6 dicas valiosas para organizar a folha de pagamento

Tempo de leitura: menos de 1 minuto

Estar em dia com obrigações trabalhistas e tributárias é essencial para o bom funcionamento de qualquer empreendimento. Relações transparentes com órgãos federais e com os próprios trabalhadores garantem, para além da satisfação entre as partes, que não se perca dinheiro pagando multas ou enfrentando ações judiciais.

Ainda que o gestor esteja em dia com suas obrigações, é importante também que os documentos oficiais que regem a relação entre patrão e empregado sejam preenchidos corretamente: mesmo erros simples na elaboração da folha de pagamento do colaborador podem acabar gerando problemas e prejuízos.

Pensando nisso, elaboramos um guia explicando melhor como organizar a folha de pagamento e dando 6 dicas para fazê-lo da maneira correta, evitando, definitivamente, equívocos em seu processamento. Acompanhe!

A importância de organizar a folha de pagamento

A folha de pagamento é o documento que guarda dados essenciais sobre funcionários e sua vida em uma empresa, trazendo de forma especificada informações sobre sua jornada de trabalho, rendimentos, benefícios etc.

Um cálculo bem-feito dos valores nela expostos assegura que as taxas e impostos sejam recolhidos corretamente, assim como que os colaboradores estão tendo seus direitos resguardados. Especialmente com a obrigatoriedade do eSocial, alimentar a nova plataforma com dados precisos evita retrabalhos e erros.

Embora a folha de pagamento seja obrigatória, não há um modelo oficial de documento a ser seguido, de forma que cada profissional pode criar a sua própria folha, desde que nela estejam contidos os dados exigidos pela legislação e conste o histórico de cada funcionário na companhia.

Apesar de entender a importância de se manter uma folha de documento alinhada às exigências legais, mesmo administradores experientes acabam enfrentando problemas com seu preenchimento e tendo algumas dúvidas quanto ao seu funcionamento, o que pode ser resolvido com a tomada de pequenas precauções. Veja, a seguir, nossas dicas para manter o seu documento em dia.

6 dicas para criar uma folha de pagamento correta

Preparar-se com antecedência e saber o deve constar na folha de pagamento, de acordo com as necessidades do modelo do negócio, é primordial para quem busca seguir as determinações da Consolidação das Leis do Trabalho e andar dentro da lei. Entenda o que mais deve ser considerado para uma boa confecção do documento.

1. Mantenha um controle rígido da folha de ponto dos funcionários

A Lei nº 9.601, de 1998, determina que o ponto dos funcionários deve ser sempre controlado, sendo que o Ministério do Trabalho e Emprego traz em suas portarias os moldes que essa gestão deve seguir.

Fazer uma boa gestão do ponto dos funcionários, no entanto, é essencial não apenas para atender às determinações da lei, mas também para que o próprio administrador conheça o histórico de seus colaboradores, calcule descontos e bônus e conduza bancos de horas corretamente.

Softwares de gestão, nesse sentido, são essenciais para se fazer uma gestão de ponto e dados com segurança e eficiência: os sistemas online permitem que as informações sejam acessadas a qualquer momento por meio de qualquer aparelho com acesso à internet.

2. Planeje com antecedência o que fará parte da folha de pagamento

O planejamento de processos também é importante para a elaboração de uma folha de ponto coesa, mas, muitas vezes, é deixado de lado mesmo por gestores experientes. Apesar de cansativa, a tarefa deve ser feita para que se diminua a chance de se incorrer em erros na elaboração do documento.

É preciso definir, assim, o que é importante para o gestor (como dados cadastrais e atividades que constarão na folha), já que apenas desse modo o documento lhe será útil, bem como será possível definir o profissional responsável por cada etapa da confecção.

3. Classifique os funcionários corretamente de acordo com sua função

Uma boa folha de pagamento evita que o empregador fique vulnerável (já que a documentação funciona como histórico da vida dos colaboradores na empresa) e é útil para se apurarem valores precisos nos casos de prestação de contas, pedidos de demissão, contagem de férias etc.

Logo, é importante que o gestor classifique corretamente seus funcionários e identifique a que categoria pertencem (comércio, indústria etc.). Isso é extremamente importante, uma vez que cada uma delas tem uma convenção coletiva própria, que pode ditar regras especiais a serem seguidas pelo empregador.

4. Reveja os extras

Uma vez que todos os funcionários já foram categorizados, é hora de repassar a folha de ponto de cada um deles e contabilizar o tempo trabalhado no mês, eventuais benefícios e horas extras a serem pagas. Faltas injustificadas devem ser descontadas, e bancos de horas devem ser considerados.

Além disso, adicionais como de insalubridade ou periculosidade, bem como salário-família ou descanso semanal remunerado, também devem ser levados em consideração e creditados. Lembre-se de deixar a política de pagamento clara para qualquer leitor do documento compreendê-la facilmente.

5. Dê atenção especial ao cálculo de impostos e descontos

Também é de grande importância atentar para o cálculo do valor líquido a ser pago aos funcionários, após a dedução de benefícios legais (a exemplo do vale-transporte) e contribuições regulamentares ou outros descontos em folha.

O cálculo da contribuição feita para o INSS e FGTS deve ser realizado pelo gestor tendo como base a faixa salarial de seu empregado, sendo os valores retidos diretamente na fonte. Apontar os valores corretos na folha de pagamento é essencial para quem quer evitar problemas legais no futuro, sendo importante redobrar a atenção nesse sentido.

6. Não se esqueça do pagamento de benefícios especiais

Colocar na folha de pagamento valores de benefícios considerados especiais também é essencial para quem quer evitar erros — como é o caso de comissões, programa de participação nos lucros, licença-maternidade ou mesmo adicionais.

Novamente, vale ressaltar que sistemas informatizados e softwares personalizados são de grande valia para a organização de dados e o controle das rotinas do departamento pessoal como um todo com segurança e agilidade. Dê preferência àqueles que trabalham com sistema de nuvem e permissões para acesso.

Agora que você já aprendeu como organizar a folha de pagamento com segurança, baixe nossa planilha e aprenda a fazer uma gestão de pessoal mais eficaz!

Download do ebook:Business Process Outsourcing

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *