Entenda quais são as vantagens do contracheque online

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O mundo é cada vez mais digital e essa tendência vem se firmando também no ambiente corporativo. Tanto é que, gradativamente, as empresas têm optado por informatizar processos e digitalizar documentos relevantes.

Um exemplo desse movimento é a mudança do tradicional contracheque ou holerite de papel para contracheque online com adoção de softwares especializados que aprimoram as atividades de Recursos Humanos (RH) e implementam novas ações estratégicas.

Amplamente utilizado na esfera pública há alguns anos e com eficácia já comprovada, o documento digital vem ganhando espaço também nas pequenas, médias e grandes empresas por apresentar inúmeras vantagens.

A troca do método de documentação exige tempo e investimento, mas não é difícil. Com a assessoria adequada, você poderá fazer a transição do contracheque de papel para o contracheque online e obter muitos benefícios. Confira abaixo a lista que preparamos e conheça alguns deles:

Custos operacionais menores

Os cálculos referentes aos vencimentos e descontos de um funcionário são elaborados e cheios de peculiaridades. Eles demandam tempo, atenção e grande esforço de pessoal para serem feitos no prazo adequado e da forma correta.

No mundo dos negócios, tempo é dinheiro. E os contracheques online promovem corte nos custos tanto pela redução de horas empenhadas em sua estruturação quanto no número de funcionários designados para tal responsabilidade.

Além disso, eles ainda significam economia, já que dispensam a impressão e até mesmo os gastos com logística de distribuição, que são bem altos.

Enquanto o documento de papel precisa ser impresso, selado e enviado para seu dono, o online chega ao empregado em apenas um clique e é ecologicamente sustentável, já que não utiliza folhas, tinta e maquinário.

Risco de erro humano reduzido

Os contracheques feitos de forma manual são mais propensos a apresentar erros do que os gerados por meio de softwares especializados.

O homem é passível de falhas e, como os detalhes são muitos e as particularidades também, a chance de imprecisão existe não só no momento do cálculo, como também na hora de lançar os valores.

Utilizando a versão digital do documento, o empregador se resguarda de possíveis multas ou entraves jurídicos que podem surgir e garante que seus empregados tenham documentos feitos de maneira mais ágil e correta.

Atuação dentro da lei

A distribuição do contracheque online, além de vantajosa, está dentro da lei. É comum que surjam dúvidas, mas a medida pode e deve ser incorporada à rotina das empresas, desde que alguns pontos importantes sejam observados.

O empregador deve garantir que todos os funcionários tenham acesso ao computador no ambiente de trabalho, para permitir que tenham acesso ao documento pessoal de forma prática e segura.

O contracheque pode ser disponibilizado via e-mail ou então ser acessado por meio de uma plataforma específica, a partir de login e senha intransferíveis.

A documentação online dispensa o arquivamento de recibos ou versões impressas, pois é amplamente aceita pelos órgãos fiscalizadores. Em caso de depósito do salário ou transferência para a conta do empregado, a empresa fica isenta da necessidade de reter recibo de pagamento assinado pelo funcionário.

Manutenção de dados acessíveis

O empregador deve manter todos os dados e documentos relativos aos seus funcionários disponíveis para consulta ou solicitação.

Suponha, por exemplo, que seu empregado precise da cópia de um contracheque mais antigo, ou que você mesmo queira checar algo referente a aumento salarial, pagamento de férias ou desconto do plano de saúde.

Levantar esses dados será muito mais fácil caso você tenha todos os contracheques online disponibilizados em um software automatizado. A busca por essas informações tão importantes será mais ágil e o armazenamento dos dados mais seguro e duradouro.

Gestão correta da folha de pagamento

Um dos principais desafios do pequeno e médio empreendedor é organizar e gerir corretamente a folha de pagamento dos funcionários. Isso é extremamente importante, pois pode definir os rumos da empresa.

É necessário que todos os dados sejam calculados e lançados corretamente, e que o empregador consiga ter projeções de custos futuros, como 13º salário, eventuais indenizações e pagamento de férias para manter sempre um fundo de reserva adequado.

Saber quanto vai gastar no futuro ajuda a definir metas e traçar estratégicas e, por isso, todo empreendedor deve conhecer qual é seu custo com todos os funcionários.

A organização evita que os custos acabem sendo ainda maiores do que o esperado e fazer a gestão da folha por meio de um software de gestão que emite contracheques online é mais ágil e fácil.

Basta inserir as informações dos colaboradores, como nome, cargo que ocupa na empresa, salário-base, horas extras, desconto de benefícios, como vale-transporte, plano de saúde, vale-alimentação, vale-refeição, auxílio-creche, que todos os cálculos serão feitos de maneira correta.

Sabendo exatamente qual o custo com funcionários e a projeção de gastos futuros, o empreendedor pode programar investimentos ou ter um raio-X real da situação financeira da empresa. O ideal é que a folha não custe mais do que 40% da receita, para que não haja risco de endividamento.

Pagamento adequado de impostos

Os impostos e contribuições obrigatórias podem sofrem alterações todos os anos e, por isso, é primordial estar sempre por dentro. As alíquotas mudam de acordo com a faixa salarial e cometer um erro no pagamento dos tributos é grave e prejudicial à empresa e ao funcionário.

Utilizando o contracheque online, todos os valores são calculados por meio do software, que atualiza as porcentagens da forma correta, e é atualizado de acordo com mudanças nas regras.

As vantagens do contracheque online são inúmeras, tanto para o empregado quanto para o empregador. Agilidade, economia, dados acurados e com segurança são fatores relevantes e que devem ser levados em consideração pelo empreendedor na hora de tomar uma decisão. O contracheque digital oferece todas elas, desde que usado da forma correta e com a assessoria adequada.

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