eSocial: como o RH é afetado? Tudo o que você precisa saber!

eSocial: como o RH é afetado? Tudo o que você precisa saber!

O eSocial representou uma verdadeira revolução quanto ao modo que as empresas têm de tratar suas relações com funcionários e transmitir as informações ao governo  e demais órgãos participantes do eSocial para o cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias.

Administradores, profissionais de RH e escritórios de contabilidade  adequaram suas rotinas às exigências do sistema, afinal, ele passou a ser obrigatório para pequenas e médias empresas em junho de 2018.

Neste artigo, elaboramos um guia completo para que você entenda de vez o funcionamento do eSocial, desvendando por completo os mitos envolvendo a plataforma, bem como o que mudou a partir de sua vigência. Acompanhe!

O que é o eSocial?

Em poucas palavras, o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma folha de pagamento digital vinculada ao software que as empresas já usam para executar a atividade atualmente.  

Trata-se de um programa governamental que unificou em um sistema o processo de fechamento de folha e, assim, facilitou o cumprimento das obrigações trabalhistas. Para fins fiscais e jurídicos, a ferramenta é vinculada à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica Federal.

Como funciona o eSocial para pequenas e médias empresas?

O funcionamento do sistema é simples: o profissional de RH envia a ele, de uma só vez, as informações sobre colaboradores necessárias ao CAGED, GFIP, RAIS e outros órgãos federais que mediam a relação entre empregador e empregado.

As informações compõem eventos sobre:

  • Admissões e desligamentos;
  • Horas trabalhadas;
  • Alterações salariais;
  • Folha de pagamento.

Cada evento tem um prazo de envio conforme a sua natureza. Por exemplo: dados de admissões podem ser enviados para o E-Social até o dia anterior à admissão. Quanto às demissões, os dados devem ser submetidos com até 10 dias seguintes à data do desligamento, desde que não ultrapasse a data de envio do evento S-1200 – Remuneração, para o empregado a que se refere o desligamento. Informações relativas à folha de pagamento, por outro lado, deverão ser submetidas até o dia 15 do mês subsequente. Dessa forma, o recolhimento de tributos e do FGTS está assegurado.

Ele muda por completo como tais atribuições devem ser tratadas, uma vez que sua comprovação passa a ser bem mais rigorosa. A ideia é que a medida reforce a proteção dos direitos dos empregados brasileiros que trabalham sob o regime da CLT, evitando que as instituições deixem de arrecadar valores aos quais fazem jus e driblem a legislação, recolhendo menos encargos do que o originalmente devido.

Quais foram os impactos do eSocial no RH?

A implantação do sistema deixou as relações entre empregadores e colaboradores mais transparentes, sendo isso um fator especialmente importante para aquelas companhias que não contavam com um efetivo controle das rotinas de trabalho do RH.

Adaptar-se ao novo sistema foi mais complicado para quem ainda não utilizava softwares voltados para a gestão do departamento pessoal. Veja abaixo os principais impactos no setor:

Aumento de eficiência

O primeiro efeito que os departamentos de Recursos Humanos sentiram com o eSocial foi a necessidade de serem eficientes em relação aos apontamentos sobre os funcionários.

Toda a gestão — que em empresas pequenas costuma ser feita por meio de planilhas e em empresas grandes é, comumente, realizada em um software — foi aprimorada para que o programa não seja alimentado com nenhuma informação incorreta. Caso contrário, o erro será acusado e a empresa terá de arcar com as consequências.

De forma geral, as pessoas jurídicas se tornaram menos propensas a incorrer em passivos fiscais e trabalhistas, pois os direitos do trabalhador ficam mais resguardados.

Essa característica confere importância adicional ao departamento de Recursos Humanos, transformando-o em uma área que zela diretamente pelos resultados financeiros da empresa.

Não que antes o RH já não tivesse impacto nos resultados, mas após a mudança, foi mais fácil para os gestores assimilarem o quanto esse setor pode evitar de prejuízo com o uso correto do eSocial.

Conhecimento da legislação trabalhista

O segundo efeito do eSocial nas organizações é a necessidade de que os gestores de todas as áreas tenham conhecimento significativo sobre a legislação trabalhista brasileira. Os gestores de algumas áreas desconhecem muitos dos requisitos básicos da lei e acabam transferindo toda a responsabilidade para os profissionais de DP — o que pode causar certa vulnerabilidade.

A partir do momento em que o sistema governamental entrou em vigor em junho de 2018, se tornou essencial que todos os gestores sempre saibam, por exemplo, como conduzir admissões e desligamentos.

Integração com segurança e medicina do trabalho

Além da aproximação entre Departamento Pessoal, Contabilidade e Jurídico, a empresa também ficou mais integrada com a Segurança e Medicina do Trabalho. Isso porque alguns eventos do eSocial, como admissão do trabalhador, comunicação de acidente de trabalho e monitoramento da saúde do trabalhador têm um canal direto com os profissionais do SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho).

Quais são as principais exigências do eSocial?

O manejo correto do sistema exige o cumprimento de certas formalidades e prazos. Obtendo êxito, o empresário estará de acordo com a lei, evitará dores de cabeça e possíveis ações trabalhistas ou multas no futuro.

Colaboradores engajados e treinados, portanto, são capazes de lidar bem com o sistema e estarão aptos a alimentá-lo corretamente e de maneira eficiente. Para isso, alguns cuidados devem ser tomados!

1. Admissões e demissões

Qualquer admissão de funcionário pode ser transmitida ao eSocial até um dia anterior à admissão. Caso a admissão não ocorra, todo o processo pode ser cancelado na plataforma.

Avisos prévios devem ser informados no sistema e informações sobre demissões devem ser informadas ao Governo Federal por meio do sistema em até dez dias após a data do desligamento (no caso de aviso prévio indenizado).

2. Jornada de trabalho

A duração da jornada de trabalho é outra informação que deve constar no eSocial, já que apenas assim é possível identificar e computar corretamente faltas, horas extras, adicionais, intervalos e monitorar possíveis bancos de horas. Alterações de horários devem ser informadas mesmo que o trabalhador não faça marcação de ponto.

3. Alterações salariais

Qualquer alteração de salário deve ser informada no sistema em até 15 dias subsequentes ao acontecimento, desde que não ultrapasse o período do fechamento da folha, pois a informação tem que estar cadastrada para efetuar o cálculo. 

Vale anotar ainda que a Folha de Pagamento deve ser cadastrada no dia 15 de cada mês. Caso o novo salário não conste no sistema até aquela data, não será possível registrá-la — o que pode causar problemas para o empreendedor.

4. Equiparação de benefícios

Se você tem colaboradores que realizam a mesma função, mas que recebem salários muito diferentes, pode ter problemas com o sistema do governo.

Da mesma forma, todos os funcionários devem receber os mesmos benefícios. Não se pode dar um bônus a um colaborador e a outro não, pois isso pode ser entendido pelo sistema como uma espécie de complemento do salário.

5. Inclusão de estagiários

As informações de estagiários, que antigamente podiam ser controladas pelas universidades, também devem ser feitas no eSocial, incluindo relatórios e uma pessoa responsável pelo estagiário. Por isso, tenha atenção também aos estagiários, reunindo as informações sobre eles para enviar ao sistema.

6. Direitos trabalhistas

Verifique se a empresa está cumprindo todos os direitos trabalhistas dos seus colaboradores, como férias, descanso semanal remunerado, descanso noturno, horas extras e tudo o que é previsto pela Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).

Com o eSocial, é mais fácil os órgãos fiscalizadores avaliarem se esses direitos trabalhistas estão sendo pagos aos funcionários ou não, e se são realizados no prazo devido.

Conheça algumas funcionalidades do eSocial

Um dos principais objetivos do sistema do governo é facilitar a gestão da vida do funcionário, diminuir a burocracia e eliminar, ao mesmo tempo, a inadimplência dos empreendedores.

O programa facilita a execução de algumas tarefas complicadas, no que diz respeito à gestão das informações e do ciclo de vida do funcionário CLT na empresa, contando com algumas funcionalidades especiais:

Consulta da qualificação cadastral do empregado

Sempre que o empregador for cadastrar algum empregado no eSocial, a ferramenta verifica automaticamente se existem divergências entre os dados que constam nas bases do Cadastro de Pessoas Físicas e do Número de Identificação Social.

Fechamento de Folha de Pagamento

A empresa consegue fechar a folha de pagamentos diretamente pelo portal. É preciso entrar no menu correspondente, selecionar o ano e o funcionário sobre quem deseja informar os dados do pagamento. Neste documento, irá constar informações como salário, descontos, data de pagamento do salário e benefícios do INSS, etc.

Informar rendimentos

É possível realizar o informe de rendimentos dos funcionários diretamente pelo eSocial. O sistema facilita a apuração do Imposto de Renda pela Receita Federal, tornando assim o processo mais transparente.

Mudança de dados cadastrais

Também é possível de forma fácil adicionar ou alterar os dados cadastrais da empresa junto ao Governo. Basta ir em “Dados do empregador/contribuinte” no menu “Empregador”. 

Mudanças com a Reforma Trabalhista

As novas diretrizes alteraram mais de 100 artigos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A partir de sua sanção presidencial, a relação entre empregados e empregadores foi amplamente modificada, principalmente porque os acordos firmados prevalecerão sobre a lei — o que até então não acontecia.

A justificativa foi atualizar e modernizar as relações trabalhistas, além de flexibilizar e estimular a livre negociação. No entanto, foram realizadas alterações substanciais. Veja as principais!

Multa por empregados não registrados

O valor passou para R$ 3 mil por trabalhador, mas microempresas e empresas de pequeno porte (EPPs) pagam R$ 800. A visita dupla para autuação foi excluída. Caso os dados do empregado deixem de ser repassados, a multa é de R$ 600.

Extinção das horas de deslocamento

Esse período deixou de ter pagamento obrigatório, mesmo que o transporte seja fornecido pelo empregador ou se a empresa estiver em local de difícil acesso.

Aumento da jornada parcial

A carga horária aumentou de 25 para até 30 horas por semana, com a autorização de mais 6 horas suplementares para jornadas de 26 horas semanais. A compensação pode ser feita na semana seguinte e foi permitido ao empregado vender 1/3 das férias.

Compensação e banco de horas

A compensação semestral pode ocorrer se estiver prevista em acordo individual de trabalho. A jornada de 12 x 36 horas requer autorização por negociação coletiva. As horas extras ainda devem ser pagas, mas a empresa deve apenas o adicional que descumprir os requisitos legais para compensação.

Intervalo de alimentação e repouso

O período descumprido deverá ser pago com acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal como forma de indenização. O intervalo pode ser reduzido para 30 minutos se houver acordo ou convenção coletivos.

Fracionamento de férias

As férias podem ser fracionadas em até 3 períodos, sendo que um deve ter, pelo menos, 14 dias e os outros, 5 dias. O início das férias não pode ocorrer nos dois dias anteriores a feriado ou dia de repouso semanal remunerado.

Existem outras mudanças impostas pela reforma trabalhista. No entanto, essas foram as que mais influenciaram as relações existentes em pequenos e médios empreendimentos.

Quais os benefícios do eSocial para as empresas?

Muitas empresas consideraram o programa um problema, enquanto ele é, na verdade, uma oportunidade. O novo sistema trouxe mudanças que diminuem a burocracia, acaba com a papelada no escritório e permite integrar diversas áreas da empresa.

Muitos empresários tiveram uma reação negativa ao programa por causa da adaptação que foi necessária em sua implementação. Mas isso é um erro, já que o sistema foi ao encontro das necessidades das empresas, que por muito tempo reclamaram de processos complicados na hora de enviar informações ao governo. Agora, tudo pode ser feito online, o que tornou as informações muito mais confiáveis.

Integração

Um dos principais benefícios do eSocial é a integração entre diversas áreas da empresa, como RH, contabilidade, departamento pessoal, dentre outras.

Assim, evita-se a repetição de informações como acontecia antes, quando diversas equipes da empresa forneciam os mesmos dados diversas vezes. As informações ficam disponíveis no sistema para órgãos como Caixa Econômica, Ministério da Previdência Social, INSS e Ministério do Trabalho e emprego, dentre outros.

Processos mais transparentes

Com o eSocial, os processos da sua empresa tornaram-se mais transparentes para todos: tanto para o governo e instituições financeiras quanto para seus clientes e fornecedores. Todos podem comprovar que a empresa é idônea e confiável.

Menos burocracia

Com o sistema, não é mais preciso preencher formulários diferentes, levando ao fim complicações como CAGED e RAIS. Agora, a empresa transmite essas informações pelo seu sistema de folha de pagamento, para que os órgãos governamentais verifiquem. Informações sobre FGTS, aviso prévio, acidentes de trabalho, pagamento e outras são  realizadas da mesma forma. Assim, você tem menos burocracias para resolver.

Direitos trabalhistas

Cumprir os direitos devidos aos funcionários só traz benefícios: os colaboradores trabalham com produtividade e você não se preocupa com multas e passivos trabalhistas.

Mas onde entra o eSocial? Bem, o sistema do governo pode ajudar muito nessa questão, pois a ideia foi facilitar o cumprimento desses direitos. Isso porque o histórico do colaborador fica vinculado ao seu CPF no novo sistema, de modo que é mais fácil fazer um pedido de aposentadoria, por exemplo.

Recuperação de dados

Com o eSocial você também evita multas e penalidades, já que as informações transmitidas ao sistema ficam gravadas e podem ser acessadas mais tarde. Caso haja alguma dúvida por parte do governo, das empresas ou dos funcionários, as informações podem ser acessadas e comprovadas.

Como o RH pode se adequar ao eSocial?

A palavra-chave para se garantir uma adaptação rápida e simples é modernização. Com o sistema, rotinas manuais e “jeitinhos” perderam espaço para a tecnologia e a eficiência nos processos de Departamento Pessoal.

Um bom começo é adotar um software de RH que facilite a troca de informações com o eSocial (caso você ainda não tenha um). A rotina do Departamento Pessoal ficará mais eficiente e inteligente — e o profissional de RH terá menos dor de cabeça com as planilhas.

Sistemas informatizados são capazes de acabar com problemas comuns na maioria das instituições: busca por contratos, histórico de funcionários, perdas de prazo e falta de backup, sendo uma das maneiras mais eficientes de se unificar e gerenciar informações que alimentam o eSocial.

A digitalização de documentos permite que eles sejam acessados por qualquer sistema (devidamente autorizado) em qualquer lugar: isso também faz com que o departamento de RH otimize seus processos e ganhe em segurança, já que papéis podem sumir ou deteriorar com o tempo.

Além da economia gerada com a atitude do ponto de vista ambiental (com a diminuição do uso de papel e tinta), a mudança também pode promover um maior engajamento entre o RH e os departamentos de contabilidade, jurídico e de TI do empreendimento.

Quais foram as alterações do eSocial durante a Pandemia?

Devido a Pandemia causada pelo Covid-19, a Portaria Conjunta nº. 76 trouxe algumas alterações no cronograma para as empresas do 1º Grupo (Empresas com faturamento anual superior a 78 milhões) e as do 3º Grupo (Empregador optante pelo Simples Nacional, empregador Pessoa Física, exceto doméstico, Produtor Rural e entidade sem fins lucrativos). Alguns eventos foram adiados, confira abaixo:

  • 1º Grupo: os eventos de SST, que está previsto para iniciar a partir de 08 de junho de 2021;
  • 3° Grupo: os eventos de Folha de Pagamento agora estão previstos para iniciar a partir do dia 10 de maio de 2021;
  • Os órgãos públicos federais e as organizações internacionais (grupo 4) iniciarão a 1ª fase em 8 de julho de 2021.

Qual o futuro do eSocial?

A Medida Provisória 881/2019 prevê que o eSocial será substituído por um sistema simplificado de informações digitais de obrigações previdenciárias e trabalhistas. Isso surgiu por meio da Lei da Liberdade Econômica (Nº 13.874/2019), que trouxe algumas medidas para proteger a livre iniciativa e o livre exercício da atividade econômica. Confira abaixo:

“Art. 16. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) será substituído, em nível federal, por sistema simplificado de escrituração digital de obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais.”

Diante de tantas promessas de uma possível extinção do programa, muitas dúvidas surgiram sobre as possíveis alterações. Contudo, em Abril de 2020, foram definidas as mudanças que esclareceram essas questões. Portanto, o eSocial não será extinto. Com o objetivo de não desperdiçar os esforços das organizações para se adaptarem ao sistema, a estrutura de transmissão e recebimento de dados não foi alterada. A simplificação ficou limitada apenas aos seguintes fatores:

  • Flexibilização nas exigências;
  • Mudanças nos eventos;
  • Novo cronograma e leiaute.

Alterações no leiaute

Veja abaixo as principais alterações no leiaute do eSocial:

  • O CPF será única identificação do colaborador no sistema e, dessa forma, a empresa não precisará inserir outros dados cadastrais, como PIS e Pasep;
  • Foram excluídos os pedidos de informações que já constam nas bases de dados do governo federal, como os números do Registro Geral (RG) e da Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
  • Se tornou possível  a exclusão de um evento após a baixa da empresa; 
  • Foi permitido a utilização de rubricas próprias para empregadores que se tornaram MEI;
  • Adequações no cálculo dos totalizadores de FGTS;
  • Os totalizadores do FGTS S-5003 e S-5013 foram ajustados para atender a Portaria SEPRT nº 950/2019.

Entendeu como funciona o programa e tirou todas as suas dúvidas? Se a sua empresa ainda está entrando neste processo, você pode baixar o nosso guia prático de adaptação ao eSocial.

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Equipe Convenia

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