As planilhas são os principais instrumentos de organização da administração de uma empresa. Por meio delas, os colaboradores têm mais controle sobre todo o dinheiro que entra e sai da companhia, permitindo que o cálculo de impostos, por exemplo, seja realizado com mais eficácia.
Como sabemos, existem modelos variados de documentos. Por isso, nos tópicos a seguir, mostraremos alguns dos principais e que são utilizados para o controle da área de RH, permitindo ao colaborador realizar o trabalho com mais produtividade, diminuindo assim as chances de erros no que diz respeito às questões tributárias. Confira!
1. Planilha de cálculo e impostos: IRPF e INSS
Existe uma série de impostos que são calculados com base na renda da pessoa física. Alguns deles vêm destacados na folha de pagamento, outros, não. Os casos em que há mais dúvidas por parte dos colaboradores são relacionados ao IRPF e ao INSS.
O IRPF é o Imposto de Renda de Pessoa Física. Um tributo federal que incide sobre o salário de colaboradores que recebem um valor acima do que é determinado pela Receita Federal. Nesse caso, o imposto pode vir destacado na folha de pagamento, portanto, é responsabilidade do empregador repassar o valor descontado ao governo.
O INSS é Instituto Nacional do Seguro Social e refere-se à Previdência Social. Esse é um imposto pago ao governo para que o funcionário tenha direito à aposentadoria ou um valor por invalidez, doença etc. Nesse caso, não existe um valor mínimo de salário, como no IRPF, o empregador pode descontar o valor do montante e deve repassá-lo ao governo.
A planilha pode ser dividida da seguinte maneira:
| Nome | Depar tamento | Cargo | Salário | %INSS | INSS | Nº depen dentes | Base IR | %IR | Dedução IR | Total |
| + | – | – | = | – | = |
IR = imposto de renda
As vantagens de realizar esse controle são benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador. Enquanto a organização cumpre as diretrizes do Ministério do Trabalho e evita processos judiciais, os colaboradores, no caso do IRPF, evitam cair na malha fina pelo não pagamento do imposto sobre a renda que recebem. Além disso, garantem o direito à Previdência Social.
Que tal uma ajudinha com os cálculos da folha? Experimente a nossa planilha de cálculo da Folha de Pagamento e simule o cálculo de todas as verbas e descontos da sua empresa.
2. Planilha de cálculo Lucro Presumido
O Lucro Presumido é a maneira de tributação simplificada do IRPJ (Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro).
A pessoa jurídica que o adota precisa ter uma receita total bruta igual ou inferior a R$ 48 milhões ou R$ 4 milhões mensais, meses de atividade do ano calendário, que deve ser igual ou menor que 12 meses.
O imposto será pago em uma alíquota única no início do ano ou no mês em que a empresa começar suas atividades. Lembrando que seu cálculo é feito com base no montante total do ano calendário em questão.
A planilha basicamente deve conter informações como:
| + Receita bruta de vendas | Janeiro | Fevereiro | Março | Trimestre |
| – Devolução de vendas | ||||
| + Receita bruta de serviços | ||||
| Base presunção contribuição social | ||||
| % Vendas alíquota | ||||
| % Serviços | ||||
| + Receitas financeiras | ||||
| + Ganho de capital | ||||
| + Outras receitas | ||||
| = Base de cálculo presumido CS | ||||
| = Base de cálculo presumido IR | ||||
| % Alíquota CSLL | ||||
| – CS retido nas notas fiscais | ||||
| % Alíquota do IR | ||||
| % Adicional de IR quando maior que 60 mil | ||||
| – IR sobre notas fiscais | ||||
| – IR sobre aplicações financeiras | ||||
| = Contribuição Social (CS) | ||||
| = Imposto de Renda | ||||
| = Total do Imposto Presumido |
A vantagem de estabelecer a Planilha do Lucro Presumido é que o cálculo de impostos é mais simples de ser estabelecido. A empresa consegue economizar quando o lucro efetivo superar a presunção. Além disso, a empresa não precisa manter a escrituração contábil se tiver um livro-caixa com toda a movimentação da organização em mãos.
3. Planilha de cálculo do salário líquido
A remuneração repassada ao colaborador é chamada salário líquido. Para realizar o cálculo, é preciso levar em consideração todos os ganhos e descontos. Vale lembrar que as alíquotas variam dependendo tanto do IRPF como do cargo. Logo, é preciso atenção ao construí-la.
Basicamente, ela poderá ser confeccionada da seguinte maneira:
| Categoria do funcionário: | (varia conforme a Convenção Coletiva) |
| + Salário base | (valor-base da categoria) |
| + Acréscimos | (periculosidade, insalubridade, adicional noturno, salário-família etc.) |
| – Frequência | (é tido como desconto apenas quando há faltas injustificadas) |
| – INSS | (cuja taxa de desconto varia de 7,5 a 14%) |
| – Imposto de renda | (só é descontado a partir de um montante definido pela Receita Federal) |
| – Outros descontos | (desde vale-transporte até convênios de saúde, sindicato, entre outros) |
| = Salário Líquido | (montante a ser recebido após os descontos) |
A vantagem de fazer a planilha mensalmente é que a organização terá uma direção clara sobre as despesas geradas por funcionário. Esses dados são essenciais na hora de pensar em um aumento e novos benefícios ou, até mesmo, para realizar novas contratações ou cortes no quadro de colaboradores.
Além disso, esse tipo de planilha permite que a equipe projete metas futuras, tendo como referência os rendimentos tanto fixos quanto sazonais.
4. Planilha de cálculo férias
Muitos colaboradores acreditam que, para calcular as férias, é só usar a planilha do salário líquido como referência. No entanto, isso pode levar a erros, gerando a necessidade de criar uma planilha de cálculo férias.
Em um primeiro momento, deve-se separar os dias de férias em dias laborais ou dias do calendário. Em alguns países, os dias de férias são 30, incluindo os domingos e feriados. No entanto, os dias laborais são apenas 22. Ademais, o colaborador tem direito a 1/3 do montante que recebe regularmente, ou seja, recebe 4/3 de sua remuneração total nas férias. Vale lembrar que também existem as férias em caráter indenizatório.
Uma maneira simples de fazer o cálculo é por meio da seguinte planilha:
| Salário bruto | + |
| 1/3 do salário bruto | + |
| Valor bruto | = |
| INSS | – |
| Total após desconto INSS | = |
| IR | – |
| Total após desconto IR | = |
| Férias líquidas a receber | = |
Os benefícios de adotar essa planilha são que a empresa consegue cumprir com a legislação, além de definir, junto ao colaborador, o melhor período para sua folga por meio do aviso de férias. Ademais, será possível realizar o cálculo prévio das férias líquidas a receber, o que permitirá a organização do fluxo de caixa, evitando problemas no orçamento e no pagamento do colaborador.
O controle de dados é parte essencial de uma gestão eficaz. Por isso, inserir na rotina planilhas que incluam o cálculo de impostos evita que a empresa pague multas e também arque com despesas além das esperadas.
Como mostramos, uma planilha de cálculo de férias é um dos principais documentos a serem produzidos. Saiba mais sobre a provisão de férias no nosso artigo!
