Como escolher um modelo de folha de pagamento para sua empresa?

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Dentro de uma empresa existem diversas atividades que fazem parte da rotina organizacional. Questões estratégicas, retenção de oportunidades, fidelização de clientes e gestão de funcionários são apenas alguns exemplos disso. Nesse sentido, para que a operação aconteça corretamente, é necessário fazer o gerenciamento de processos burocráticos obrigatórios, como na gestão de funcionários.

Fazer a gestão eficiente dos colaboradores é um processo imprescindível para qualquer organização, afinal, esse setor é vital para o cumprimento das obrigações legais que fazem parte da composição do modelo de folha de pagamento. Dessa forma, estar em dia e seguir corretamente todos os procedimentos pode proteger a empresa de exposições desnecessárias a futuras ações trabalhistas, por exemplo.

Amparada pela Lei 8212/91 da CLP — Consolidação da Legislação Previdenciária —, a folha de pagamento pode ser vista como um espelho das informações trabalhistas de cada funcionário, e é um documento no qual estão reunidas todas as relações de pagamentos feitos aos empregados.

Se você chegou até aqui e ainda não sabe como fazê-la, não se preocupe! Neste post vamos explicar os detalhes mais importantes e apresentar os principais modelos para que consiga elaborá-la com maestria. Continue sua leitura e entenda mais sobre este assunto!

Mas, afinal, como é elaborada uma folha de pagamento?

Considerando o fato de que não existe um modelo de folha de pagamento padrão a ser seguido, cada empresa tem a sua própria forma de elaborar o documento. Nesse sentido, ela pode seguir critérios próprios desde que atenda os requisitos mínimos estipulados pela legislação do trabalho. Confira as estruturas básicas que este documento deve ter!

Informações básicas

O recibo de pagamento, que é também conhecido como holerite, é resultado dos cálculos trabalhistas e nele devem constar as seguintes informações:

  • nome do colaborador;
  • cargo ou serviços prestados;
  • parcelas integrantes da remuneração;
  • parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo etc.);
  • descontos efetuados;
  • resultado líquido a ser pago;
  • tipo de contrato;
  • número e série da CTPS.

Descontos permitidos

Em uma folha de pagamento são realizados diversos descontos legais, como o INSS, que serve para garantir os benefícios de aposentadoria dos empregados e os encargos sociais, como o FGTS, que tem o objetivo de favorecer os trabalhadores que precisarem se afastar em caso de doença, abono para aqueles que forem desligados da sua função sem justa causa ou ainda para subsidiar a compra de um imóvel.

Além disso, devem ser levados em consideração os benefícios concedidos ao colaborador, como: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde ou odontológico. Também podem ser atribuídos descontos do salário, aqueles injustificáveis como atrasos com redução de horas trabalhadas e também deduções sobre o Imposto de Renda.

Como gerenciar o processo de criação de uma folha de pagamento?

Uma folha de pagamento pode ser criada via processo manual, mecânico ou utilizando softwares de gestão. Atualmente, as evoluções tecnológicas têm feito parte em todos os setores da nossa vida, tanto pessoal quanto profissional.

Por isso, o uso de softwares é muito comum hoje, afinal, a automatização de registros e processamento de dados como descontos, horas extras, atrasos, faltas ou licenças previstas na CLT tornam atividades mais simples e rápidas.

Nesse sentido, é muito importante se adotar um modelo para folha de pagamento em um sistema automatizado. Além dos benefícios citados, ele ainda facilita o entendimento do colaborador sobre as informações e descontos que são dispostos, como: repasses, despesas de salários e encargos sociais — INSS e FGTS.

Então, como escolher um modelo de folha de pagamento adequado?

Embora a folha de pagamento seja um item obrigatório — amparado pela Consolidação das Leis de Trabalho —, o seu formato não é especificado e por isso podem existir diversos modelos diferentes. Entretanto, de modo geral, a sua estrutura deve seguir um padrão básico, contendo informações mínimas que podem ser observadas no guia definitivo da folha de pagamento.

Confira a seguir os principais modelos e ferramentas indicados!

Modelos feitos em Excel

O uso de programas como o Excel é recomendado pelas funcionalidades que eles dispõem. Os campos padronizados, as funções matemáticas e financeiras automatizadas se tornam uma grande vantagem na utilização dessa ferramenta. Além disso, os gestores têm a oportunidade de fazer um acompanhamento mais próximo dos encargos e despesas mensais de cada colaborador.

No entanto, embora esse recurso seja muito interessante na hora de realizar projeções e construir um planejamento do corpo efetivo da empresa, ele pode apresentar aspectos que se tornem uma desvantagem, como ser manipulado por um número grande de funcionários e também por ser mais trabalhoso e passível de erros.

Modelos virtuais

Muitas empresas e também alguns órgãos públicos utilizam como padrão um modelo online de gerenciamento das folhas de pagamento. Esse formato pode ser conferido diretamente pelo computador ou ainda acessando a tela de um smartphone com acesso à internet. Esse método além de favorecer a preservação do meio ambiente — eliminando os custos de impressão — garante a privacidade do colaborador.

Portanto, basta seguir os requisitos para gerar um holerite online e contar com um funcionamento bem simples, pois nessa versão são exibidas imagens com todos os dados e os campos não são alteráveis, garantindo ainda mais a segurança desse procedimento. Com isso, todos os dados dos colaboradores estão acessíveis de maneira simplificada e ágil, visto que não há necessidade da manipulação de documento físico.

Vale ressaltar que quando o pagamento é feito via depósito em conta, descarta-se a necessidade da assinatura do colaborador no holerite. Nesse caso, de acordo com a CLT, basta que o colaborador confirme o pagamento assinando um recibo simples.

Concluindo, garantir a segurança nesses processos por meio do uso adequado de um modelo de folha de pagamento é uma forma de manter resguardados os direitos dos trabalhadores e evitar problemas com o departamento de recursos humanos.

Agora que você já sabe como escolher um modelo para construir a sua folha de pagamento, o que acha de continuar acompanhando conteúdos interessantes como este? Basta nos seguir em nossas páginas no Facebook, Instagram e LinkedIn para conferir tudo que compartilhamos por lá!

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