A carteira de trabalho é um instrumento importante que garante aos trabalhadores e às empresas o cumprimento dos direitos e deveres trabalhistas. Pensando em otimizar ainda mais esse documento, foi criada a carteira de trabalho digital, um modelo mais moderno e prático da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social).
Neste artigo, você vai saber o que é, como funciona e outras informações importantes sobre a carteira de trabalho online
O que é a carteira de trabalho digital?
A carteira de trabalho digital é um documento que atualiza a antiga carteira de trabalho física, possuindo os mesmos benefícios dela.
Além disso, de acordo com o artigo 2º da Portaria SEPRT 1.065/2019, a carteira de trabalho online é equivalente à física. A ideia da digitalização deste documento é justamente modernizar a CTPS, garantindo mais durabilidade e comodidade aos trabalhadores e empregadores.
O aplicativo da CTPS digital surgiu em 2017, mas ainda era necessário a oficialização da mesma para o uso dos cidadãos. Então, em 2019, a sanção da Lei da Liberdade Econômica ampliou o uso da carteira digital aos brasileiros.
A lei foi criada justamente para remover a burocracia e trazer mais liberdade nas relações entre empregadores e empregados, dando assim um toque de tecnologia, mobilidade e funcionalidade ao RH das empresas.
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Como surgiu a carteira de trabalho no Brasil?
A carteira de trabalho foi instaurada no Brasil em 1932, por meio do Decreto nº 21.175, sendo posteriormente regulamentada pelo Decreto nº. 22.035. Ela trouxe uma revolução no universo do trabalho, visto que a partir daquele momento, as pessoas que prestavam algum serviço tinham a obrigação de tê-la, detendo os direitos previstos na mesma.
Com o passar dos anos, as diretrizes da carteira de trabalho precisaram ser reformuladas para acompanhar a evolução do mercado. Com isso, foi no Decreto nº 5.452 de 1943 que novas adições, restrições e melhorias foram introduzidas. Inclusive, muitas delas são mantidas até os dias atuais.
Porém, o mercado e o mundo continuaram mudando. A digitalização de uma série de processos incentivou o lançamento da carteira de trabalho digital, em 2017. Dois anos após o lançamento desse novo formato, a versão foi implementada e disponibilizada para todas as pessoas.
Atualmente, tanto a CTPS digital quanto a versão física são permitidas. No entanto, a versão online ganha aderência cada vez maior, justamente por sua praticidade.
Como funciona a carteira de trabalho digital?
Segundo a Portaria nº1.065, a carteira de trabalho digital funciona com base no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF). Ou seja, para fazê-la, habilitá-la ou acessá-la, basta utilizar o CPF.
Dessa forma, o Governo Federal prevê que haverá apenas uma CTPS por pessoa, evitando fraudes trabalhistas.
Nela, é possível conferir todo o histórico de trabalho do colaborador, fazer a regularização do seu serviço e garantir os direitos em lei, como por exemplo o saque do PIS/PASEP.
Ainda preciso pedir a carteira de trabalho para contratar colaboradores?
A contratação de funcionários pode ocorrer sem a necessidade de solicitar a carteira de trabalho física na maioria dos casos. A versão em papel é solicitada apenas em funções de órgãos públicos ou internacionais.
Porém, em suma, através da CTPS digital você já consegue fazer toda a admissão do novo colaborador. Sua única preocupação deve ser em relação ao prazo para envio das informações contratuais.
Isso significa que, após finalizar seu contrato, o funcionário deve poder visualizá-lo dentro de 48 horas. Com isso, caso seja percebido algum erro de dados, você deverá fazer a correção antes do tempo previsto.
Que informações devo transmitir do novo funcionário ao eSocial?
Há alguns eventos previstos no eSocial para a admissão de colaboradores. O principal deles é o evento S-2200, sobre o Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador. Nele, é solicitado os seguintes dados:
- RG, CPF, CNH (se houver), registro profissional e Título de Eleitor;
- Número da CTPS Digital;
- Inscrição no PIS/Pasep;
- Foto 3×4;
- Comprovante de endereço, escolaridade e certidão de nascimento ou casamento;
- Certidão de nascimento dos filhos de até 21 anos, cartão de vacina e comprovante de frequência escolar dos filhos de até 7 anos (se houver),
- Certificado de reservista para homens entre 18 e 45 anos;
- Comprovante do atestado de saúde ocupacional;
- Carta de referência (se houver).
Todavia, caso você ainda não tenha todas as informações nesse momento, pode fazer o registro dos principais dados no evento S-2190, referente a Admissão Preliminar. Assim, haverá mais tempo para colher as informações necessárias para preenchimento do evento no eSocial.
O que fazer quando o colaborador está com informações erradas na CTPS Digital?
Caso o funcionário apresente informações erradas na CTPS digital, ou então houver equívoco no cadastro dos dados, não se preocupe! As correções podem ser feitas a qualquer momento.
Todavia, é recomendado que, no momento no qual for identificada a inconsistência dos dados seja feita a alteração. Isso porque, diversos eventos no eSocial são dependentes do S-2200. Com isso, posteriormente você precisará fazer a mudança das informações manualmente, para assim ficar em conformidade com a lei e evitar punições.
Quais mudanças a carteira de trabalho digital trouxe para o departamento pessoal?
Toda mudança trabalhista precisa de um tempo para adaptação. E é isso que muitos empregadores têm feito ao adotarem o processo de aceitação da CTPS digital dos colaboradores, principalmente depois que o eSocial passou a valer em todo o território nacional.
No entanto, ela já está trazendo várias mudanças benéficas para as empresas, principalmente para os setores de Departamento Pessoal e RH. Confira quais são:
Integração com o eSocial
O eSocial é um sistema único que facilita e digitaliza as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das organizações, sendo criado pelo Governo Federal com o fim de informatizar os processos internos das empresas como um todo.
Com os dados da CTPS digital do colaborador, a empresa conseguirá enviar as informações com mais facilidade e rapidez, apenas consultando as informações.
Mudanças nas anotações trabalhistas
O RH poderá informar os dados dos trabalhadores diretamente no sistema do eSocial, onde as informações estarão vinculadas à carteira de trabalho digital. Por isso, não é preciso mais fazer anotações de férias, admissão, demissão e etc na carteira de trabalho física.
Mesmo que alguma empresa ainda não precise usar o eSocial para enviar informações ao Governo, os colaboradores já podem criar a sua CTPS digital a fim de estarem por dentro das novidades.
Migração de dados
Quando os dados do colaborador são salvos na carteira de trabalho digital, basta que as informações sejam atualizadas constantemente (como endereço residencial, telefone e etc), mas o cadastro geral, como nome completo, data de nascimento e etc, podem ser feitos uma única vez.
O processo de demissão
O processo de demissão de um colaborador via CTPS digital também foi simplificado. Isso porque o RH consegue dar baixa no documento de maneira online e instantânea, comunicando aos órgãos de trabalho que aquele colaborador foi desligado da empresa.
Assim, com carteira de trabalho online é mais fácil para o antigo colaborador dar entrada nos processo de acionar o seguro-desemprego e até mesmo do saque de FGTS (caso seja uma demissão sem justa causa).
Muitas pessoas podem até não se adaptar rápido com a carteira digital, mas não podem negar que ela está facilitando e muito a admissão rápida, a entrega e liberação de documentos importantes aos colaboradores.
Quais os benefícios da carteira de trabalho digital?
Para as empresas, a Carteira de Trabalho e Previdência Social digital traz muito mais praticidade e rapidez nos processos de admissão, atualização dos dados (como férias, alterações de função e etc) ou desligamento dos colaboradores.
Nada de acumular papel ou permanecer muito tempo com a CTPS física dos colaboradores de uma empresa, já que antes o RH precisava lidar com um volume grande de trabalho e assim acabava passando mais tempo com os documentos.
Para o colaborador, o processo de admissão, atualização e demissão ficou mais ágil, fazendo com que os documentos fiquem em dia de forma mais rápida, tendo os dados seguros de forma digital.
Além disso, a pessoa pode acessar os seus dados a qualquer momento, via App ou site do documento online.
Principais dúvidas sobre a carteira de trabalho digital
Vamos agora esclarecer as principais dúvidas sobre a carteira de trabalho online, para que o RH da sua empresa esteja alinhado e informado dos detalhes desse documento.
Como fazer carteira de trabalho digital?
O Governo Federal disponibiliza em sua página uma seção dedicada à Carteira de Trabalho Digital.
Por isso, para fazer a CTPS digital, o cidadão só precisará acessar o site, preencher os dados, tais como: nome completo, CPF, nome da mãe, data e local de nascimento. E depois é só aguardar para verificar se os dados foram aprovados.
Como acessar a CTPS digital?
Para acessar a carteira digital de trabalho, basta clicar no link do tópico anterior e fazer seu login. Além disso, é possível baixá-la também através do App Meu gov.br na versão Android e iOS.
Para saber como fazer isso, assista ao vídeo abaixo!
Como saber se a carteira já foi assinada?
É possível saber se a carteira de trabalho foi assinada verificando, por exemplo, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), através do número da carteira de trabalho (usando o CPF) direto no INSS (no site ou App).
O que eu faço com minha CTPS antiga? Não preciso mais dela?
Teoricamente não será mais necessário usar a CTPS física, mas para fins de comprovação de informações, é recomendável que os cidadãos guardem ela por um tempo.
Posso ver todo o meu histórico profissional no aplicativo?
Sim! Através do App ou do site o colaborador consegue acessar a sua CTPS digital e verificar todas as informações de seu histórico trabalhista.
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