Folha de pagamento com o eSocial: entenda como funciona

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As mudanças implementadas pelo eSocial são significativas e já valem para parte das empresas brasileiras. Apesar disso, ainda há dúvidas em relação a esse assunto, especialmente no que se refere à folha de pagamento.

Com o Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, a geração desse documento é digital. Em princípio, o propósito é facilitar a vida de contadores e profissionais de Recursos Humanos (RH). Porém, nem todo mundo percebe os benefícios que surgirão a médio e longo prazo.

Para simplificar seu entendimento, criamos este post. Então, que tal saber mais sobre folha de pagamento e eSocial? Acompanhe!

Quais são as mudanças da folha de pagamento com o eSocial?

O objetivo do programa do governo federal é digitalizar o envio de informações e centralizar os dados trabalhistas, fiscais e previdenciários. A folha de pagamento, especificamente, tem seus cálculos executados pelo software de gestão utilizado, o que quer dizer que a contabilização manual é deixada de lado.

Devido à automação, a tendência é que os processos de RH sejam facilitados e repassem informações corretas sobre valores descontados e devidos. Além disso, os dados obrigatórios no holerite são controlados mais facilmente. Entre eles, estão:

  • salário;
  • bônus;
  • hora extra;
  • vale-transporte, refeição e alimentação;
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) etc.

Nesse contexto, as principais alterações são referentes aos seguintes aspectos:

Unificação dos dados

A mesma plataforma de envio dos dados trabalhistas, previdenciários e fiscais deve ser usada por todas as empresas brasileiras, conforme o cronograma de implantação (que veremos mais adiante). Os registros são os mesmos do processo tradicional e incluem admissão, desligamento, remuneração, pagamentos, licenças etc. Isso significa que a única diferença é a unificação das informações em um canal só.

Simplificação das informações

Os dados deixam de ser enviados em diferentes formulários, que, muitas vezes, exigiam a repetição de informações. Agora, todos são encaminhados de uma só vez. Essa medida evita a sonegação fiscal e aumenta o cumprimento de leis e obrigações trabalhistas.

Redução da burocracia

As informações enviadas são simplificadas, porque tudo acontece digitalmente. Assim, se todos os dados informados estiverem corretos, o encaminhamento é simples e rápido.

Pagamento integral do 13º salário

O pagamento integral do 13º salário foi impactado pelo novo programa. A orientação é de que o repasse do valor completo em novembro seja feita apenas da parte que corresponde ao líquido devido, isto é, a quantia após a deducação da contribuição previdenciária e retenção do Imposto de Renda.

Na folha de dezembro é feito o desconto do valor adiantado e o líquido está zerado. Porém, lembre-se de indicar o pagamento anterior na rubrica referente ao adiantamento.

Em suma, a principal modificação é a possibilidade de cruzar os dados e implementar uma fiscalização mais eficiente. Isso também leva a uma atualização mais rápida de alterações nas folhas de pagamento da empresa, por exemplo, devido à contratação de um colaborador.

Como as diretrizes funcionam?

O controle proporcionado pelo sistema digital garante mais rigidez nas folhas de pagamento. Com isso, existem algumas alterações importantes, como:

  • contrato de experiência: torna-se de prazo indeterminado assim que passem os 90 dias ou o período previsto pelas cláusulas, independentemente de ser feita qualquer anotação na carteira de trabalho;
  • acidente de trabalho: é comunicado mesmo que não resulte em afastamento;
  • aviso prévio: é informado e o sistema passa a aguardar a rescisão ou seu cancelamento.

Além disso, os tributos são unificados. As informações são entregues de uma só vez e nos prazos determinados. Com isso, há isenção de entregar alguns documentos, entre eles: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GFIP) e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Outro ponto de atenção é com os detalhamentos dos pagamentos. Se houver inconsistências, a empresa poderá pagar mais nos recolhimentos de contribuição previdenciária ou até passar por um processo de fiscalização.

Como se adequar às mudanças?

O ideal é contar com um software de gestão de RH que reúna os dados para o eSocial e processe as rotinas de Departamento Pessoal. Com as tarefas automatizadas, há mais chance de reduzir os passivos trabalhistas, economizar o tempo do time administrativo e engajar os colaboradores.

Em resumo, é uma maneira de profissionalizar a gestão do RH e deixar de se preocupar com as exigências do novo sistema do governo federal. É importante que a solução identifique as informações a serem enviadas e gere o arquivo que será transmitido ao governo.

Da mesma forma, é importante que os profissionais estejam atualizados e alinhados para acompanhar as mudanças exigidas pela plataforma. Algumas ações que contribuem para a adequação são:

  • fazer a qualificação cadastral para validar os dados dos colaboradores;
  • atualizar os cadastros, especialmente cargos e horários;
  • atentar aos prazos de envio de informações referentes a: contratações, desligamentos, afastamentos, alterações da jornada de trabalho ou remuneração, aviso prévio, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) etc.

Por último, é preciso modificar a rotina de apuração da folha. Muitas empresas optam por fechar o documento por volta do dia 25 como forma de facilitar as atividades. Agora isso é impossível. A contabilização deve ser do primeiro ao último dia do mês. Por isso, uma ideia é modificar a data de pagamento para o 5º dia útil, para dar tempo de fazer o lançamento e enviar as informações ao eSocial.

Qual é o prazo para a empresa se adaptar?

O período de implementação do eSocial foi modificado várias vezes para atender às demandas das empresas, que têm dificuldades de se adaptar às exigências. Em 2017, foram anunciadas cinco fases de implementação distribuídas em quatro etapas, válidas a partir do primeiro semestre de 2018.

Outras mudanças foram anunciadas em 2018 — apesar de quatro grupos continuarem existindo, as entidades incluídas foram alteradas. Atualmente, a validade é a seguinte:

  • 1º grupo: composto por empresas com faturamento acima de R$78 milhões;
  • 2º grupo: abrange companhias com receita de até R$ 78 milhões;
  • 3º grupo: formado por negócios optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física, entidades sem fins lucrativos e produtor rural pessoa física;
  • 4º grupo: são os órgãos públicos.

Nesse contexto, o cronograma de implantação é o seguinte:

  • fase 1 — cadastro do empregador e tabelas: válida desde janeiro de 2018 para o grupo 1. O grupo 2 iniciou os envios em julho. Os grupos 3 e 4 iniciam em janeiro de 2019;
  • fase 2 — cadastro de trabalhadores e eventos não periódicos: válida desde março de 2018 para o grupo 1. O grupo 2 começaria em setembro, mas teve a data de implantação postergada para outubro. O grupo 3 começa em abril de 2019 e o 4 ainda espera por uma regulamentação por ato ou resolução específica;
  • fase 3 — eventos de folha de pagamento periódicos e Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf): válida desde maio de 2018 para o grupo 1. Inicia em janeiro de 2019 para o grupo 2. O grupo 3 iniciará em julho de 2019 e o 4 aguarda regulamentação ou resolução específica;
  • fase 4 — substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada: válida desde agosto de 2018 para o grupo 1 para a contribuição previdenciária. Para o FGTS, o início ocorrerá em janeiro de 2019. O grupo 2 precisará se adequar até abril de 2019. O grupo 3 entra em vigor em outubro de 2019 e o 4 ainda precisa de regulamentação ou resolução específica;
  • fase 5 — envio de dados de segurança e saúde do trabalhador: válida a partir de julho de 2019 para o grupo 1. Para o grupo 2, inicia em janeiro de 2020. O grupo 3 tem sua obrigatoriedade a partir de julho de 2010 e o 4 começa em janeiro de 2021.

Quais são os cuidados importantes na elaboração da folha de pagamento?

Os detalhes repassados até aqui ainda deixam em aberto alguns cuidados relevantes na hora de elaborar a folha digital. Existem três pontos de atenção principais, listados a seguir.

Envio das rubricas

As informações de remuneração devem estar presentes na tabela de rubricas. Essa é a base para cálculo do FGTS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), INSS e Contribuição Sindical Laboral. Qualquer inconsistência gerará prejuízos para a empresa.

Fechamento da folha de pagamento

Os valores de comissões e deduções de convênios devem ser devidamente inseridos na folha. O ideal é determinar um cronograma mensal, com o acordo de que os colaboradores repassem informações que impactem a apuração na competência. Esse é o caso da entrega de recibos de diárias ou de prestação de serviços em outras empresas.

O cálculo da folha de pagamento também deve estar alinhado aos registros de eventos não periódicos, porque há impacto na remuneração do colaborador. Portanto, é preciso respeitar o período de competência completo.

Encargos

Os valores processados devem ser conferidos para garantir que sejam os mesmos gerados pelo governo. Caso contrário, haverá impactos no recolhimento dos encargos.

Todos esses detalhes são importantes e até complicados, mas acredite: a apuração da folha de pagamento será muito simplificada com o eSocial. Com a ajuda de uma solução específica e o passar do tempo, você verá os benefícios.

O que achou de saber mais sobre esse assunto? Aproveite para aprender a fazer controle de horas extras e maximizar seus resultados!

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