Olá pessoal, sou Yan Porfirio, Analista de Segurança da Informação na Convenia. Neste artigo, vou explicar um pouco mais sobre a nossa mais recente funcionalidade, o Convenia Conecta.
Essa ferramenta permite criar facilmente disparos automáticos para diversos eventos importantes para o RH de forma rápida e eficiente. Com o Convenia Conecta é possível:
- Notificar automaticamente quem você quiser quando um funcionário é admitido ou desligado
- Avisar automaticamente todos os colaboradores quando um contracheque está disponível
- Criar avisos automáticos de aniversários de casa e de vida
- Além da possibilidade de integrar essas notificações por WhatsApp ou Slack
Quer saber mais? Continue a leitura!
O RH de hoje precisa de processos rápidos e eficientes
No dia a dia atual, temos a sensação de que o nosso tempo está cada vez mais escasso, e que sempre fica algo a fazer do dia anterior. Partindo desse ponto, é fundamental otimizarmos os nossos processos e deixá-los cada vez mais ágeis, levando menos tempo para a execução e aumentando a sua eficiência.
A otimização é uma necessidade. É preciso reduzir o tempo gasto em tarefas cotidianas e aumentar a eficiência de nossas operações. Afinal, nosso mundo em constante movimento demanda isso. A grande pergunta é: como podemos alcançar essa otimização de forma consistente e confiável?
A resposta está na combinação da otimização com a automação.
Imagine um cenário onde podemos padronizar e automatizar as tarefas que fazemos rotineiramente, sem o risco de esquecimentos ou erros humanos?
Esse cenário já é uma realidade com o Convenia Conecta.
Ao longo deste artigo, vamos demonstrar como essa ferramenta pode tornar esse conceito em uma prática cotidiana, proporcionando uma eficiência que antes era difícil de imaginar. Vamos explorar como a automação pode revolucionar a maneira como conduzimos nossos negócios e otimizamos nossos processos, em especial no RH.
O que é uma automação e como ela pode ajudar o RH?
A automação pode ser definida como “o uso de tecnologia para executar tarefas com o mínimo de assistência humana possível”. É uma revolução silenciosa que transforma a maneira como realizamos nossas atividades cotidianas.
É nesse contexto que entra o Convenia Conecta, uma ferramenta que materializa essa visão de automação em nossa realidade. Imagine a versatilidade de criar gatilhos para eventos como:
- novas admissões;
- demissões;
- mudanças salariais;
- aniversários de colaboradores;
- aniversários de casa, entre outros.
Imagine, por exemplo, enviar um e-mail de felicitações para uma pessoa colaboradora que está comemorando seu aniversário. Em uma empresa com centenas de funcionários, essa tarefa pode ser muito complicada, sujeita a esquecimentos e erros.
Com o Convenia Conecta, é possível criar uma automação que cuida de tudo para você. Sem esquecimentos, sem confusões de datas e sem a necessidade de gastar tempo preparando e enviando manualmente essas mensagens para cada pessoa.
Essa é a verdadeira essência da automação, simplificar nossa vida, economizar tempo e permitir que nos concentremos em tarefas que realmente demandam nossa atenção e criatividade.
Aplicações práticas da automação no RH
Processo de admissão e desligamento
Um dos maiores desafios na gestão de colaboradores é garantir a eficiência nos processos de contratação e desligamento. Em especial, a gestão de acessos a sistemas e recursos sempre foi de suma importância em todas as empresas onde trabalhei.
Quando uma nova contratação é iniciada, o Convenia Conecta entra em ação imediatamente, enviando e-mails automáticos à equipe encarregada da preparação de equipamentos e à área de gestão de acessos.
O mesmo procedimento ocorre no caso de desligamento de um colaborador, com notificações para a revogação de acessos e a coleta de equipamentos.
A automação desses processos traz inúmeras vantagens. A agilidade é notavelmente aumentada, eliminando a necessidade de intervenção manual em cada etapa e garantindo respostas imediatas às demandas de contratação e desligamento. Além disso, os riscos de erros humanos e esquecimentos são reduzidos, o que é crucial para a segurança dos dados e sistemas da empresa.
Assim, o Convenia Conecta desempenha um papel central na simplificação desses processos complexos, tornando-os mais eficazes e confiáveis. A gestão de acessos e equipamentos, que costumava ser uma fonte de preocupação, agora se transforma em uma operação tranquila e segura, contribuindo para a conformidade e tranquilidade da empresa.
Caso real de uso na Convenia com o Convenia Conecta
Na Convenia, usamos a ferramenta da seguinte forma: configuramos um gatilho para novas admissões. Quando uma admissão é iniciada, o Convenia Conecta automaticamente envia informações essenciais, como nome, data de início, departamento e gestor, para a equipe responsável pela preparação de equipamentos e gestão de acessos por e-mail.
Essas informações incluem detalhes do novo colaborador, instruções para a configuração de equipamentos e provisão dos acessos necessários.
Um destaque notável é a capacidade do Convenia Conecta de usar “TAGs”, ou seja, etiquetas que inserem automaticamente informações específicas, como nome da pessoa colaboradora, cargo e data de início, no texto do e-mail.
Isso elimina a necessidade de intervenção manual para preencher esses detalhes, economizando tempo e eliminando qualquer possibilidade de erro.
O mesmo processo é aplicado durante o desligamento. Assim que um desligamento é finalizado, a equipe responsável recebe um aviso por e-mail para revogar os acessos e coordenar a coleta dos equipamentos utilizados. Essa automação garante que nenhum aspecto de segurança seja negligenciado, uma vez que todas as etapas acontecem de forma automática e precisa.
Essa automação assegura que nossa empresa esteja à frente na gestão de colaboradores, garantindo não apenas a eficiência operacional, mas também a integridade e a segurança dos dados e sistemas.
Controle de Acessos ao escritório
Outro caso que podemos citar é o controle de acesso ao nosso escritório presencial. Neste cenário, a automação impulsionou nossa eficiência e segurança operacional.
Quando uma nova pessoa colaboradora é admitida em nossa empresa, o Convenia conecta entra em ação de forma instantânea. A ferramenta atua como uma extensão de nossa equipe, acionando imediatamente nossa portaria via e-mail. Esse processo automatizado não apenas agiliza a gestão de acessos físicos, mas nos proporciona precisão.
Da mesma forma, durante um desligamento, a automação entra em ação com a mesma eficiência. O acesso físico é revogado instantaneamente e de forma eficaz, sem margem para erros ou atrasos. Essa ação assertiva é fundamental para manter nosso ambiente de trabalho seguro e livre de acesso não autorizado.
O impacto dessa automação é profundo. Simplificou significativamente nossa gestão de acessos físicos, eliminando quaisquer possíveis gargalos que poderiam surgir em processos manuais. Essa simplificação não apenas economizou tempo, mas também reduziu a probabilidade de erros humanos, uma consideração crítica quando se trata da segurança de nossas pessoas colaboradoras e ativos.
Notificação de Holerites/Contracheques para os colaboradores
Nas empresas anteriores que trabalhei a entrega dos holerites era um grande desafio. Exigia que a equipe de Departamento Pessoal e Recursos Humanos solicitasse assinaturas físicas dos colaboradores, consumindo tempo dos profissionais e sujeito a erros e atrasos.
Aqui na Convenia, com o auxílio do Convenia Conecta, essa experiência foi transformada de maneira significativa.
Implementamos uma automação inteligente que envia notificações automatizadas via WhatsApp, informando aos colaboradores que seus holerites estão disponíveis na plataforma. Essa mudança não apenas elimina a necessidade de os profissionais de DP e RH realizarem o processo demorado do passado, mas também proporciona uma experiência mais rápida e agradável para os colaboradores.
Dessa forma, conseguimos elevar não apenas a eficiência operacional, mas também a satisfação dos funcionários.
Garantindo a Conformidade e a Segurança dos Dados
Um ponto muito importante para qualquer empresa é a segurança da informação e dos dados. Através do Convenia Conecta aprimoramos nossas práticas de segurança para reforçar ainda mais a proteção dos ativos e das nossas informações.
Otimizar nossos processos nunca foi tão essencial quanto hoje. O ritmo acelerado dos negócios modernos deixa pouco espaço para erros e atrasos.
Com o Convenia Conecta, garantimos que cada etapa desses processos seja executada com agilidade e precisão. Em um mundo onde a segurança da informação é uma preocupação constante, essa automação é uma camada adicional de proteção que não podemos ignorar.
Ao enfatizarmos a eficiência e a segurança em nossos processos, reduzimos significativamente potenciais brechas que poderiam ameaçar nossos ativos e informações confidenciais. Garantir que apenas indivíduos autorizados tenham acesso às nossas instalações e sistemas é uma parte essencial de nossa postura em relação à segurança da informação.
Essa abordagem não apenas nos beneficia internamente, mas também fortalece a confiança de nossos clientes em nossos produtos e serviços, garantindo a segurança de seus dados e mantendo conformidade com as melhores práticas em segurança da informação.
Personalize de acordo com a sua necessidade
Até agora os exemplos foram focados na sua grande maioria na segurança, mas é importante ressaltar que o Convenia Conecta oferece flexibilidade para personalização de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.
A exemplo, você pode aproveitar a integração com calendários para automatizar o agendamento de reuniões e lembretes.
Na Convenia, temos a cultura de realizar reuniões de desligamento para avaliar o clima organizacional. Usamos o Convenia Conecta para agendar automaticamente essas reuniões quando um colaborador é desligado. Além disso, a ferramenta possibilita a criação de gatilhos para celebrar aniversários, tornando essas ocasiões mais eficientes e significativas, evitando esquecimentos.
Em resumo, o Convenia Conecta é uma ferramenta altamente adaptável, pronta para atender às suas necessidades específicas. Vale o destaque também que é possível criar interações com o Whatsapp e o Slack.
Conclusão
Ao longo deste artigo, exploramos as capacidades do Convenia Conecta, destacando como essa automação pode simplificar tarefas complexas, tornando processos mais ágeis e precisos.
Além disso, enfatizamos a importância de uma abordagem flexível que permite a personalização de acordo com as necessidades da sua empresa.
Desde a automação de processos críticos até a integração com calendário e a celebração de datas importantes, a ferramenta oferece muitas possibilidades.
Utilizando a ferramenta, você não apenas aumenta a eficiência e a segurança, mas também cria um ambiente de trabalho mais produtivo e alinhado com seus objetivos.
À medida que você explora e personaliza suas automações, você descobrirá inúmeras maneiras de melhorar seus processos e potencializar ainda mais o sucesso do seu negócio.
