como evitar erros na folha de pagamento

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Estar em dia com os direitos trabalhistas dos colaboradores pode ser tarefa que demanda tempo e atenção, mas é essencial para o bom desenvolvimento de qualquer companhia. Além de garantir a satisfação de ambas as partes, evita o pagamento de multas e possíveis ações judiciais.

Simples erros na folha de pagamento do funcionário podem acabar gerando problemas muito maiores, inclusive uma perda significativa de valores que poderiam ser embolsados ou reinvestidos no próprio negócio.

Não sabe como evitar erros e prejuízos ao fazer a folha de pagamento dos seus empregados? Entenda de vez como evitar equívocos ao realizar seu processamento e saiba como pequenas ações podem ser incorporadas ao cotidiano da sua instituição para mantê-la em dia!

A importância de uma folha de pagamento correta

A folha de pagamento é um documento que contém informações sobre todos os colaboradores, especificando rendimento, descontos, benefícios adicionais que possam existir e o valor líquido final a ser pago.

Calcular seu valor corretamente garante que todos os impostos e taxas a serem recolhidos estão regulares, bem como que todos os funcionários estão recebendo seu salário de acordo com os preceitos da CLT.

Apesar de saber da importância do instrumento, mesmo gestores experientes encontram algumas dificuldades para confeccioná-la e, consequentemente, acabam enfrentando problemas que poderiam ser facilmente resolvidos com a tomada de pequenas ações.

Saiba evitar erros na folha de pagamento

Inobservância da lei, falta de controle, negligência de mudanças e acordos, realização de pagamentos indevidos e falhas havidas com planilhas e fórmulas automáticas são apenas alguns dos principais problemas enfrentados pelos administradores.

Mas não se preocupe, essas questões podem ser facilmente resolvidas com sistemas automatizados, atualização periódica sobre o assunto e cautela.

Planejando-se bem, é possível evitar que erros de cálculos e recolhimentos acabem virando uma bola de neve e gere tantos processos trabalhistas quanto autuações por parte da Fazenda Nacional.

Softwares especializados no controle de informações importantes para a elaboração da folha de pagamento são a melhor escolha para quem quer ter à disposição dados sobre os funcionários e acerca do próprio negócio.

Com eles é possível, a qualquer momento, confeccionar o documento com precisão, evitando que pequenos erros (sobretudo falhas humanas) acabem em catástrofe.

Planeje-se bem

Muitas vezes, os empreendedores acabam se atrapalhando e, na pressa de elaborar a folha de pagamento o quanto antes, optam por não dedicar tempo algum ao planejamento de processos.

A tarefa pode ser cansativa, mas sempre deve ser realizada, já que, após finalizada, reduz em muito as chances de erros na preparação da folha, mesmos nos casos de troca de colaboradores.

O planejamento deve ser todo documentado, assim todos os profissionais responsáveis pelo instrumento conseguem acessar o passo a passo de sua confecção e identificar procedimentos que possam ser atualizados ou modificados, caso necessário.

Classifique os funcionários

Fazer uma boa folha faz com que o empregador não fique vulnerável, já que a documentação funciona como verdadeiro histórico da vida do funcionário da empresa e pode ser útil para prestações de contas, finalização de contratos de trabalho e outras atividades comuns na relação patrão-empregado.

Logo, o primeiro passo para se elaborar a folha de pagamento de maneira eficiente é classificar os funcionários, alocando-os na categoria a qual pertencem (pode ser comércio, indústria etc).

Classificar o profissional é de extrema importância, uma vez que cada categoria possui sua própria Convenção Coletiva, que pode conter regras especiais que obriguem o empregador a agir de maneira diferenciada ao que faz em relação aos demais funcionários.

Dê atenção aos extras

Uma vez que o funcionário for categorizado, é chegado o momento de rever o tempo trabalhado no mês e calcular eventuais horas e benefícios extras, com base no sistema de ponto. A política de pagamento deve estar clara e ser de fácil entendimento, para que qualquer pessoa que analise a folha de ponto possa compreendê-la.

Para tanto, será necessário contabilizar as horas previstas para o expediente mensalmente e comparar com o número de horas efetivamente trabalhadas pelo colaborador. Faltas sem justificativas devem ser descontadas do valor bruto de seu salário.

Adicionais como de periculosidade, insalubridade ou noturno também devem entrar na conta e não podem ser esquecidos. Extras como descanso semanal remunerado ou salário família, por exemplo, devem ser creditados e também constar no documento.

Reveja descontos e calcule impostos

Uma vez contabilizadas as horas trabalhadas e feito o desconto das faltas injustificadas, é necessário deduzir benefícios legais (como vale-transporte, por exemplo) e contribuições regulamentares — apenas assim o valor apurado corresponderá ao salário líquido a ser recebido pelo empregado.

A contribuição para o INSS é obrigatória e deverá entrar nesta conta de acordo com a faixa salarial do profissional, observando as seguintes proporções:

  • salários com valor até R$ 1.659,38: o desconto será de 8%;
  • salários com valor de R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66: o desconto será de 9%;
  • salário com valor de R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31: o desconto será de 11%.

Da mesma maneira, deve o FGTS ser calculado e retido pelo empregador de acordo com a faixa salarial do funcionário, incidindo sobre todos os vencimentos que ultrapassem o valor de R$ 1.903,98, na seguinte proporção:

  • para bases de cálculo entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65, a alíquota será de 7,5% e a dedução de R$ 142,80;
  • para bases de cálculo entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05, a alíquota será de 15% e a dedução de R$ 354,80;
  • para bases de cálculo entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68, a alíquota será de 22,5% e a dedução de  R$ 636,13;
  • para bases de cálculo acima R$ 4.664,69, a alíquota será de 27,5% e a dedução de R$ 869,36.

Não se esqueça do pagamento de benefícios especiais

Fazer constar na folha de pagamento benefícios tidos como especiais também é primordial: é o caso de licença-maternidade, comissões, adicionais e eventuais programas de participações nos lucros da empresa. Por fim, vale fazer uma nova checagem de todos os itens e conferir se os valores e dados estão corretos.

Seja qual for o sistema que o seu negócio utiliza (e, mais uma vez, vale reforçar a importância daqueles informatizados para se ter segurança e precisão), a palavra de ordem ao realizar uma folha de pagamento é organização. Pequenos equívocos devem ser corrigidos o quanto antes para se evitar maiores problemas no futuro.

Agora que você já entendeu como funciona a folha do pagamento e sabe como evitar erros e prejuízos na sua elaboração, que tal aprender a calcular o IRRF corretamente no documento? Nos vemos no próximo post!

 

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