O trabalho do Departamento Pessoal é essencial para toda empresa. Afinal, sem um setor capaz de garantir que as obrigações trabalhistas estejam sendo cumpridas de maneira meticulosa, dificilmente um negócio se mantém de pé por muito tempo.
Entretanto, sabemos que o DP é negligenciado em grande parte das organizações, tanto em termos de poder de decisão como de orçamento dedicado à área. Então, como sabe quando fazer melhorias para departamento pessoal?
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Felizmente para o futuro das empresas brasileiras, o cenário começa a mudar, e nosso objetivo com este artigo é potencializar e acelerar esse movimento. Foi também com um objetivo muito semelhante que criamos o nosso software que descomplica o Departamento Pessoal das pequenas e médias empresas.
Com o intuito de te ajudar nesse processo, trouxemos aqui 7 dicas de melhorias para departamento pessoal. Com elas será possível melhorar o desempenho do departamento pessoal da sua empresa. Interessado? Continue lendo e confira!
1. Padronize e organize arquivos
O gerenciamento de documentação é uma das principais tarefas do DP de qualquer empresa. Caso ela não seja feita de forma correta, a possibilidade de arcar com um passivo trabalhista aumenta. Então, se puder fazer algo para melhorar sua organização, faça-o.
Nenhuma organização sequer pode correr o risco de perder documentos de colaboradores por furto, excesso de papelada, incêndio, má organização, ou qualquer outro tipo de ocorrência.
Acima de tudo, padronize seus arquivos físicos e digitais. Um código de organização compartilhado ajuda a resolver vários problemas — não será mais necessário se preocupar com arquivos perdidos por erro de nomeação ou de localização, por exemplo.
Além disso, se houver necessidade de consultar ou enviar algum documento, ele poderá ser encontrado mais rapidamente, reduzindo o tempo de espera e evitando vários erros humanos.
2. Atualize suas metodologias
Um bom profissional de departamento pessoal sabe que toda metodologia deve ser renovada de tempos em tempos. Mesmo aquelas que funcionam adequadamente no momento ainda podem ser melhoradas e atualizadas. Logo, se há uma oportunidade de aprimoramento, por que não adotá-la?
Essa atualização de metodologias pode ser feita de várias maneiras. E, como profissional e gestor, você deve sempre se aprimorar e acompanhar o crescimento do setor.
Pode ser que um novo estudo, ferramenta ou técnica de administração sejam desenvolvidos, por exemplo, e você deve sempre avaliar se vale, ou não, a pena ajustar seu setor para encaixá-las na empresa. Tome cuidado com a inércia do “sempre for assim”.
3. Adote ferramentas de gestão
Como o departamento pessoal lida, basicamente, com documentação, questões operacionais e a administração de alguns recursos, ter uma ferramenta de gestão é fundamental. Praticamente toda empresa utiliza esse tipo de recurso para reduzir processos operacionais desnecessários e acelerar a entrega de resultados.
Nesse sentido, uma das maiores qualidades dos softwares de gestão é a automação de processos.
Até porque várias tarefas — como o registro de horários, a categorização de documentos e o armazenamento de dados cadastrais de funcionários — consomem muito tempo se forem realizadas apenas por pessoas, enquanto que uma máquina consegue concluí-las muito mais rápido, e com menor grau de erro.
Portanto, mesmo que seja necessário investir para obter esse sistema, ainda será uma ferramenta lucrativa.
4. Faça vistorias regulares nos seus processos
Todo departamento, como já mencionamos, deve se atualizar ativamente. Porém, em alguns momentos, essa mudança pode se tornar mais compulsória, especialmente se você notar que o setor teve um desempenho muito baixo ultimamente. Mas, como notar essas falhas?
A resposta é simples: agende vistorias regulares.
O processo de vistoria de qualquer setor deve ser um hábito dentro da empresa. Sem essas verificações e análises, pode ser que uma determinada área perca quase toda a sua produtividade silenciosamente, até que seja tarde demais para tomar alguma atitude de remediação.
Não tenha dúvidas: encontrar erros e corrigi-los antes que se tornem grandes demais não é perfeccionismo, é ação estratégica e prudência.
5. Planeje as ações do departamento pessoal
O planejamento é uma das principais obrigações de qualquer profissional de gestão. Afinal, sem planos e metas bem estabelecidos, há uma grande chance de que a sua equipe comece a andar em círculos, reproduzindo tarefas que não têm valor real para a sua produtividade. E, com o tempo, isso afetará todos os setores, reduzindo a lucratividade da empresa.
Para evitar esse tipo de problema, é importante que você desenvolva metas específicas para sua equipe. Podem ser coisas simples, como eliminar o trabalho acumulado, desde que estejam sempre de acordo com os objetivos da empresa.
Além disso, é claro, ainda é necessário ter um plano de ação para alcançar essas metas. O trabalho do DP pode ser considerado mais prático, mas também se beneficia muito de uma gestão eficiente.
6. Delegue tarefas com responsabilidade
De fato, delegar funções é necessário em qualquer organização. Contudo, alguns gestores ruins o fazem apenas para evitar suas responsabilidades, o que pode ser a causa de grandes problemas quando as tarefas não são distribuídas corretamente.
Para que um determinado grupo possa atuar de forma estratégica, é necessário liberá-los de certas tarefas operacionais, e delegar outras funções que não estão diretamente ligadas ao seu setor.
Assim, considerando que você não é um mau gestor, lembre-se de que não dedicar muito do seu tempo a funções que não são de sua exata responsabilidade. Você pode — e deve — oferecer auxílio a todo o departamento pessoal e a quem depender dele, mas precisa saber focar no que gera mais valor para todos.
Veja quem está mais capacitado para quais funções, e garanta uma estrutura adequada para que todos façam um bom serviço.
7. Capacite sua equipe
Por fim, não é necessário oferecer aulas diárias, mas é sempre bom se preocupar com a capacitação da sua equipe para lidar com as demandas da empresa e do mercado. Se você pode lhe oferecer o conhecimento necessário, saiba que esse será um excelente investimento — e, quem sabe, você não descobrirá um talento?
O processo de capacitação de uma equipe pode ocorrer de várias formas. O mais comum é organizar uma palestra para todos os envolvidos, passando alguns manuais e memorandos.
Em seguida, o trabalho é acompanhado de perto, ensinando cada colaborador a utilizar as ferramentas e desenvolvendo sua autonomia dentro da empresa. Com o tempo, você verá, uma equipe treinada se torna mais independente e rentável do que qualquer outra.
Enfim, agora que você sabe como aprimorar o departamento pessoal da sua empresa, é hora de promover algumas melhorias para departamento pessoal no dia a dia deste setor!
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