Apesar de serem facilmente confundidos, o Departamento Pessoal e o departamento de Recursos Humanos desempenham tarefas diferentes em uma empresa. Enquanto o último é responsável por tarefas relacionadas à competência e às habilidades do funcionário, as rotinas de departamento pessoal compreendem a execução e o acompanhamento de questões burocráticas relacionadas aos trabalhadores.

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Sendo assim, o DP — maneira coloquial que usamos para nos referir ao Departamento Pessoal — é um setor da empresa que desempenha funções de grande responsabilidade, as quais exigem conhecimento da legislação trabalhista e de administração para garantir que direitos e deveres dos funcionários estejam sempre sendo cumpridos. Para entender melhor, apresentamos aqui as principais atribuições que compõem as atividades dessa área de atuação. Continue a leitura para ver!

As principais rotinas de Departamento Pessoal

Legislação trabalhista

Além de ter o conhecimento necessário sobre as leis voltadas para o trabalhador, com destaque para a CLT, o departamento pessoal tem a função de acompanhar todas as alterações da legislação, para que sejam mantidas sempre atualizadas e devidamente implementadas na empresa. Nesse mesmo sentido, o setor é também responsável por representar o empregador na justiça do trabalho, em casos de ações movidas por funcionários ou ex-funcionários.

Registro trabalhista

O processo de admissão de funcionários, que inclui o registro da carteira de trabalho e no relógio-ponto e a liberação de crachá, além do processo de admissão e integração do novato na empresa, é realizado por integrantes do departamento pessoal. Essa etapa é essencial para que não ocorram futuros problemas relacionados à legislação e, ainda, para que o contratado possa se adaptar ao novo ambiente de trabalho, algo que reflete diretamente em sua produtividade no emprego.

Folha de pagamento

O controle e os cálculos de pagamentos como salário, plano de saúde, vale-alimentação, vale-transporte, participação nos lucros e resultados e todos os demais benefícios oferecidos aos trabalhadores são de responsabilidade do setor. A boa gestão desses processos é essencial para evitar que o empregador tenha eventuais prejuízos ou que os trabalhadores sejam remunerados de forma equivocada, com descontos indevidos no holerite.

Por serem mensais, esses processos são responsáveis por grande parte do tempo de trabalho da equipe do departamento pessoal, principalmente se a empresa conta com uma quadro de colaboradores extenso.

Controle de horários

Se o funcionário tem o dever de bater o ponto todos os dias no início e no fim do expediente, cabe ao departamento pessoal controlar os dados de frequência laboral, que são compilados em um relatório mensal. A partir desses registros é possível verificar e calcular horas extras ou faltantes para que as devidas compensações sejam realizadas, de acordo com as regras estabelecidas entre as duas partes, além de conferir se o funcionário está cumprindo seus horários.

Controle de férias

Quem não gosta de tirar férias? Justamente por ser um período tão aguardado pelos empregados, o planejamento das férias em uma empresa requer logística e atenção. O período anual de descanso deve atender às necessidades tanto do colaborador como do empregador, de forma que fica a cargo do departamento pessoal o controle das datas e também do pagamento da remuneração relacionada.

Organizar para que as equipes não fiquem defasadas ou para que o trabalhador não esteja ausente durante um projeto importante é um dos requisitos, sem esquecer de que as férias também devem ser concedidas em um momento que seja compatível com os planos de quem as solicita. Dada a importância do tema, já existem inclusive softwares e aplicativos desenvolvidos especialmente para o controle dessas atividades, que profissionalizam o processo e substituem a famosa planilha do Excel.

Impostos, taxas e contribuições

A gestão do pagamento das parcelas de contribuição do FGTS e de qualquer outra eventual taxa é outra rotina do setor. Manter esses encargos quitados em dia é uma obrigação do empregador, portanto todo cuidado é pouco! O controle correto garante tranquilidade à empresa e aos funcionários.

Além disso, os responsáveis pelo departamento pessoal também atuam na interface direta com as entidades sindicais, por meio do acompanhamento de convenções coletivas e do repasse da cobrança do imposto anual relacionado às atividades dos sindicatos.

Processos de demissão e desligamento

Quando um funcionário é demitido ou pede para se desligar da empresa, deve procurar o setor para encaminhar a documentação necessária para que o contrato de trabalho seja encerrado. Assim como no momento da contratação, fica a cargo do departamento pessoal garantir que as leis trabalhistas sejam cumpridas, respeitando os direitos do empregado.

De acordo com o tempo trabalhado, deverá ocorrer o processo de homologação trabalhista junto ao sindicato e o acompanhamento dessa etapa também é realizado por esse departamento.

Outra atividade que pode caber à rotina dos processos em relação ao desligamento é saber os motivos que levaram o empregado a não continuar na empresa. Com isso, é possível organizar um processo interno de acompanhamento para possíveis melhorias.

Alinhamento de ações

Devido à afinidade que as rotinas possuem com as atividades desempenhadas pelo departamento de recursos humanos, é necessário que as ações caminhem em conjunto, tendo em vista as entregas previstas por cada um dos setores, bem como as metas esperadas para o desenvolvimento dessas áreas.

Além disso, o departamento pessoal é responsável por realizar a gestão das guias trabalhistas vigentes, um sistema de informações que compila dados sobre as leis relacionadas ao trabalho e que são atualizadas com frequência.

Ter uma equipe – ou um funcionário dedicado exclusivamente a essas tarefas – para realizar as rotinas de departamento pessoal pode garantir um melhor desempenho da empresa em relação à gestão de pessoal em uma perspectiva mais ampla. Além de profissionalizar os processos, não ocorre sobrecarga do setor de recursos humanos, que poderá atuar melhor em suas funções. Que tal pensar em implantar esse departamento em sua empresa?

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Auto-avaliação Departamento Pessoal

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