Onboarding: como fazer? 6 dicas infalíveis para implementar!

Onboarding: como fazer? 6 dicas infalíveis para implementar!

Tempo de leitura: 11 minutos

Ao contratar um novo colaborador na organização, é preciso pensar de maneira estratégica e dispor das ferramentas adequadas para integrá-lo. Contar a história da empresa, falar da cultura do ambiente de trabalho e apresentar as pessoas certas  garante ótimos resultados no processo de onboarding.

O processo de integração bem-feito faz com que o novo empregado sinta-se realmente parte do time, o que influencia em sua produtividade, lealdade e espírito de equipe. Logo, toda a organização é beneficiada.

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Reunimos neste post tudo o que você precisa saber sobre o assunto e esclarecemos os principais passos para fazer um processo de onboarding de sucesso. Portanto, leia com atenção aos próximos tópicos!

O que é onboarding?

Onboarding é um termo que vem do inglês e significa “embarque”, ou seja, mergulhar na cultura e contexto da organização. Na área de recursos humanos (RH), é o termo utilizado para representar o processo de integração de profissionais recém-contratados às rotinas da empresa. Ele é feito através de um alinhamento sobre rotinas e valores, fator crucial na melhora da gestão de pessoas dentro da empresa.

Esse processo tem como objetivo fazer a adaptação dos novos colaboradores e capacitá-los para que exerçam suas funções com eficiência e estejam totalmente alinhados com a cultura da empresa. Basicamente, ele se resume nas seguintes ações: orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento. 

É imprescindível que as empresas saibam que o onboarding não se baseia em uma simples apresentação e conversa. Ele envolve diversas etapas e precisa ser bem-planejado pelo setor de RH. Assim, a organização pode alcançar os benefícios e resultados propostos por essa valiosa ferramenta estratégica.

Importância do onboarding para a empresa

O RH precisa entender a importância e necessidade de um processo de onboarding bem-sucedido. Com as estratégias e técnicas utilizadas, o setor consegue engajar os colaboradores desde o momento que eles chegam na empresa e agiliza o tempo que demoram para se adaptar ao novo ambiente de trabalho.

Mas, por que há tanta importância nesse processo? Pode parecer uma simples rotina de RH, mas a integração eficiente aproxima o colaborador de alcançar o seu pleno potencial na empresa. 

Por isso, ele se tornou uma estratégia essencial no processo de gestão de pessoas para reter talentos, principalmente em meio a um mercado cada vez mais competitivo que busca os melhores profissionais. Além disso, ele também pode trazer muitos benefícios para a organização.

Quais são os benefícios do onboarding para a organização?

Como já dito, são diversos os benefícios que este processo de integração pode trazer para a empresa. Mas, quais são eles? Veja abaixo os principais:

Retenção de talentos

Um dos benefícios principais com certeza é a retenção de talentos. Isso porque reter os melhores profissionais deve ser uma das prioridades de qualquer empresa. Mesmo com atrativos financeiros e de benefícios, a organização deve buscar o alinhamento com valores organizacionais, bom engajamento da equipe e outros fatores fundamentais. 

Por isso, a integração é uma das estratégias essenciais para fazer com que os colaboradores prefiram permanecer na empresa. Ela constrói uma primeira impressão positiva e gera um bom clima organizacional, fator que auxilia no bem-estar dos profissionais.

Redução do turnover

Outro benefício é a redução do turnover, que é a taxa de rotatividade dos profissionais dentro da empresa. O processo de integração sempre deixa claro todas as rotinas do colaborador e como a organização funciona. Além disso, ele estabelece um vínculo forte com o recém-contratado. Tudo isso contribui para que o profissional não queira deixar esse ambiente de trabalho.

Aumento do engajamento e produtividade

As técnicas utilizadas no processo de integração contribuem para um aumento no engajamento dos colaboradores. Eles se sentem motivados após entenderem os propósitos da empresa e que realmente estão envolvidos nessa missão. Há uma disposição maior já no início de sua jornada, o que proporciona colaboradores mais produtivos e rentáveis.

Alinhamento de cultura e propostas

Por último, o processo de integração traz algo que toda empresa deve buscar: alinhamento de cultura e propostas. Afinal, os recém-contratados já embarcam no time da empresa conhecendo sua cultura, as medidas organizacionais e entre outros fatores importantes. Isso evitará erros iniciais e irá contribuir para que o colaborador se adeque rapidamente às suas novas tarefas.

Como fazer o onboarding dos novos funcionários?

Para uma gestão de pessoas eficiente e redução de turnover (índice de rotatividade dos funcionários), é importante que os novos colaboradores estejam alinhados com a empresa. Tanto em relação a rotinas táticas e operacionais como os valores e cultura organizacional

Mas, como fazer o onboarding e quais são as etapas do processo? O processo de integração é composto por uma série de etapas diferentes. 

Você pode começar contando a história da empresa e o propósito do trabalho. Após isso, fale sobre as regras do “jogo” para alinhar o profissional com as normas e medidas da empresa. Por fim, apresente as pessoas-chave e o local de trabalho ao colaborador. Assim, a empresa terá um processo de onboarding de sucesso.

Separamos então algumas dicas de como realizar essa integração, continue a leitura!

1. Conte a história da empresa

Quase todo mundo gosta de uma boa história, concorda? É por isso que técnicas de storytelling e palestras do tipo TEDx Talks – em que as talks são um modelo de palestras mais curtas e eficazes – ganharam tanta popularidade nos últimos anos. Histórias são sempre bem-vindas.

Então, inicie o processo de onboarding de forma que saia do lugar-comum. Crie uma narrativa sobre a criação e o crescimento da empresa. Fale dos primeiros passos, erros e dificuldades do fundador.

A ideia não é criar algo chato, demorado e preso aos detalhes, mas sim contar uma história “enxuta” e fluida. Tenha por objetivo fazer com que o recém-contratado entenda de onde tudo vem e para onde tudo vai.

Aposte em uma apresentação de até 15 minutos, com recursos visuais (fotos, vídeos, etc.) e um roteiro bem elaborado. Deixe um tempo livre para que o colaborador tire suas principais dúvidas ou faça comentários que desejar.

2. Fale do propósito por trás do negócio

Um segundo passo é falar um pouco da razão pela qual o negócio existe. É apenas obter lucro? Provavelmente, não. O lucro é muito importante, porém, não é o verdadeiro sentido de arquitetar e desenvolver um negócio.

Pense nas grandes empresas, como a Amazon e a Tesla, que vivem falando da sua missão: “ser a empresa mais focada no cliente da Terra” e “acelerar a transição do mundo para a energia sustentável”, respectivamente.

Então, aproveite para levantar a declaração de missão, visão e valores do empreendimento. Qual o sentido de todo o trabalho? Comunique isso ao funcionário, mostre desde o começo que o propósito não é só obter dinheiro.

Se sua empresa ainda não tem uma declaração de missão ou nenhuma descrição de propósito, é interessante se reunir com a alta administração e discutir sobre isso. Tenha certeza de que isso faz toda a diferença na gestão de pessoas.

3. Explique o que é ou não permitido

Toda empresa, mesmo que de maneira implícita, tem um conjunto de regras que determinam a conduta dos profissionais no dia a dia. Algumas coisas são vistas como normais, outras não, e podem até gerar punição.

Por essa razão, aproveite para alertar ao novo contratado sobre o que é permitido ou não. Chegar um pouco fora do horário? Usar trajes que não são os oficiais? Namorar colega de trabalho? Lanchar no expediente?

Se você tem um código de conduta, ótimo, aproveite para repassá-lo ao colaborador. Se não tem, busque resumir os pontos mais relevantes em uma cartilha. De todo modo, deixe claro os pontos mais importantes.

Mas também é preciso ter cuidado: muitas regras minam a relação de trabalho, atrapalham a criatividade e prejudicam a performance no expediente. Só faça de algo uma regra se for realmente importante para a empresa.

4. Apresente as pessoas estratégicas

Uma dúvida recorrente no processo de onboarding é: quem deve ser apresentado? Para se ter uma resposta, é preciso considerar alguns fatores, como o tamanho da empresa e o cargo que o novo contratado vai ocupar.

Em grandes empresas, é muito difícil (e até inviável), apresentar todo mundo. Concentre-se nas pessoas que o recém-contratado terá mais contato, como seus colegas de trabalho e superior imediato.

Por outro lado, se a empresa tem um número “enxuto” de empregados, dá para apresentar todo mundo em uma breve reunião. É uma forma interessante de dar boas-vindas ao contratado.

Para cargos que estão no topo da pirâmide organizacional, como diretores ou chefes de setor, é interessante fazer um esforço extra para apresentar o novo contratado a toda a equipe, mesmo nas empresas maiores.

5. Deixe claro quais as atribuições do cargo e os benefícios

A interação não estará completa até que você apresente minuciosamente o cargo, suas principais funções e benefícios. Uma pequena introdução do assunto é feita ao longo da seleção, mas, geralmente, é insuficiente.

Então, comece a falar das principais obrigações do cargo. Quem é seu superior imediato? Seus subordinados? Quais são os processos mais importantes? Quais os horários mais flexíveis?

Em seguida, explique as vantagens de ocupar esse cargo. Como funcionam os benefícios? Há adicionais por insalubridade ou periculosidade? Qual o salário e as respectivas datas de pagamento?

Nesse momento, é muito interessante contar com o superior imediato do novo contratado. Melhor do que qualquer outra pessoa, ele saberá os pontos críticos do cargo e poderá explicá-los de forma certeira.

6. Mostre as instalações da empresa

A empresa será uma espécie de segunda casa para o colaborador, pois ele passará cerca 1/3 do seu tempo no ambiente de trabalho. É preciso apresentar tudo com atenção, assim ele poderá se sentir em casa.

Pense: quais são as áreas mais importantes por onde o novo contratado precisará transitar? Quais áreas devem ser evitadas? Onde passará a maior parte do tempo dentro da empresa?

Aproveite para mostrar áreas de risco, nas quais é preciso utilizar equipamentos de segurança ou autorização especial para entrar. Assim, evitará descuidos ou acidentes que ponham em risco a saúde do funcionário.

Como fica o onboarding durante a Pandemia?

Com a pandemia causada pelo Covid-19, muitas empresas tiveram que funcionar no modelo de trabalho home office. Mesmo com atividades remotas, as demandas continuam surgindo, além de poder surgir imprevistos corporativos. 

Com isso, muitos gestores precisaram contratar novos colaboradores nesse período. Em outras situações, alguns recém-contratados não puderam ter a oportunidade de participar do processo de integração.

Afinal, como as organizações podem fazer a integração dos funcionários em meio ao período de pandemia? A resposta é: onboarding digital.

Sim! Esse modelo online de integração tem se tornado cada vez mais fundamental para as empresas, principalmente neste período. O onboarding digital funciona através de plataformas online e pode ser uma ferramenta de grande auxílio aos gestores. 

É importante saber que o onboarding digital também pode ser utilizado em processos de integração presenciais. A plataforma servirá como um instrumento eficiente para obter uma recepção rápida, dar orientações e contribuir para que o colaborador se sinta parte da equipe.

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