Ter uma empresa é um verdadeiro desafio, não é mesmo? Fazer a gestão dos colaboradores, controlar sua frequência, arquivar toda a documentação e garantir que as normas trabalhistas estão sendo cumpridas não é fácil. Para cuidar disso tudo, existe o Departamento Pessoal, setor que realiza a administração da mão-de-obra do negócio.

Você pode baixar gratuitamente o nosso kit RH/Departamento Pessoal nota mil, que tem planilhas para controlar Folha de Pagamento, Férias, Horas Extras e mais.

Ele é fundamental para garantir a qualidade dos processos e para manter a organização dos registros dos profissionais no empreendimento. Quer aprender mais sobre o que é Departamento Pessoal e qual a sua importância? Confira o nosso artigo e saiba mais!

O que é Departamento Pessoal?

O DP, forma coloquial de se referir ao Departamento Pessoal, é uma área especializada na gestão dos funcionários da empresa. Ele gerencia a folha de pagamento, férias, benefícios, atestados, marcação de ponto e passivos trabalhistas.

Ou seja, o setor está encarregado principalmente das questões burocráticas relacionadas aos colaboradores, garantindo a correta emissão e gerenciamento de documentos. Dessa forma, há mais agilidade e eficiência no controle desses fatores. Além disso, ele é fundamental para o cumprimento de normas trabalhistas no empreendimento.

Quais as funções do departamento pessoal?

O departamento pessoal cuida de uma série de tarefas burocráticas ligadas à mão de obra do negócio. Entenda melhor a seguir!

Documentação dos profissionais

Quando um candidato entra na empresa, existe uma documentação que deve ser emitida e recebida. O departamento pessoal se encarrega também dos contratos, anotações na carteira de trabalho e folha de ponto, sendo que ele realiza essas tarefas desde a admissão até o rescisão.

Isso significa que o setor é responsável por manter os papéis em ordem, garantindo a efetivação das normas trabalhistas e o respeito aos critérios definidos pelo governo. Isso permite que a sua corporação fique regularizada e que você evite passivos trabalhistas.

Acompanhamento de frequência

Seja o cumprimento da jornada, as horas extras, adicionais noturnos ou banco de horas, é fundamental que a organização gerencie bem a frequência do time. Se ela não fizer isso, podem aparecer irregularidades para realizar a gestão das remunerações e vários outros entraves, incluindo problemas na Justiça do Trabalho.

O DP tem a função de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, fazendo os registros e montando as escalas de horários dos profissionais. Depois, todas essas ações são integradas com a folha de pagamento.

Folha de Pagamento

A folha de pagamento envolve uma ampla variedade de fatores, incluindo o salário, os benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS. É papel do departamento pessoal gerenciar essas questões para garantir que os cálculos sejam feitos corretamente. Assim, os abatimentos seguem a norma estabelecida pelos órgãos federais.

Além disso, a gestão dos benefícios também é fundamental para o cálculo correto da folha. É preciso garantir que o profissional tenha os seus direitos assegurados e que o desconto feito sobre a remuneração esteja adequado às normas e dentro do que foi definido em contrato.

É muito comum em pequenas e média empresas que exista um escritório contábil externo contratado para processar a folha de pagamento, ou seja, para calcular os impostos e emitir as guias fiscais para as autoridades. Nesses casos, o DP normalmente abastece a Contabilidade com os dados sobre remuneração e descontos de cada colaborador (incluindo eventuais faltas e atrasos acusados na marcação de ponto), de modo que fique a cargo do contador calcular todos os impostos.

Gestão de licenças e férias

O departamento pessoal administra as licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. Ele recebe esses arquivos, integra com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos.

Além disso, o setor também é responsável por acompanhar as férias dos colaboradores, realizando os registros necessários e monitorando se os períodos estão sendo cumpridos. Com isso, os profissionais podem ter suas férias no momento definido, sem imprevistos e erros nos prazos.

Representação junto a órgãos oficiais e fiscais

Em algumas empresas, o próprio DP emite diversos documentos para os órgãos fiscais, como a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), a Guia da Previdência, declarações da CIPA e do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), entre outros. Além disso, ele é quem recebe e gerencia os registros de passivos trabalhistas.

Dessa forma, o setor de administração de pessoal é o principal representante da organização para o diálogo com instituições oficiais. Ele emite diversos arquivos que garantem a regularidade da situação da empresa.

Qual a importância do departamento pessoal para a empresa?

O departamento pessoal é fundamental para a companhia porque ele é o principal responsável para que as leis trabalhistas sejam seguidas, evitando quaisquer passivos desnecessários.

Ele dá conta de um grande volume de documentos do empreendimento, colocando ordem nesses papéis. Seja qual for o tamanho da corporação, há muitos registros para cada colaborador e vários detalhes para serem acompanhados. Então, é fundamental ter uma área especializada para trabalhar com esses materiais.

O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, emitindo guias e declarações fundamentais para a situação do empreendimento se manter regularizada. Dessa forma, é possível fiscalizar o cumprimento das normas e evitar um eventual processo trabalhista para a companhia.

E então, gostou de saber o que é departamento pessoal e a importância dele para a empresa? Se tiver dúvidas, sugestões ou quiser falar sobre sua experiência no assunto, deixe o seu comentário!

Auto-avaliação Departamento Pessoal

Sobre o autor

Equipe Convenia

Deixe um comentário