A GetNinjas é a maior plataforma de contratação de serviços do Brasil. Fundada em 2011, presente em todo o território nacional e também no México, a GetNinjas usa a tecnologia para conectar clientes e profissionais, isto é, quem precisa com quem sabe fazer.
São mais de 500 tipos de serviços disponíveis e mais de 3 milhões de profissionais cadastrados no aplicativo, entre eles: personal trainer, diarista, pintor, encanador, professor, psicólogo e muito mais. Só em 2020, foram mais de 4 milhões de serviços solicitados na plataforma da GetNinja.
O desafio: obter informações rápidas e atendimento humanizado
O ano de 2020 trouxe grandes mudanças para a GetNinjas, em especial, para o seu departamento pessoal. Durante a pandemia surgiram novas oportunidades de mercado, o que resultou em um aumento explosivo do headcount da empresa. O número de colaboradores – também conhecidos como ninjas – que antes era de aproximadamente 90, saltou em poucos meses para 220 ninjas.
“Tivemos que atender tudo isso: perfis de pessoas diferentes entrando [na GetNinjas] o tempo todo. Isso por conta da demanda e da empresa que estávamos criando.” – Janaina Holanda, Analista de Departamento Pessoal Sr.
À medida em que os negócios se expandiam, a GetNinjas sabia que precisava encontrar uma maneira de facilitar o crescimento e otimizar as demandas do departamento pessoal.
Neste cenário, uma plataforma de DP poderia ser a salvação para a empresa, mas isso já não era o suficiente. A GetNinjas buscava outra parceira, que lhe ajudasse com suporte humanizado com tarefas do dia a dia. Janaina explica como era a vida dos gestores da área com a antiga plataforma de DP:
“Era bem difícil o contato, às vezes era uma simples dúvida, mas tínhamos que esperar 3 horas no telefone para ser atendido e ouvir “abra um chamado”.” – Janaina Holanda, Analista de Departamento Pessoal Sr.
A solução: ferramenta de admissão prática e uma equipe de suporte especializada
Quando a GetNinjas iniciou a parceria com a Convenia, logo surgiram os primeiros impactos na rotina do departamento pessoal. O antigo processo de admissão, onde a coleta de dados era realizada através de uma planilha de excel e e-mail, ficou para trás.
Com duas janelas mensais de contração, o processo de admissão acontece em poucos passos: o DP insere as informações básicas no cadastro, envia o link para o ninja preencher os campos necessários e fazer upload de documentos. Além disso, a GetNinjas possui integração com a Clicksign – solução de assinatura eletrônica de documentos. Então o ninja recebe o termo de admissão, assina digitalmente e pronto. Atualmente a GetNinjas consegue realizar uma contratação em até 5 dias.
Outro impacto positivo foi a análise de dados, pois a Convenia oferece uma extensa gama de relatórios prontos e personalizados para todas as etapas da jornada do colaborador. E a GetNinjas encontrou uma maneira super fácil de conferir os dados dos ninjas durante o processo de admissão:
“Se eu fecho as admissões da semana, então preciso conferir se tudo foi preenchido. Então baixo o relatório e verifico se todas as linhas estão preenchidas. É mais fácil do que eu entrar na ficha cadastral de cada um.” – Gabriel, Assistente administrativo de departamento pessoal.
Com as alterações constantes nas regras e leis trabalhistas relacionadas ao DP durante a pandemia, a GetNinjas também encontrou na Convenia um canal de atendimento especializado para tirar dúvidas de forma rápida, assim, o departamento pessoal trabalha com mais tranquilidade e assertividade:
“Se eu falar para o meu analista “eu não consigo fazer isso, como faço?”. Ele vai marcar um horário comigo e vamos fazer o passo a passo juntos, ou seja, temos o atendimento, que era o que faltava.” – Janaina Holanda, Analista de Departamento Pessoal Sr.
Os resultados: economia de tempo e fim do atendimento demorado
Desde a implantação da Convenia, a GetNinjas obteve economia de tempo com a otimização e evolução de processos, a comunicação com os ninjas durante a admissão se tornou muito mais ágil e eficiente. Além disso, o time do departamento pessoal viu o fim da sua maior dor: o atendimento demorado.
“Com tantas mudanças acontecendo durante a pandemia – era publicação de uma portaria de manhã, outra de tarde e outra à noite – foi importante a gente ter na Convenia um analista, uma pessoa pra gente poder falar, e não uma máquina ou e-mail.” – Janaina Holanda, Analista de Departamento Pessoal Sr.
A interação rápida entre a GetNinjas e o time de especialistas da Convenia não só facilita a utilização imediata da plataforma, mas também mantém o departamento pessoal da GetNinjas seguro em suas tarefas, reduzindo o índice de erros. No cenário pandêmico, onde as mudanças são aceleradas, informação e suporte humanizado fazem a diferença para a GetNinjas.
De olho no futuro: perspectivas da área
O departamento pessoal da GetNinjas é uma área da qual suas atividades são totalmente direcionadas aos números. Isso mostra que a GetNinjas já se prepara para o futuro.
Existe uma forte tendência de mercado, onde o departamento pessoal bem-sucedido será aquele mais envolvido com a estratégia organizacional da empresa do que aquele que vive preocupado com os assuntos burocráticos. E o uso da tecnologia é quem vai viabilizar dados mais precisos numa área em que é necessário cumprir o que a legislação nos impõe.
Neste contexto, Gabriel observa suas ações para lidar melhor com dados e tornar o DP da GetNinjas cada vez mais estratégico:
“Nosso esforço é se manter atualizado para atender as necessidades do mercado […] Então procuro sempre fazer cursos na área de departamento pessoal e análise de dados” – Gabriel, Assistente administrativo de departamento pessoal.
Janaina também vê o futuro do DP participando das estratégias da empresa, por isso, já investe no desenvolvimento da sua carreira. E uma de suas maiores motivações é o atual modelo e estrutura da GetNinjas:
“Nosso DP está muito próximo do departamento financeiro e jurídico, então, eu senti a necessidade de fazer uma especialização em leis trabalhistas e direito previdenciário. E eu gosto do modelo de DP da GetNinjas […] ele me permite criar, ter e saber para onde um dado vai e qual é o seu impacto na empresa.” – Janaina Holanda, Analista de Departamento Pessoal Sr.
Como a Convenia ajuda a sua empresa na jornada de transformação digital
A Convenia tem como objetivo descomplicar o RH e DP de empresas através de uma plataforma 100% digital. Além de eliminar a burocracia do seu departamento, temos uma equipe de especialistas para te auxiliar com as possíveis dúvidas do dia a dia. E o melhor de tudo é que você recebe a primeira resposta de atendimento em menos de 1 minuto.
Acreditamos que apenas oferecer uma plataforma não vai facilitar a sua vida. É necessário mais que isso. A Convenia caminha com você! E nesta jornada, nosso maior desejo é que seu departamento cresça e cada integrante da sua equipe seja peça-chave para os desafios da sua empresa.
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