A importância de centralizar as informações dos funcionários no Departamento Pessoal

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O processo de admissão de um novo colaborador envolve muitos documentos, que devem ser digitalizados e incluídos no sistema. Esses dados precisam ser atualizados ao longo do tempo e centralizados, caso seja preciso consultá-los enquanto o funcionário está com a empresa ou mesmo após o desligamento.

O problema é que muitas organizações ainda têm esses dados salvos em formulários ou planilhas, sem integração entre si. E aí a atualização deles se torna algo complexo. Manter os dados sem centralização também compromete a segurança das informações, que podem acabar acessadas por quem não deveria.

Além disso, esses dados devem ser atualizados e centralizados para atender as exigências legais. Por isso, é essencial que o departamento pessoal esteja atento e consiga acompanhar o crescimento da empresa, mantendo as informações dos colaboradores organizadas e centralizadas.

Neste post, entenda mais sobre a importância de centralizar as informações dos seus funcionários.

Para facilitar o acesso às informações

Uma das principais vantagens de centralizar as informações dos seus colaboradores é ter um acesso facilitado a esses dados quando for necessário. Em um único sistema, você consegue ter documentos de contratação, folha de pagamento, benefícios e mais. E pode buscá-los rapidamente.

Para o departamento pessoal, é algo que representa ganho de tempo, melhora o fluxo de trabalho e diminui a burocracia de procurar informações em diversos canais. Em resumo, significa mais produtividade.

Para controlar processos

Centralizar as informações dos seus colaboradores ajuda a integrar processos e pessoas e fica mais fácil ter controle sobre o que acontece na empresa. Quando os dados dos colaboradores não são observados de perto, o resultado pode ser desastroso: processos demorados e retrabalho são alguns problemas.

Com as informações centralizadas, no entanto, os funcionários estão sempre cientes das suas atribuições. Assim, menos processos atrasam ou precisam ser refeitos.

Para repassar informações ao governo

A empresa precisa passar uma série de informações ao governo sobre seus colaboradores, o que se torna mais fácil quando as informações estão em um só lugar.

O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), por exemplo, deve ser enviado diariamente e mensalmente. Ele fala sobre as admissões e demissões de cada dia e mês. É um dado importante pois fornece insumos para o Ministério do Trabalho, que elabora programas de emprego.

Não enviar o CAGED ao governo pode impedir o recebimento do seguro desemprego pelo funcionário, que por sua vez pode processar a empresa. Também pode impedir o recebimento do abono do PIS.

Já a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) deve ser repassada anualmente, incluindo todas as informações do CAGED no ano e também colaboradores temporários e avulsos. Ao contrário do CAGED, precisa ser enviado mesmo que a empresa não tenha nenhum funcionário.

A SEFIP (Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) reúne informações dos colaboradores, enviando-as para o FGTS e Previdência Social. É obrigatório até o dia 7 do mês seguinte e não enviá-lo está sujeito a multa.

Para adequar-se ao eSocial

Com o eSocial, todas as informações dos colaboradores devem estar corretas e atualizadas. O sistema não aceitará mais dados retroativos, e a empresa precisa informar os dados atualizados para que o sistema os valide. Para quem já tem tudo centralizado, por outro lado, a adequação será bem mais fácil.

Como centralizar todas as informações dos meus funcionários?

Se você está convencido da importância de centralizar as informações dos seus funcionários, mas ainda usa planilhas ou bancos de dados sem integração, talvez esteja se perguntando: como centralizar todas as informações e repassá-las ao eSocial sem problemas? A resposta é: usando tecnologia, como por exemplo, softwares de gestão de departamento pessoal, que integram todas as áreas e informações do departamento pessoal.

 

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