Você sabe como dar feedback? Acompanhe as dicas!

Pensar em soluções que melhorem o desempenho dos colaboradores também é uma das responsabilidades das lideranças. Informar quais são os pontos positivos e de melhoria, por exemplo, é uma forma de auxiliar o crescimento das pessoas. Por isso, é importante que o profissional de RH, assim como os gestores, aprendam como dar feedback. 

Através desse conhecimento, você poderá estruturar uma política interna sobre o assunto, tornando a assertividade e evolução de desempenho um padrão da instituição. 

Neste conteúdo, abordaremos o que é, como funciona, quais são os tipos e como implementar a cultura de feedback na sua empresa. Boa leitura!   

O que significa feedback?

O feedback é uma ferramenta para repassar informações sobre o seu trabalho e conduta. No inglês, o sentido literal da palavra significa “alimentação de retorno”. E este é o objetivo – alimentar a percepção do colaborador sobre seu próprio trabalho e oferecer um retorno de desempenho. 

Normalmente, gestores utilizam essa estratégia para auxiliar na progressão e desenvolvimento dos seus liderados.

Todavia, é válido ressaltar que o feedback pode e deve ser utilizado por todos os que atuam na empresa, seja com direcionamento para colegas ou liderança. 

Essa prática é chamada de feedback 360º. Nela, o funcionário é avaliado pela equipe, gestor e, inclusive, ele mesmo. Já na avaliação  180º, o colaborador avalia a si e seu líder. E na devolutiva de 90º,  somente a liderança irá fazer o feedback. 

Dessa forma, o profissional terá um overview sobre seu trabalho, possuindo de fato a orientação e valorização de desempenho, além de fortalecer a integração com o time. 

Portanto, para se aprender a como dar feedback construtivo, é importante focar em três domínios:

• Assertividade: procurar se comunicar com clareza; 
• Objetividade: falar o que deseja e mostrar como isso pode fazer o colaborador evoluir; 
• Empatia: se colocar no lugar do outro e ser capaz de escutá-lo. 

Com esses fatores, é possível passar seu feedback, seja ele negativo ou positivo, com mais facilidade. Assim será mais simples da pessoa receber e entender o que precisa mudar ou continuar a fazer. 

Qual a importância do feedback? 

A principal importância do feedback é a oportunidade de auxiliar no desenvolvimento de hard e soft skills do colaborador, valorizando  seu trabalho e gerando melhoria nos laços interpessoais. 

Com isso, três fatores são acrescidos ao profissional: 

• Aprendizado contínuo;
• Felicidade e satisfação;
• Integração com a equipe e liderança.

Consequentemente, haverá melhorias no desempenho, nivelamento da equipe, aumento da produtividade, desenvolvimento de novas habilidades, motivação no ambiente de trabalho, entre outros. 

Todavia, não basta apenas saber como fazer um feedback, é preciso ter esse aprendizado e aplicá-lo com certa frequência. 

Segundo a pesquisa FIA Employee Experience, 88% dos profissionais acreditam que as avaliações contribuem para seu desenvolvimento. Porém, cerca de 20% relatam não receber feedback suficiente. Ou seja, os dados revelam que a cultura de feedback ainda não é algo bem estruturado nas empresas. 

Portanto, é necessário que o RH se empenhe em criar uma política interna que adeque o feedback organizacional como um dos pilares de crescimento profissional. 

Você pode começar aprendendo, por exemplo, quais são os tipos de feedback. Assim, a construção deste hábito corporativo será diversificada e ampla, podendo ser utilizada em diversos momentos. 

Os tipos de feedbacks

No livro Obrigado Pelo Feedback de Sheila Heen, Douglas Stone, são defendidos três tipos de feedback. Eles seguem o raciocínio de resultado esperado, apresentado nos tópicos anteriores. São eles: 

• Orientação: desempenha a função de melhorar, indicar, capacitar e ensinar o receptor;
• Reconhecimento: dedicado a agradecer e valorizar o profissional pelo seu trabalho, comportamento ou conquista; 
• Avaliação: feito semestralmente ou anualmente para mensurar todo o desempenho do colaborador, e assim concretizar seus pontos fortes, esperados e a melhorar. 

Entender essas diferenças é essencial para manter o equilíbrio entre a valorização e o desenvolvimento. 

Por exemplo, digamos que o gestor faz feedbacks apenas de orientação e nunca de reconhecimento. Com isso, o colaborador saberá como melhorar o desempenho, porém terá a sua confiança abalada por não receber elogios. 

Além disso, é preciso entender o momento de realizar cada tipo. No início de um projeto, normalmente indicar como fazer é o melhor caminho. Já na metade dele, mostrar os pontos a melhorar deixará tudo mais alinhado. Por último, fazer um incentivo de conclusão, para que no final haja o agradecimento pelo trabalho realizado. 

Ou seja, é essencial saber diversificar os tipos de feedback e entender quando utilizar cada um deles. Assim, haverá sempre o aprendizado contínuo, a felicidade e satisfação, e o fortalecimento das relações interpessoais. 

Como dar feedback de forma assertiva? 

Ao longo deste conteúdo, você já aprendeu como dar feedback construtivo e eficiente. Porém, há algumas técnicas para torná-lo ainda mais assertivo. Confira quais são elas:

Quantidade

A primeira é de acordo com a quantidade de informações a serem repassadas. Isso significa que, se houver uma pequena percepção de que algo pode ser alterado com facilidade, é recomendado falar na hora. 

Porém, se foi notado um frequente comportamento que precisa ser melhorado, é indicado que a pessoa à dar o feedback elenque os pontos, descreva-os e informe modos de solucioná-los. 

Ou seja, não é todo feedback que precisa ser breve ou aprofundado. Há momentos para ambos, conforme o nível de detalhamento necessário. 

Frequência

Outro fator é a questão da frequência. Como dito anteriormente, o feedback de avaliação de desempenho é feito semestralmente ou anualmente, por exemplo.

Todavia, os de reconhecimento e orientação precisam ser parte da rotina. O período entre um e outro deve ser baseado na quantidade de trabalhos realizados. 

Por exemplo, não adianta o RH definir que todo mês os gestores devem enviar feedbacks para os membros da equipe, quando uma parte deles desenvolve um projeto grande a cada dois meses. 

Assim como não é viável instituir que os feedbacks devem ser feitos a cada conclusão de trabalho, sendo que a outra parte dos colaboradores fazem dez entregas por semana. 

O melhor nesses casos é organizar com as equipes e líderes qual é a necessidade e urgência de cada área ou função em receber devolutivas. Assim, fica muito mais fácil de atender as demandas de cada profissional e auxiliar de forma assertiva o seu crescimento. 

Exemplificação

Para um feedback não ser superficial, é importante explicar o porquê algo ficou bom ou precisa melhorar. 

Por exemplo, incluir dados de métricas como resultado é uma ótima prática. Isso porque, será mais fácil comprovar que a informação sendo dita é verdadeira. 

Essas explicações no feedback são essenciais, pois faz ele ter base e profundidade, deixando de ser apenas uma opinião pessoal. Somente dessa maneira o receptor compreende de forma assertiva quais são seus pontos fortes e/ou a melhorar. 

Empatia

Por fim, é preciso lembrar de exercer a empatia. Somente colocando as palavras da forma que o outro precisa ouvir que o feedback será captado da forma correta. 

Portanto, é fundamental entender o que está acontecendo na vida profissional e pessoal do funcionário. Por exemplo, se naquela semana a filha ficou doente, provavelmente a qualidade do trabalho foi afetada por conta da preocupação. Com isso, passar um feedback negativo não será construtivo neste momento. 

Chamar a pessoa para conversar por 15 minutos antes de fazer a devolutiva já é o suficiente para evitar situações como essa. Assim, se aquele não for o melhor dia, será possível reagendar (e às vezes até repensar) o feedback. 

Incluir a empatia como um dos pilares da sua cultura organizacional ajudará, inclusive, a melhorar o clima da instituição e a naturalizar a conduta nos momentos de devolutivas. 

Exemplo prático para elaborar um feedback

Agora que você já compreendeu o que significa feedback e como fazê-lo de forma assertiva, mostraremos de que forma redigir um modelo de orientação. 

Antes de tudo, é preciso se preparar para realizar a devolutiva. Por isso, em via de regra, é importante que:

• Seja sincero, receptivo e compreensivo;
• Não fale nada no impulso;
• Tenha certeza de que aquele é o momento ideal; 
• O que será falado corresponde aos valores e expectativas da empresa. 

Tendo isso em mente, na hora de redigir o e-mail ou informar presencialmente, é necessário descrever o contexto mental.

Em segundo lugar, deve-se desenvolver as observações e elencá-las em grau de valor. 

Neste caso, quem irá definir o valor será o emissor do feedback. Ele pode, por exemplo, utilizar do método sanduíche – iniciar com um agradecimento, falar um ponto a melhorar, e finalizar com um elogio. Ou então apenas definir do menos importante ao mais essencial. 

Neste momento, é fundamental expressar emoções. No feedback presencial isso é mais fácil de realizar, pois as pessoas estão frente a frente. Mas o modelo virtual dispõe de alguns recursos, como os emojis, que indicam sentimentos e tornam a comunicação mais leve e fluida. 

Por último, o fechamento deve terminar com sugestões, tanto de melhorias como de incentivo. 

Assim, a pessoa saberá qual caminho percorrer e conseguirá de fato aumentar seu desempenho. Essa é uma forma de ajudar na produtividade do profissional, tornando sua rotina mais assertiva.  

Além disso, é necessário demonstrar abertura para receber uma resposta ou até ganhar um feedback também. Esse é um momento de aprendizado e valorização, mas também de integração. 

Agir dessa maneira mostrará que o feedback não se trata de superioridade, e sim de crescimento profissional. 

Como receber feedbacks 

Ao receber um feedback, é importante deixar a pessoalidade de lado e encarar a informação de forma técnica. Ou seja, manter a mente aberta e ser receptiva. 

É compreensível que algumas pessoas tenham dificuldade de lidar com críticas ou elogios, mesmo sendo construtivas. Todavia, essa é uma característica que deve ser trabalhada, a fim de evitar comportamentos reativos. 

Também é preciso ressaltar que o feedback se trata da percepção de duas pessoas. Portanto, não há obrigação de concordar com tudo que foi dito. Às vezes, é necessário ponderar – levar em consideração fatores que influenciam o trabalho e que o outro desconhece. 

Lembre-se que o feedback é uma ferramenta de comunicação. Então, caso tenha ruídos, a mensagem que o emissor passa pode não ser a mesma que o receptor entende. Por isso, sempre que houver dúvidas ou algum apontamento não estiver claro, recomenda-se questionar de forma honesta e respeitosa.

Dessa forma, é mais fácil conseguir analisar de fato o que está sendo dito, considerar as mudanças possíveis e compreender a finalidade. 

Metodologia de como dar e receber feedback negativo ou positivo 

Em primeiro lugar, é válido ressaltar que não há devolutiva certa ou errada, pois isso depende de três fatores:

• Como a pessoa receberá a informação;
• De que forma será falado;
• Em qual contexto será comunicado.

Por exemplo, digamos que o profissional recebe um feedback raso, onde houve apenas uma parabenização pela conclusão do trabalho, sem ter apontamento das qualidades. O que de início deveria ser um feedback de reconhecimento, acaba se tornando não construtivo por falta de informação. 

Além disso, é preciso considerar que a conotação de positividade e negatividade é definida como pontos fortes e a melhorar, respectivamente. Por conta disso, ambas são igualmente importantes. 

Todavia, lembre-se que, por terem intensidades diferentes, há métodos distintos para passar e receber um feedback positivo e negativo. Confira abaixo quais são eles e como funcionam. 

Feedback Positivo

O feedback positivo normalmente está associado ao reconhecimento e valorização do trabalho. Nele, é dito aquilo que o colaborador efetuou com maestria, ou que evoluiu em comparação a outro período ou projeto. 

Segundo pesquisa da Pulses, receber um feedback positivo torna o colaborador 2,4 vezes mais engajado. Portanto, ele é fundamental para trazer bons resultados à empresa. 

Para praticá-lo, há três formas: 

• Motivacional: mensagens de parabenização curtas, porém específicas;
• Incentivador: e-mails ou reuniões 1:1, para quando há muitos pontos a serem ressaltados e elogiados;
• Exemplar: reuniões em equipe ou e-mails coletivos, quando o trabalho foi bem feito e deve servir de modelo e inspiração para outros colaboradores. 

A pessoa que receber o feedback deve agradecer e internalizar o reconhecimento, evitando justificar ou desmerecer seu próprio trabalho. 

Além disso, também é válido comentar se houve algum desafio que dificultou o processo, para que assim esse problema seja solucionado. 

Feedback Negativo

De modo geral, o feedback dado como negativo é aquele que aponta melhorias que devem ocorrer, seja de comportamento, técnica ou habilidade. Seu intuito deve sempre ser de auxiliar o crescimento e desenvolvimento do profissional, e nunca menosprezar ou diminuir seu trabalho. 

Diferente do feedback positivo, quando a informação possui conotação negativa, só há uma forma de comunicá-la: através de e-mails ou reuniões com apontamentos estruturados. 

Isso porque, não é possível mostrar os pontos a melhorar em mensagens curtas. Da mesma maneira que não é correto chamar a atenção de um colaborador na frente da equipe. 

Portanto, é necessário que esse tipo de devolutiva seja sempre passada de forma privada, respeitosa e detalhada. Assim, haverá mais incentivo ao autodesenvolvimento e será evitado o constrangimento ou desconforto do profissional pelo recebimento do feedback negativo. 

Como implementar a cultura de feedback na empresa? 

O primeiro passo para implementar uma cultura de feedback é estruturar e desenvolver estratégias. Infelizmente, muitas empresas não possuem isto alinhado, tornando este  o maior problema da gestão de pessoas. 

Para evitar isso, é preciso que você como profissional de RH pratique algumas ações. Na tabela abaixo elencamos quais são elas e como fazê-las. 

Estruture a empresa para a cultura do feedback!

Como você pode perceber, o feedback é uma ferramenta essencial para gerar benefícios tanto aos colaboradores quanto à empresa. Ele pode ser dado para orientação, reconhecimento ou avaliação, através de e-mails e reuniões individuais ou coletivas. 

Não há feedback certo ou errado, sendo ele positivo ou negativo. O importante é apenas considerar a quantidade de informação, a frequência, o detalhamento e a empatia. 

Dessa forma, o RH poderá inclusive melhorar o clima organizacional da instituição. Isso porque, conforme foi aprendido, essa prática gera aprendizado contínuo, felicidade e satisfação dos profissionais, e integração da equipe. 

Esse conjunto de fatores corroboram para que haja um ambiente saudável, positivo e produtivo no trabalho. 

Se você quer conhecer outras técnicas que auxiliam na melhora da sua empresa, leia gratuitamente o E-book de Clima Organizacional. Nele, há dicas, detalhes de mensuração e um guia para pesquisa. Confira!