Confira como se adequar ao eSocial antes do prazo-limite

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No ar desde janeiro de 2018, o sistema eSocial já faz parte da vida dos empregadores domésticos e das empresas cujo faturamento é superior a 78 milhões, de acordo com dados de 2016. Segundo as determinações do governo, a partir do dia 1º de julho deste ano, ele passará a ser obrigatório para todos os empregadores.

Com essa iniciativa, espera-se que as empresas do país cumpram as suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de maneira unificada. Sendo assim, além de descomplicar diversos processos que, hoje em dia, são separados, o eSocial também vai eliminar a repetição das informações que são prestadas.

Ainda, vale destacar que micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais que têm um funcionário também vão fazer parte desse sistema.

Ainda não sabe como cadastrar a sua empresa no programa? Não se preocupe! Continue a leitura, que, neste texto, você vai descobrir como se adequar ao eSocial antes do prazo-limite, com dicas que vão simplificar todo o processo. Acompanhe!

Entenda o que é o eSocial

O eSocial integra o projeto Empreender Mais Simples, do governo federal em parceria com o Sebrae, e abrange a Secretaria da Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social e o Ministério do Trabalho. Em 2019, o programa passa a ser obrigatório também para órgãos públicos.

O objetivo é que, com a plataforma, o governo consiga acompanhar, em tempo real, as referências cadastrais das empresas, como informações dos colaboradores, impostos, pagamentos, processos, dados do FGTS e muito mais, modernizando e agilizando a prestação de informações, que, atualmente, ainda é um processo bastante burocrático. O programa também visa a diminuição de fraudes e ilegalidades trabalhistas.

Ele vai permitir, ainda, que os funcionários acessem os seus dados, podendo, assim, acompanhar se a empresa para a qual trabalham tem cumprido com as suas obrigações, como o depósito do FGTS. Isso vai facilitar a obtenção de provas no caso de um processo trabalhista — tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Veja como o programa funciona

O eSocial exige o cadastro de informações tanto dos empregados com vínculo empregatício, funcionários comuns, como dos sem vínculo, como estagiários e prestadores de serviço. As empresas têm encontrado dificuldades para se adaptar à plataforma, que vem sofrendo diversas mudanças e atualizações, problematizando o cadastramento dos dados e o entendimento da ferramenta.

O cadastro no programa foi dividido em etapas e deve seguir uma ordem específica:

  • eventos iniciais, com as informações básicas;
  • eventos de tabela, que incluem os dados da empresa, dos colaboradores e de eventos;
  • eventos periódicos, que são folha de pagamento digital, informes de rendimento do trabalho e contratação de colaboradores temporários;
  • eventos não periódicos, como o cadastro da situação dos empregados e o histórico de seu vínculo.

Caso alguma informação tenha sido enviada equivocadamente durante o processo, na última etapa, será possível reabri-la para correção. Uma plataforma de testes foi disponibilizada para que as empresas se adequassem ao processo e compreendessem o funcionamento na prática. O governo federal também disponibilizou uma ferramenta que permite a consulta de possíveis inconsistências e divergências de dados.

O principal ponto a ser compreendido é que a legislação não sofreu alterações e nem surgiram novas obrigações, apenas foi criada uma plataforma que unifica e simplifica a coleta dos dados que já são obrigatórios. Todas as informações serão acessadas online, e atrasos ou equívocos poderão ser penalizados no futuro, com multas ou complicações administrativas.

Confira como se adequar ao eSocial

Para facilitar o processo de adequação, algumas providências podem ser tomadas. Primeiro, a empresa deve adotar sistemas eletrônicos que sejam compatíveis com o eSocial. Apesar de boa parte das informações hoje em dia já ser eletrônica, esses sistemas costumam ser simples, para uso interno da organização. O governo ainda não revelou se vai criar um software próprio para o eSocial.

Em seguida, os responsáveis pelo envio das informações devem conhecer o ambiente de testes que está disponível, avaliando se os dados são compatíveis na maneira que vão ser exportados. O cadastro das informações deve ser feito no próprio sistema atual da empresa e transmitido em seguida para a plataforma do governo.

Para facilitar o cadastro, vale a pena que as empresas já atualizem as informações cadastrais de seus colaboradores antecipadamente, seguindo os níveis de detalhamento exigidos pelo eSocial. Estando com as informações em dia, na hora de cadastrar, o processo fica muito mais fácil.

Por fim, antes de começar o processo no sistema, é recomendável que os dados sejam todos revisados. Isso vai evitar que inconsistências sejam encontradas, causando atrasos ou erros. Durante a implementação do eSocial, as empresas ainda vão gerar guias pelo sistema que usam atualmente, então, os dois processos vão precisar ser conciliados durante um tempo.

Conheça as vantagens do novo sistema

Apesar do trabalho para se adequar ao novo sistema, as mudanças positivas já poderão ser vistas na comunicação interna das empresas, que vão ter que funcionar de forma mais unificada, alinhando os diversos setores e as suas informações. As organizações que têm setores terceirizados, como a contabilidade, também vão precisar se alinhar e trocar informações. Isso vai trazer agilidade.

A adaptação e o cadastro das informações vão durar todo o segundo semestre de 2018. Vale lembrar que o prazo para a última fase é janeiro de 2019. O novo sistema, depois de implementado, também significará menos tempo de trabalho e, consequentemente, redução de custos, já que apenas alguns dados precisarão ser atualizados mensalmente.

Apesar de parecer uma dor de cabeça agora, em um futuro próximo, o eSocial vai trazer apenas vantagens para empregadores e empregados. Menos burocracia e maior integração e agilidade para os diversos setores da empresa, além da diminuição do trabalho com papelada e segurança dos dados: esses são alguns dos benefícios que vão poder ser colhidos.

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