eSocial: Guia Estratégico para o RH

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O eSocial, uma das maiores mudanças no cenário dos Recursos Humanos e da Contabilidade das empresas nos últimos tempos, chegou para ficar. Profissionais de Departamento Pessoal e contadores já vêm sentindo o impacto que as inovações da plataforma promovem em suas rotinas de trabalho.

Como a gestão das informações dos colaboradores e da folha de pagamento de uma empresa brasileira são atividades complexas, é comum que muitas pessoas da área se sintam inseguras e que fiquem com alguns pontos de interrogação na cabeça no que compete ao funcionamento desse novo programa governamental.

É por isso que aqui, no blog do Convenia, decidimos elaborar o Guia Estratégico do eSocial para o RHum manual definitivo para que você entenda tudo sobre o programa e consiga extrair o melhor que a plataforma tem para oferecer. Siga a leitura e descubra como agir com a mudança no dia a dia do seu escritório provocada pelo sistema!

O que é o eSocial

Antes de destrinchar as particularidades da plataforma, vamos começar definindo exatamente o que ela é. O eSocial é um projeto nascido dos esforços conjuntos da Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal, Ministério da Previdência Social e Ministério do Trabalho a ser executado com a criação de um sistema integralmente online, capaz de guardar e fornecer aos órgãos informações oficiais sobre os funcionários.

A ideia é que dados cadastrais, férias, benefícios, relógio de ponto, desligamentos, entre outros, fiquem catalogados no eSocial para que, posteriormente, sejam processados na Folha de Pagamento e consultados a qualquer momento — online.

A medida busca proteger, de forma mais eficiente, os direitos trabalhistas dos funcionários brasileiros que trabalham sob o regime de carteira assinada, evitando que as empresas façam gambiarras ou deem algum “jeitinho” para driblar a legislação e arcar com menos encargos.

Assim que entrar em pleno vigor, todos os softwares de folha de pagamento que as empresas e escritórios de Contabilidade brasileiros usam deverão se comunicar com o software governamental obrigatoriamente.

Vale lembrar que, após algumas mudanças de calendário e atrasos nas datas previstas inicialmente, o programa começou a ser implementado em janeiro de 2018 e contará com três etapas — cada uma com cinco fases, sendo elas:

  • 1ª etapa: empresas com faturamento anual superior a 78 milhões. Período de janeiro de 2018 a janeiro de 2019;
  • 2ª etapa: demais empresas privadas restantes, inclusive MEI, optantes pelo SIMPLES e pessoas físicas que possuam qualquer número de empregados. Período de julho de 2018 a janeiro de 2019;
  • 3ª etapa: entes públicos. Período de janeiro de 2019 a julho de 2019.

Desta forma, todos os empresários deverão estar em dia com suas obrigações e contar com material e equipes devidamente adaptadas até janeiro de 2019, de forma que a transição para a plataforma e engajamento dos colaboradores inicie o quanto antes.

Como o eSocial vai mudar o RH

A implantação do eSocial pretende deixar relações entre patrões e empregados mais transparentes, sendo especialmente importante para aquelas companhias que não contam com um efetivo controle das rotinas de trabalho do RH.

Adaptar-se ao novo sistema pode ser mais complicado para quem ainda não digitalizou seus documentos ou conta com softwares voltados para a otimização da gestão de processos do negócio. Entenda como o eSocial vai causar mudanças no setor de RH das instituições.

Aumento na eficiência do RH

O primeiro efeito que os departamentos de Recursos Humanos sentirão com o eSocial será a necessidade de serem eficientes em relação aos apontamentos sobre os funcionários.

Toda a gestão — que em empresas pequenas costuma ser feita por meio de planilhas de Excel e em empresas grandes é, comumente, realizada em um software — terá de ser aprimorada para que o programa não seja alimentado com nenhuma informação incorreta. Caso contrário, o erro será acusado e a empresa terá de arcar com as consequências.

De forma geral, as pessoas jurídicas se tornarão menos propensas a incorrer em passivos fiscais e trabalhistas, pois os direitos do trabalhador serão mais resguardados.

Essa característica confere importância adicional ao departamento de Recursos Humanos, transformando-o em uma área que zela diretamente pelos resultados financeiros da empresa.

Não que antes o RH já não tivesse impacto nos resultados, mas agora será mais fácil para os gestores assimilarem o quanto esse setor pode evitar de prejuízo com o uso correto do eSocial.

Gestores de outras áreas com conhecimento sobre a legislação trabalhista

O segundo efeito do eSocial nas organizações é a necessidade de que os gestores de todas as áreas tenham conhecimento significativo sobre a legislação trabalhista brasileira.

O que acontece hoje é que, de acordo com o testemunho de profissionais de Departamento Pessoal, os gestores de algumas áreas desconhecem muitos dos requisitos básicos da lei e acabam transferindo toda a responsabilidade — o que causa certa vulnerabilidade.

A partir do momento em que o sistema governamental entrar em vigor, é importante que as organizações implementem procedimentos para que todos os gestores saibam, por exemplo, como conduzir admissões e desligamentos.

Integração da empresa com Segurança e Medicina do Trabalho

Além da aproximação entre Departamento Pessoal, Contabilidade e Jurídico, a empresa também ficará mais integrada com a Segurança e Medicina do Trabalho. Isso porque alguns eventos do eSocial, como admissão do trabalhador, comunicação de acidente de trabalho e monitoramento da saúde do trabalhador terão um canal direto com os profissionais do SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho).

Principais exigências da nova plataforma

O manejo correto do eSocial exige o cumprimento de certas formalidades e prazos. Obtendo êxito, o empresário estará de acordo com a lei, evitará dores de cabeça e possíveis ações trabalhistas ou multas no futuro.

Colaboradores engajados e treinados, portanto, serão capazes de lidar bem com o sistema e estarão aptos a alimentá-lo corretamente e de maneira eficiente. Para isso, alguns cuidados devem ser tomados!

Admissões e demissões

Qualquer admissão de funcionário deve ser devidamente cadastrada no eSocial até o final do dia anterior a sua contratação, devendo o responsável por ela habilitar a atividade até trinta dias antes da data prevista para o evento informado. Caso a admissão não ocorra, todo o processo pode ser cancelado na plataforma.

Avisos prévios devem ser informados no sistema e informações sobre desligamentos devem ser cadastradas em até um dia após sua ocorrência. As demissões serão informadas ao Governo Federal por meio do eSocial em até dez dias após a rescisão do contrato de trabalho (no caso de aviso prévio indenizado).

Jornada de trabalho

A duração da jornada de trabalho é outra informação que passará a constar no eSocial, já que apenas assim é possível identificar e computar corretamente faltas, horas extras, adicionais, intervalos e monitorar possíveis bancos de horas. Alterações de horários devem ser informadas mesmo que o trabalhador não faça marcação de ponto.

Alterações salariais

Qualquer alteração de salário deve ser informada no eSocial no dia subsequente ao acontecimento. Dados envolvendo tais mudanças serão cadastrados antes do envio do pagamento do novo salário.

Vale anotar ainda que a Folha de Pagamento deve ser cadastrada no dia 07 de cada mês. Caso o novo salário não conste no sistema até aquela data, não será possível registrá-la — o que pode causar problemas para o empreendedor.

Algumas funcionalidades do eSocial

Um dos principais objetivos do eSocial é facilitar a gestão da vida do funcionário, diminuir a burocracia e eliminar, ao mesmo tempo, a inadimplência dos empreendedores.

Assim que estiver em pleno funcionamento, o eSocial facilitará a execução de algumas tarefas complicadas, no que diz respeito à gestão das informações e do ciclo de vida do funcionário CLT na empresa, contando com algumas funcionalidades especiais!

Consulta da qualificação cadastral do empregado

Sempre que o empregador for cadastrar algum empregado no eSocial, a ferramenta vai automaticamente verificar se existem divergências entre os dados que constam nas bases do Cadastro de Pessoas Físicas e do Número de Identificação Social.

Cálculo de verbas rescisórias do empregado

Mediante ao input da data de rescisão (motivo da rescisão), o eSocial calcula automaticamente os valores correspondentes a saldo de salário, aviso prévio indenizado, 13º salário, férias proporcionais, terço constitucional de férias e salário família, baseados no valor do salário contratual do empregado.

Cálculo de Folha de Pagamento

Por meio do preenchimento de dados, como salário, Descanso Semanal Remunerado, adiantamento do 13º, férias, vale-transporte — adiantamento pago em dinheiro, salário-família e insuficiência de saldo, o sistema calcula automaticamente o valor do FGTS e dos tributos, bem como o valor relativo aos vencimentos.

Fechamento de Folha de Pagamento

Uma vez calculada a folha de pagamento, o FGTS e os tributos associados a ela poderão ser recolhidos por meio do eSocial em apenas uma guia (conforme a Lei Complementar nº 150/2015).

Detalhe importante: hoje em dia, é comum que as empresa fechem a folha de pagamento do mês corrente até o 5º dia útil do mês seguinte, prática que não será mais permitida com o advento do eSocial. Agora os DPs terão, obrigatoriamente, que alimentar a plataforma com os dados da folha até o último dia do mês corrente.

Gestão de Férias

Dentro do sistema, o operador consegue fazer a gestão das férias dos colaboradores: ele poderá programar as férias de um funcionário com antecedência máxima de 60 dias antes da data de vencimento.

Haverá um painel com colunas indicando período aquisitivo, quantidade de dias já programados, abono pecuniário, quantidade de dias disponíveis para programação e período de férias já programados. Além de todo esse controle, o sistema também produzirá o recibo para o pagamento de férias — lembrando que o prazo legal para pagamento de férias é de até dois dias antes do início do período de gozo.

O que seu RH pode fazer com a chegada do eSocial

A palavra-chave para se garantir uma adaptação rápida e simples é modernização. Com o eSocial, rotinas manuais e “jeitinhos” perderão espaço para a tecnologia e a eficiência nos processos de Departamento Pessoal.

Um bom começo seria adotar um software de RH que facilite a troca de informações com o eSocial (caso você ainda não tenha um). A rotina do Departamento Pessoal ficará mais eficiente e inteligente — e o profissional de RH terá menos dor de cabeça com as planilhas de Excel.

Sistemas informatizados são capazes de acabar com problemas comuns na maioria das instituições: busca por contratos, histórico de funcionários, perdas de prazo e falta de backup, sendo uma das maneiras mais eficientes de se unificar e gerenciar informações que alimentam o eSocial.

A digitalização de documentos permite que eles sejam acessados por qualquer sistema (devidamente autorizado) em qualquer lugar: isso também faz com que o departamento de RH otimize seus processos e ganhe em segurança, já que papéis podem sumir ou deteriorar com o tempo.

Além da economia gerada com a atitude do ponto de vista ambiental (com a diminuição do uso de papel e tinta), a mudança também pode promover um maior engajamento entre o RH e os departamento de contabilidade, jurídico e de TI do empreendimento.

Como treinar funcionários para se adaptarem ao eSocial

Além de enviar as informações sobre os funcionários, os profissionais de RH devem se preocupar com a exatidão das declarações, já que a plataforma é ligada diretamente ao ambiente da Receita Federal. As movimentações devem sempre estar de acordo com as legislações tributárias e trabalhistas vigentes para que se evite erros que ocasionem prejuízos desnecessários.

A verdadeira adequação ao eSocial começa com preparo do seu time: uma equipe bem alinhada com a plataforma (e que sabe usar suas ferramentas) gastará menos tempo inserindo e buscando dados no sistema, podendo dedicar cada minuto gasto ao desempenho de suas atividades.

Um bom treinamento é capaz de eliminar a maioria das dúvidas quanto ao uso do sistema antes mesmo de sua implementação tornar-se obrigatória. Uma capacitação prévia é essencial para que os empregados possam se engajar na execução e manutenção correta do eSocial na companhia.

Apenas os gestores do empreendimento saberão reconhecer qual é a maneira mais segura e prática de fazer com que seus colaboradores aprendam a trabalhar com o sistema. Cursos, palestras, criação de apostilas e similares são altamente recomendados.

O gestor deve conversar com os colaboradores para garantir que eles estejam cientes das mudanças que estão por vir com a plataforma digital, criando um canal de diálogo aberto e eficaz — afinal, um pequeno erro na inserção de dados pode custar dinheiro e tempo.

Vale a pena ainda preparar um material e deixar um dos membros da equipe (de preferência o que mais se destacar nos treinamentos) responsável por auxiliar o restante do grupo durante o início da adaptação em troca de um bônus ou incentivo.

Entendeu como funcionará o eSocial e já se sente preparado para modernizar a rotina do seu negócio para atender às suas necessidades? Então assine nossa newsletter para não perder mais nenhuma novidade sobre o programa e ficar em dia com seus prazos e exigências!

 

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