Como organizar o departamento pessoal e centralizar as informações dos funcionários

Como organizar o departamento pessoal e centralizar as informações dos funcionários

Tempo de leitura: 7 minutos

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O processo de admissão de um novo colaborador envolve muitos documentos, que devem ser digitalizados e incluídos no sistema. Esses dados precisam ser atualizados ao longo do tempo e centralizados, caso seja preciso consultá-los enquanto o funcionário está com a empresa ou mesmo após o desligamento.

O problema é que muitas organizações ainda têm esses dados salvos em formulários ou planilhas, sem integração entre si. E aí a atualização deles se torna algo complexo. Manter os dados sem centralização também compromete a segurança das informações, que podem acabar acessadas por quem não deveria.

Além disso, esses dados devem ser atualizados e centralizados para atender as exigências legais. Por isso, é essencial que o departamento pessoal esteja atento e consiga acompanhar o crescimento da empresa, mantendo as informações dos colaboradores organizadas e centralizadas.

Neste post, entenda mais sobre a importância de centralizar as informações dos seus funcionários.

O que é Departamento Pessoal?

O departamento pessoal nada mais é do que o setor organizacional especializado na gestão dos funcionários de uma empresa. Ele é responsável por: gerenciar a folha de pagamento, férias, gratificação natalina, benefícios previdenciários, atestados, marcação de ponto e eventuais passivos trabalhistas, entre outros.

Ou seja, é o setor incumbido das questões essencialmente burocráticas de seus colaboradores, em especial no que se refere as normas trabalhistas. Além de garantir a emissão e o gerenciamento correto de documentos, seja no setor interno, com o próprio funcionário, ou externo, de prestação de informações ao Estado.

Como organizar o departamento pessoal?

Você sabe Como organizar o departamento pessoal e quais são as responsabilidades do DP? Abaixo listamos as principais responsabilidades e como gerenciá-las, confira:

1. Documentação dos profissionais

Desde o momento em que o candidato ingressa na empresa até sua rescisão, o DP é o setor responsável por arquivar, manter e organizar toda esta documentação, que deve ser facilmente acessada. 

Realiza as anotações de praxe em CTPS, elabora o próprio contrato individual trabalhista (de acordo com as especificações legais e o molde da relação) e as folhas de pagamento tão esperadas mês a mês, de modo a formalizar tudo quanto seja exigido para fins de regularização empresarial sob os critérios governamentais.

2. Relacionamento com os funcionários da empresa

Nesse norte, o DP também tem a função de simplificar os processos e sanar dúvidas, criando um ambiente mais fluido e acessível, a par do excessivo rigor técnico muitas vezes incompreendido pelas partes envolvidas.

Por isso, precisa contar com profissionais que possuem competência interpessoal, para que se estabeleça uma relação de clareza, entendimento e confiança entre o DP e o funcionário.

3. Anotação de frequência

Também é função do DP o controle efetivo de jornada, em que serão extraídas possíveis horas-extras, adicionais noturnos, horas negativas ou positivas em bancos de horas e indenizações por intervalos que talvez  não tenham sido observados.

Esse controle representa, muito além da organização interna, um dos deveres mais importantes perante os órgãos trabalhistas, pois constitui ônus da prova da empresa a anotação da jornada de todo o contrato, em caso de ação trabalhista.

4. Folha de pagamento

O departamento pessoal é responsável pelo ato da remuneração, que inclui salário, décimo terceiro, recolhimentos fiscais (imposto de renda e contribuição sindical, se for o caso) e previdenciários (INSS e FGTS), gratificações e tudo que tenha que ser pago.

5. Concessão de licenças e férias

É justamente ele o responsável por administrar qualquer tipo de afastamento do funcionário, por via de licenças pelo INSS, atestados ou férias. Logo, além de controlar a regularidade do afastamento e seus prazos, documentar o trâmite, faz a intermediação com os órgãos públicos e depois repassa a situação à folha de pagamento.

7. Representação perante órgãos estatais

Além de emitir os documentos requisitados às autoridades, cumprindo com a rotina fiscal descrita em lei, é ele quem verdadeiramente dialoga com as instituições oficiais quando é necessário.

Por que centralizar as informações dos coloradores no DP?

Visto que o departamento pessoal possui várias tarefas e documentos, centralizar as informações dos funcionários é peça chave para garantir um bom trabalho. Confira abaixo 4 motivos para centralizar as informações no Departamento Pessoal.  

Para facilitar o acesso às informações

Uma das principais vantagens de centralizar as informações dos seus colaboradores é ter um acesso facilitado a esses dados quando for necessário. Em um único sistema, você consegue ter documentos de contratação, folha de pagamento, benefícios e mais. E pode buscá-los rapidamente.

Para o departamento pessoal, é algo que representa ganho de tempo, melhora o fluxo de trabalho e diminui a burocracia de procurar informações em diversos canais. Em resumo, significa mais produtividade.

Para controlar processos

Centralizar as informações dos seus colaboradores ajuda a integrar processos e pessoas e fica mais fácil ter controle sobre o que acontece na empresa. Quando os dados dos colaboradores não são observados de perto, o resultado pode ser desastroso: processos demorados e retrabalho são alguns problemas.

Com as informações centralizadas, no entanto, os funcionários estão sempre cientes das suas atribuições. Assim, menos processos atrasam ou precisam ser refeitos.

Para repassar informações ao governo

A empresa precisa passar uma série de informações ao governo sobre seus colaboradores, o que se torna mais fácil quando as informações estão em um só lugar.

O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), por exemplo, deve ser enviado diariamente e mensalmente. Ele fala sobre as admissões e demissões de cada dia e mês. É um dado importante pois fornece insumos para o Ministério do Trabalho, que elabora programas de emprego.

Não enviar o CAGED ao governo pode impedir o recebimento do seguro desemprego pelo funcionário, que por sua vez pode processar a empresa. Também pode impedir o recebimento do abono do PIS.

Já a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) deve ser repassada anualmente, incluindo todas as informações do CAGED no ano e também colaboradores temporários e avulsos. Ao contrário do CAGED, precisa ser enviado mesmo que a empresa não tenha nenhum funcionário.

A SEFIP (Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) reúne informações dos colaboradores, enviando-as para o FGTS e Previdência Social. É obrigatório até o dia 7 do mês seguinte e não enviá-lo está sujeito a multa.

Para adequar-se ao eSocial

Com o eSocial, todas as informações dos colaboradores devem estar corretas e atualizadas. O sistema não aceitará mais dados retroativos, e a empresa precisa informar os dados atualizados para que o sistema os valide. Para quem já tem tudo centralizado, por outro lado, a adequação será bem mais fácil.

Como centralizar todas as informações dos funcionários?

Se você está convencido da importância de centralizar as informações dos seus funcionários, mas ainda usa planilhas ou bancos de dados sem integração, talvez esteja se perguntando: como centralizar todas as informações e repassá-las ao eSocial sem problemas? A resposta é: usando tecnologia, como por exemplo, softwares de gestão de departamento pessoal, que integram todas as áreas e informações do departamento pessoal.

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