É curioso como existem práticas corporativas que o mercado enxerga como “ações de empresa grande”. A lista é extensa: terceirização de comunicação e publicidade, contratação de softwares de apoio (CRM e aplicativos contábeis, por exemplo), tomada de empréstimos bancários, emissão de debêntures, dentre outros. Gestão de RH figura entre os itens capitais dessa lista, pois quase tudo que é de competência de Recursos Humanos é deixado para escanteio até que a situação se torne insustentável.

O departamento de Recursos Humanos já foi vista como o patinho feio das empresas. Era comum que profissionais do RH ganhassem menos, fossem menos valorizados pelos colegas de outros departamentos e tivessem menos voz ativa em reuniões gerenciais. Essa cultura está mudando em organizações de grande porte, nas quais o papel do RH tem se tornado cada vez mais estratégico — com diretores da área recebendo salários maiores e sendo cotados para assumir a posição de CEO.

Mas o paradigma antigo se mantém nas pequenas e médias empresas, as PME’s.

O pensamento geral é: “preciso alavancar minha startup e não posso me dar ao luxo de ter gastos desnecessários. Tudo precisa ter o maior ROI possível”. A ideia é corretíssima. O que está errado é enquadrar a gestão eficiente de RH na categoria de gastos desnecessários. Afinal, uma gestão ineficiente de RH é exatamente uma das maiores causas para gastos desnecessários nas organizações brasileiras.

A legislação trabalhista é tão extensa e o Departamento Pessoal demanda tanta burocracia por parte do RH que a área se depara com uma tarefa hercúlea quando precisa cumprir suas obrigações — e isso em organizações de qualquer porte.

 

Departamento Pessoal: o ralo silencioso

 

Você sabia que os gastos oriundos do Departamento Pessoal compõem a maior linha de custos das empresas?

A ideia provavelmente sequer passou pela sua cabeça. Pense o seguinte: uma empresa de 50 funcionários que fatura cerca de R$ 5.000.00,00 anuais tem um custo de pessoal de mais 70% desse valor — ou seja, algo em torno de R$ 3.600.00,00. É um percentual espantoso (e, mesmo assim, sutil).

A quantidade de multas e desperdícios de dinheiro aos quais as organizações que não gerenciam seu Departamento Pessoal de modo seguro e prático estão sujeitas pode gerar um ônus financeiro terrível. Por isso dizemos que o DP é um ralo silencioso que suga capital sem ninguém ouvir. E é melhor colocar uma tampa nesse ralo.

Departamento Pessoal o ralo silencioso

Ainda existe resistência à adoção de tecnologia para facilitar alguns processos empresariais. Mas é uma realidade que está sendo mudada, tanto que nos Estados Unidos foi criado o grupo Small Businesses Technology Coalition, cujo objetivo é informar e incentivar o uso de soluções tecnológicas em pequenos e médios negócios como alavanca de crescimento.

Se em solo americano há essa preocupação, no Brasil o panorama é ainda mais resistente. Só que aí mora uma oportunidade: como poucos estão fazendo, você pode sair na frente ao começar antes da maioria.

 

Gestão de RH em pequenas e médias empresas

 

Agora que você assimilou a dimensão do rombo financeiro que pode ser deflagrado por ineficiências com a parte burocrática do RH, fica mais fácil indicar o caminho correto.

O primeiro passo após entender a importância de zelar pelo RH da sua empresa — seja ela de pequeno, médio ou grande porte — é:

 

1. Autoavaliação do RH

É fundamental fazer uma autoavaliação de seu RH (você pode participar de uma avaliação gratuita feita por um de nossos consultores especializados aqui). Nesse diagnóstico, você deve fazer a si próprio perguntas como:

  • Quem é o responsável por Departamento Pessoal na empresa?
  • Como você armazena informações dos funcionários (informações pessoais, dados bancários, documentos, etc.)?
  • Como são conduzidos os processos de admissão e desligamento na empresa?
  • Quais os processos críticos da área que posso automatizar e cujos riscos posso minimizar?

E por aí vai. Ao término, você vai ter uma fotografia realista do departamento de Recursos Humanos da empresa e estará pronto para a próxima etapa.

 

2. Plano de ação

Com o diagnóstico em mãos, você terá mapeado as forças e as fragilidades no RH da empresa. Agora é possível definir os pontos críticos e um cronograma de melhorias. 

Pode ser que sua empresa ainda use planilhas em Excel para controlar férias dos colaboradores, e no plano de ação você considere a contratação de um software que torne o processo mais prático e seguro. Pode ser ainda que perceba o quão ineficiente é entregar holerites físicos aos funcionários, e opte por mudar para holerites digitais.

Depois disso, é mão na massa!

 

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Sobre o autor

Luca Venturini

Analista de Marketing do Convenia.

Formado em Administração de Empresas pela ESPM de São Paulo em 2014, encontrou no Inbound uma oportunidade de unir duas de suas paixões: marketing e escrever.