Saiba mais sobre eSocial para pequenas e médias empresas

Tempo de leitura: menos de 1 minuto

O eSocial representa verdadeira revolução quanto ao modo que as empresas têm de tratar suas relações com funcionários e relatar ao governo federal o cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias.

Administradores, profissionais de RH e contabilidade já estão adequando suas rotinas às exigências do sistema, afinal, o eSocial passa a ser obrigatório para pequenas e médias empresas já em junho de 2018. Mas será que você realmente conhece as mudanças introduzidas pelo software e sabe como se preparar para fazer uma transição suave para a nova plataforma?

Pensando nisso, elaboramos um guia completo para que você entenda de vez o funcionamento do eSocial para pequenas e médias empresas, desvendando por completo os mitos envolvendo a plataforma, bem como o que muda a partir de sua vigência. Acompanhe!

Como funciona o eSocial para pequenas e médias empresas

O eSocial é um projeto nascido do esforço conjunto do governo federal, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência Social e Caixa Econômica Federal. O resultado foi a criação de um sistema completamente online a ser alimentado pelos empresários com dados oficiais quanto a seus empregados e obrigações do negócio.

Serão informados, dessa forma, dados como contratações, relógio de ponto, demissões, férias, alterações de cargo, pagamento de guias tributárias etc., o que muda por completo como tais atribuições devem ser tratadas, uma vez que sua comprovação passa a ser bem mais rigorosa.

A ideia que é que a medida reforce a proteção dos direitos dos empregados brasileiros que trabalhem sob o regime da CTPS, evitando que as instituições deixem de arrecadar valores aos quais fazem jus e driblem a legislação, recolhendo menos encargos do que o originalmente devido.

O eSocial já é obrigatório para empreendimentos com alto faturamento, sendo que seu calendário de implementação conta com três etapas, cada uma contendo cinco fases. São elas:

  1. obrigatoriedade de implantação do sistema para empresas com faturamento anual maior que 78 milhões. Janeiro de 2018 a janeiro de 2019;
  2. obrigatoriedade de implantação do sistema para outras empresas privadas (incluindo MEI), optantes pelo SIMPLES e pessoas físicas (com qualquer número de funcionários). Novembro de 2018 a janeiro de 2019;
  3. obrigatoriedade de implantação do sistema para todos os entes públicos. Janeiro de 2019 a julho de 2019.

Logo, empresários de todos os segmentos devem estar completamente adaptados ao software até o prazo máximo de junho de 2018, sendo essencial que já adéquem suas rotinas, pessoal e processos para que a transição para a plataforma se dê o quanto antes.

Quais as mudanças trazidas pelo eSocial para pequenas e médias empresas

O eSocial pretende manter as relações entre empregados e empreendedores mais transparentes. Será especialmente impactante para quem não conta com softwares especializados no controle de rotinas do RH nem digitalizou seus documentos, já que os profissionais do setor terão de inserir manualmente na plataforma todas as informações concernentes às relações de trabalho dos colaboradores.

Toda a gestão de pequenas e médias empresas que estão desatualizadas, assim, deverá ser otimizada para que a transição para o novo sistema se dê da melhor forma possível, já que, se o sistema for alimentado com dados incorretos, o erro poderá sair caro para o empreendedor.

Por isso, é recomendado que os gestores contem com um software especializado para não incorrer em falhas e assegurar que as precauções devidas sejam tomadas.

O sistema contará com funcionalidades como consulta da situação cadastral do funcionário (com possibilidade de busca imediata de informações nas bases do Cadastro de Pessoas Físicas e do Número de Identificação Social); cálculo automático de valores de verbas rescisórias do empregado, fechamento de folha de pagamento, gestão de férias, entre outros.

A unificação dos dados permite que o governo federal obtenha maior centralização na comprovação da realização de obrigações trabalhistas e tributárias, já que o cadastro padronizado é capaz de alimentar vários órgãos ao mesmo tempo de maneira simplificada. Os prazos para envio de dados seguem inalterados, sendo definidos pela legislação vigente.

O que o RH pode fazer para se preparar

A palavra de ordem para quem busca adaptar seus processos e rotinas às exigências do eSocial é modernização: a inclusão manual de dados e as chamadas “gambiarras” perdem espaço com a chegada do novo sistema, sendo que softwares especializados são capazes de armazenar informações de maneira otimizada e com segurança.

Além de evitar gastos com papéis e tinta e beneficiar o meio ambiente, a digitalização de documentos e a modernização de processos permitem que haja um engajamento maior entres os departamentos de RH, contabilidade, jurídico e de TI, que podem acessar informações a qualquer momento e a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Uma vez disponibilizados os recursos corretos, o gestor deve investir em treinamento para o seu time de colaboradores antes mesmo de a plataforma tornar-se obrigatória. Funcionários bem capacitados saberão como inserir as informações exigidas pelo sistema corretamente, o que evita erros e falhas.

Além disso, um time bem alinhado com a plataforma gastará um tempo menor inserindo dados e buscando informações no sistema, podendo focar em seu core business e desempenhar suas tarefas de maneira otimizada.

Como engajar colaboradores e prepará-los para utilizar o eSocial corretamente

Os gestores é que saberão dizer como a adaptação ao sistema será feita dentro dos processos do empreendimento, podendo oferecer palestras, cursos e até mesmo compilados e apostilas para que os colaboradores possam tirar dúvidas e contar a todo momento com um manual de utilização da plataforma.

É possível, ainda, que o administrador opte por deixar um dos membros do time responsável por tirar dúvidas e auxiliar os demais funcionários — já que, assim, o restante do grupo pode continuar produzindo normalmente — ou mesmo dar incentivos e bônus para empregados que se destacarem.

Durante o período de adaptação, no entanto, a comunicação deve manter-se fluida entre colaboradores e administradores, já que qualquer erro na inserção de informações na plataforma digital pode trazer prejuízos e perda de tempo com refações.

E então, entendeu como funciona o eSocial para pequenas e médias empresas e como se preparar para utilizar a plataforma? Entre em contato conosco e descubra como obter o software ideal para garantir que a transição para o novo sistema seja o mais tranquila possível!

 

Terceirize a folha de pagamento para esocial

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *