maioria das empresas optantes pelo pagamento mensal, fazem no 15° ou 20° dia de trabalho um adiantamento do salário a seus empregados.

Faltas e atrasos:
As faltas não justificadas pelo empregado podem ser descontadas do salário. Vale lembrar que esses dias não são utilizados para a dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS. O mesmo ocorre para as horas em que efetivamente o empregado não compareceu sem autorização.

Vale-transporte:
é um benefício, entregue por força de lei, para custear as despesas com transporte do empregado. O empregador pode descontar no máximo 6% do salário base, isso se o valor entregue for maior, caso contrário, descontar o valor que será entregue

IRRF: O imposto de renda retido na fonte é o desconto compulsório determinado pelo Governo Federal sobre o rendimento assalariado. Para conferir a dedução do salário para o ano de 2015 clique aqui.

FGTS

O fundo de garantida do tempo de serviço foi instituído em 1966, sendo atualmente regulado pela Lei nº 8.036/90. Segundo a constituição Federal, a finalidade principal é amparar os trabalhadores em casos de encerramento de emprego, em situações de doenças graves e até catástrofes naturais. Em alguns casos pode ser destinado para investimentos em habitação, saneamento e infraestrutura.
O empregador é obrigado a depositar, até o dia 7 de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8% da remuneração paga no mês anterior, a cada trabalhador. A administração destes recursos é feita pela Caixa Econômica Federal.

13º Salário

O 13° salário deve ser pago em duas parcelas. A primeira será paga entre os meses de fevereiro e novembro de cada ano e a segunda até o dia 20 de dezembro. Seu valor corresponderá a 1/12 da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente. As faltas legais e justificadas ao serviço não são deduzidas para fins de cálculo de 13° salário.

A folha de pagamento é o processo principal do departamento pessoal das empresas e não pode ser tratado de forma secundária. Ela integra e consolida todos os eventos e movimentações de pessoas da empresa: admissões, desligamentos, férias, licenças, etc. Por isso a sua gestão é complexa e toma tempo.
Nós do Convenia temos a missão de automatizar a gestão de pessoas e temos algumas ferramentas que podem te ajudar neste processo. Desde a nossa planilha de folha de pagamento que vai te ajudar a calcular a folha até a nossa ferramenta de automação do RH.

Imagem: Reprodução

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