É certo que cada empresa tem suas peculiaridades e pode optar por um sistema que seja melhor para seus negócios. Entretanto, realizar um controle de ponto preciso é essencial para todo gestor que deseja andar dentro da lei, evitar problemas com os colaboradores e controlar a parte operacional do negócio.

A gestão de ponto deve sempre ocupar papel de destaque em qualquer companhia, já que um controle adequado da jornada dos trabalhadores pode fazer com que os gestores aproveitem todo o seu potencial e mantenha-os engajados.

Além disso, o acompanhamento da rotina dos empregados de perto permite que se tenha um controle maior sobre sua produtividade e frequência, o que influencia diretamente na rentabilidade do negócio e na continuidade de suas operações.

Para evitar que você seja penalizado e saiba como fazer um controle de horas trabalhadas eficiente e transparente do ponto dos seus funcionários, respondemos hoje as perguntas mais comuns feitas por administradores sobre o assunto. Acompanhe!

Por que controlar as horas trabalhadas pelos funcionários?

Controlar o ponto dos colaboradores é a única maneira de garantir que o empreendimento funcione dentro dos limites determinados pela lei. Além disso, uma administração descuidada pode trazer dor de cabeça, desconfiança por parte dos funcionários e penalidades inesperadas.

Um bom controle do relógio de ponto e gestão de horas trabalhadas possibilita que elas sejam devidamente registradas e pagas corretamente, permitindo que os profissionais de RH ajam com mais segurança e tranquilidade.

Para além de evitar disputas judiciais, uma boa gestão das horas trabalhadas confere uma transparência maior para a relação entre patrões e colaboradores, fazendo assim com que se engajem mais com a empresa e sintam-se motivados a produzir mais.

Como o profissional de RH pode controlar o ponto dos empregados?

São quatro os principais instrumentos de que dispõem os profissionais de RH para controlar o ponto dos empregados.

 Livro de ponto

Opção de baixo custo, o livro de ponto é uma das principais opções de instituições que remuneram os colaboradores tendo como base o número de horas trabalhadas no mês. É um documento criado para que o próprio funcionário registre de forma manual seu horário de chegada e de finalização da jornada.

Biometria

Diz respeito aos relógios de ponto que fazem a leitura da impressão digital para registrar o horário de chegada e de saída dos funcionários, emitindo um recibo da marcação (excluídas as instituições listadas na Portaria 373 do MTE).

Relógio cartográfico

O relógio cartográfico (responsável pela expressão “bater o ponto”) é um sistema mecânico que permite que o próprio colaborador realize a marcação manual de seus horários de chegada e saída em uma ficha de papel-cartão individual que fica junto ao aparelho.

Código de barras

Nesse sistema, o ponto do funcionário é registrado eletronicamente com a simples leitura do código de barras que consta de seu crachá, de forma simples e eficiente. Ele pode ser considerado como basicamente uma evolução do relógio de ponto.

Como fazer uma gestão de ponto de sucesso?

O controle do ponto é obrigatório para toda instituição que conte com dez ou mais funcionários. Uma gestão de ponto eficiente, por sua vez, começa já no registro de ponto pelo funcionário: sistemas automatizados evitam falhas e imprecisões, garantindo que a coleta de dados se dê de forma correta e que a contabilização de horas trabalhadas não seja afetada.

Uma vez recolhidos os dados no Registrador Eletrônico de Ponto (REP), o profissional deve importá-los para o sistema que utiliza e começar a dar tratamento às informações, analisando justificativas para faltas, possíveis horas extras a serem pagas e bancos de horas.

Averiguados os débitos e créditos do funcionário, o gestor deve processar as folhas de pagamento de cada colaborador (sempre tendo em mente os casos de empresas que já devem utilizar o eSocial obrigatoriamente para isso) e tomas as providências para que os empregados assinem as folhas de ponto e pagamento..

Como a empresa pode auxiliar funcionários a trabalharem dentro do horário?

Manter uma relação transparente com os funcionários é, com certeza, a melhor maneira de garantir que trabalharão dentro do horário. Eles devem ter acesso a sua folha de ponto a qualquer momento, bem como uma comunicação aberta com os profissionais que realizam a gestão de ponto.

Neste sentido, contar com sistemas eletrônicos (em especial aqueles que contam com apps online) favorece ambas as partes: além de conferir precisão e rapidez à marcação do ponto, permitem que o colaborador confira a qualquer momento sua situação na empresa, providencie atestados ou mesmo acompanhe o número de horas extras trabalhadas, por exemplo.

Por que contar com o auxílio de um software especializado é essencial?

A gestão de ponto como um todo é uma das rotinas mais trabalhosas para o departamento pessoal de uma instituição — especialmente quando as informações coletadas no relógio de ponto e processadas (sobretudo no eSocial) não batem com aquelas trazidas pelos próprios empregados.

Isso porque controlar o número de horas trabalhadas pelo empregado, bem como faltas, folgas, eventuais bancos de horas e horas extras pode ser tarefa complicada mesmo para profissionais de RH experientes.

Muitas companhias insistem em coletar informações informalmente (mesmo quando têm mais de dez funcionários em seus quadros, o que é expressamente proibido pela legislação brasileira), o que faz com que seus profissionais de RH gastem um tempo de que não dispõem para solucionar a situação.

Marcações manuais e gestões imprecisas do ponto podem ocasionar rupturas nas relações com funcionários e prejuízos financeiros, impedindo o crescimento do negócio ou até ocasionando seu fim.

Por isso, relógios que marcam o ponto de forma eletrônica e sistemas especializados são essenciais para quem quer ter mais segurança no controle de informações e rapidez para encontrar dados: os softwares podem ser personalizados para atender às peculiaridades da companhia e mesmo permitir que o pessoal do RH ganhe em produtividade.

Agora que você já entendeu como fazer um controle de horas trabalhadas eficiente e garantir que a sua companhia funcione de maneira coesa, que tal entrar em contato conosco e saber o que o sistema da Convênia pode fazer pelo seu negócio?

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Equipe Convenia

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