Holerite online: solução rápida! como fazer sem riscos de se perder?

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Todo colaborador contratado pela empresa tem direito de receber sua remuneração, e o documento que comprova esse pagamento é o holerite. Antigamente, ele era impresso e entregue a cada funcionário, que deveria assiná-lo, ficando uma via para a empresa e outra para a pessoa. Contudo, hoje, muitas empresas estão optando pelo holerite online.

As informações contidas no holerite online são as mesmas que no documento físico — nele, o colaborador conseguirá visualizar seus proventos, os descontos e impostos retidos. Essa prática surgiu para facilitar e agilizar as atividades administrativas, além de ser um viés para a redução dos custos.

Para que você entenda de uma vez por todas o que é o holerite online e como implantá-lo na sua empresa, leia atentamente este post e saiba tudo sobre o assunto!

Como funciona o holerite online?

De modo geral, não existem leis específicas para a entrega do holerite online. Essa prática pode ser estruturada conforme a realidade da empresa e de seus colaboradores, mas é imprescindível analisar se todos os funcionários terão acesso a esse processo.

Caso haja algum que não tenha meios de se conectar a esse demonstrativo, fica a cargo da empresa disponibilizar o documento físico para esse colaborador.

No artigo 464 da CLT é citado que:

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)

Com isso, se entende que quando é realizado o depósito bancário não há obrigatoriedade do recolhimento da assinatura dos funcionários. Vale lembrar que mesmo o pagamento sendo realizado pelos depósitos bancários é imprescindível que eles respeitem os prazos estipulados pela CLT.

Entretanto, é necessário sempre analisar as convenções coletivas presentes nas atividades da empresa, pois nelas constam informações sobre essa prática especificamente para as classes as quais ela rege.

Em muitas empresas a distribuição dos holerites online é realizada por meio de e-mails disparados diretamente para os respectivos usuários. No entanto, contar com um sistema que possibilite acesso remoto a qualquer momento a seus colaboradores tem se mostrado o mais adequado.

Nesses casos, a empresa disponibiliza um acesso pessoal na plataforma interna, ou a um site, em que o colaborar tem a possibilidade de se conectar com as informações que a empresa disponibiliza para ele. Nesse sistema é possível criar um vínculo com os colaboradores, disponibilizando não só os holerites, mas também outras formas de comunicação interna.

Nele, podem estar disponíveis controles de horas, aviso de férias, solicitação de vale transporte, consultas, acesso ao recibo de férias e justificativas de ponto.

Quais os principais benefícios de implantar o holerite online nas empresas?

Não é de hoje que se pode perceber todas as facilidades que a tecnologia trouxe para as organizações. Porém, usufruir desses benefícios pede estudo, análise de viabilidade e projetos. Dessa maneira, é possível traçar estratégias para adaptar a rotina da empresa com os recursos tecnológicos, obtendo os melhores benefícios.

Diante disso, veja quais as principais vantagens em optar pelo holerite online.

Economia

Utilizar a forma online de disponibilizar o holerite pode ser uma das estratégias de sustentabilidade da empresa, tornando-se um diferencial quanto as ações ambientais. A redução de papel utilizado nesse processo é significativa, consequentemente reduzindo a necessidade de um espaço físico para o armazenamento.

Praticidade

Com esse sistema de gestão é possível emitir relatórios específicos sobre cada funcionário, diminuindo o tempo e facilitando o preenchimento das obrigações fiscais. Dessa forma, sua equipe consegue dar atenção a outros enfoques da empresa.

Redução de riscos

O cálculo da folha de pagamento requer muito cuidado, pois qualquer equívoco pode acarretar em multas e autuações.

Com a limitação da inserção de dados manualmente, esses erros começam a ser cada vez mais escassos. O controle de horas é feito por meio do sistema, os cálculos são realizados com os dados inseridos nele. Essas são algumas das grandes vantagens da informatização do holerite, pois permite reduzir consideravelmente a taxa de erro humano.

Facilidade de acesso

Esse é um dos principais benefícios tanto para a empresa como para o colaborador, além de permitir o acesso a qualquer momento, o digital permite a emissão de relatórios antigos, assim como de holerites de outras competências.

Utilizar esse sistema online é outro fator determinante para o cumprimento dos prazos, pois, como esse processo passa a ser de forma integrada, puxar as informações fica cada vez mais rápido.

Segurança

Cada vez mais, as empresas estão optando pelo armazenamento na nuvem, o que não significa que ainda não exista empresas que arquivam seus dados em HD externo, pen drive ou computadores, se tornando suscetíveis a perdas. Uma pane elétrica ou até mesmo um furto pode comprometer toda a segurança das informações da empresa ou até mesmo deixá-la exposta a pessoas de má-fé.

O armazenamento dos arquivos na nuvens trouxe uma maior segurança das informações, além de possibilitar o acesso dos gestores a qualquer momento e em qualquer lugar, sendo necessário apenas a conexão com a internet — contribuindo para a redução dos custos, liberação dos espaços físicos e agilidade dos processos.

Integração

Quando bem aplicado, esse processo consegue estabelecer de forma positiva a integração de todos os departamentos, chegando ao objetivo principal que é a alavancagem dos resultados para a empresa. Porém, para que isso seja realmente um sucesso, é imprescindível contar com uma empresa séria e que consiga eliminar perdas financeiras e operacionais.

Introduzir um novo processo não é algo fácil, os responsáveis pela gestão de pessoas precisam estar atentos às particularidades da sua organização, para, só assim, alinhar o sistema com a realidade da empresa. Entretanto, esse processo não é algo solitário, ele precisa contar com uma empresa especializada no assunto.

Uma assessoria que esteja presente e alinhada com os valores e políticas do empreendimento, estando disposta a personalizar o atendimento conforme a necessidade do seu cliente, que tenha uma equipe especializada nos mais variados assuntos, tanto trabalhistas como previdenciários, e, é claro, que preze pela segurança e confidencialidade das suas informações, é essencial.

Agora que você sabe os principais benefícios na implantação do holerite online, entre em contato conosco, faça um teste gratuito da nossa plataforma e veja como ela vai ajudar a sua empresa!

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