Processos que sua empresa precisa adaptar antes de aderir ao eSocial

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Já falamos aqui no blog do Convenia sobre os benefícios de adotar o eSocial em sua empresa. A partir de julho de 2018, o sistema que pretende unificar o envio de informações de empresas para os órgãos fiscalizadores do governo entra em vigor para negócios de todos os portes.

Se você deixou para a última hora, trazemos neste post os principais processos que será necessário adaptar antes de aderir ao eSocial.

Cadastros completos

Uma boa maneira de começar a se preparar para o eSocial é conferindo os dados dos cadastros dos colaboradores, como nome, aniversário, CPF e número de identificação social (NIS). Compare-os com os dados armazenados na Receita Federal e no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) para garantir que tudo procede.

Também não deixe para preencher nenhuma informação mais tarde durante o processo de admissão, pois os dados sobre novos colaboradores precisam ser informados ao sistema antes do dia em que ele começa efetivamente a trabalhar. As rescisões também têm o mesmo prazo do pagamento para serem informadas.

Mudanças no contrato, como alteração no cargo, promoções etc. precisam ser comunicadas ao eSocial quando acontecerem. Da mesma forma, mudanças na folha de ponto também não podem ser feitas mais tarde.

Equiparação de benefícios

Se você tem colaboradores que realizam a mesma função, mas que recebem salários muito diferentes ou têm jornadas de trabalho distintas, pode ter problemas com o eSocial.

Da mesma forma, todos os funcionários devem receber os mesmos benefícios. Não se pode dar um bônus a um colaborador e a outro não, pois isso pode ser entendido pelo sistema como uma espécie de complemento do salário.

Direitos trabalhistas

Antes de aderir ao eSocial, verifique também se está cumprindo todos os direitos trabalhistas dos seus colaboradores, como férias, descanso semanal remunerado, descanso noturno, horas extras e tudo o que é previsto pela Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).

Não cumprir com essas determinações da legislação já resulta em processos trabalhistas hoje em dia, mas com o novo sistema, será mais fácil os órgãos fiscalizadores avaliarem se esses direitos trabalhistas estão sendo pagos aos funcionários ou não, e se são realizados no prazo devido.  

Inclusão de estagiários

As informações de estagiários, que às vezes eram controladas pelas universidades, agora serão feitas no eSocial, incluindo relatórios e uma pessoa responsável pelo estagiário. Por isso, tenha atenção também aos estagiários, reunindo as informações sobre eles para enviar ao eSocial quando o sistema for implementado.

Deu para perceber que muitos processos vão mudar, certo? Mas, como o eSocial está entrando em vigor, o jeito é fazer as adaptações necessárias.

Para quem já usa uma ferramenta de gestão de pessoas, a transição para o eSocial será bem mais tranquila. O rhConvenia, por exemplo, reúne todos os dados do seu RH em um só lugar e já está no formato para ser aceito pelo eSocial, é só exportar e pronto!. Gostou? Faça um teste grátis!

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