Implementar uma política de reembolso eficiente para os colaboradores pode ser de grande ajuda para organizar a contabilidade e o caixa. O que muitos profissionais de RH não se dão conta é que ela também pode ser fundamental para a motivação do time.
Manter a equipe engajada é sempre um desafio. Cada vez mais, os profissionais estão em busca de valorização, respeito e de uma identificação constante com os valores e postura da empresa.
Nesse sentido, são vários os fatores que interferem na satisfação dos talentos. Muitos deles estão ligados ao modo com que a organização valoriza, aborda e remunera as pessoas.
A política de reembolso tem impactos positivos diretos sobre esses aspectos. Isso porque, ela contribui para tornar a relação entre a empresa e seus colaboradores muito mais transparente.
Mas afinal, por que essa estratégia é tão benéfica? Como superar a complexidade desse processo e implementá-lo de maneira eficaz? Quais as melhores práticas para comunicar e monitorar essa política junto à equipe? Descubra todos os detalhes neste artigo!
O que é uma política de reembolso?
Uma política de reembolso é um acordo entre a empresa e seus colaboradores que estabelece os procedimentos necessários para a devolução do dinheiro gasto pelos profissionais durante a realização de atividades ligadas ao trabalho.
Ela pode englobar as mais diversas despesas. Isso inclui gastos com viagens de negócios, transporte, refeições, hospedagem, materiais de escritório, entre outros.
Trata-se de uma estratégia essencial para negócios que lidam com representantes comerciais, viagens corporativas, vendedores externos, entre outros profissionais que pagam suas despesas corporativas para que depois sejam reembolsadas.
Em todo caso, a política deve trazer a definição de:
- Quais são as despesas passíveis de reembolso;
- Qual o máximo que pode ser gasto em cada situação;
- Qual o prazo para os valores serem devolvidos aos colaboradores depois que cada um fizer a prestação de contas.
Como elaborar a política de reembolso ideal?
A elaboração de uma política de reembolsos eficiente demanda atenção e envolvimento dos gestores. Para iniciar o planejamento da estratégia, é importante ater-se aos seguintes aspectos:
Entenda as demandas do negócio
Antes de mais nada, é fundamental compreender quais as necessidades da empresa. Ou seja, quais são os principais tipos de despesas dos colaboradores, o perfil das viagens corporativas realizadas e até mesmo qual a média dos gastos nessas situações.
Um bom caminho é envolver os colaboradores no processo. Para isso, converse com o time, ouvindo o que as pessoas têm a dizer sobre as viagens e seus gastos.
Engaje os colaboradores
Uma política de reembolso só vai funcionar se as pessoas acreditarem na ideia e perceberem as suas vantagens. Portanto, para obter o engajamento de todos, vale a pena apresentar a política de forma clara e transparente.
Também é importante pensar em como será o controle e acompanhamento dos reembolsos. Os mecanismos devem ser simples e fáceis de usar.
Mapeie os pontos-chave do processo
Defina se o processo de reembolso será manual ou automatizado. Evidentemente, utilizar um bom software garante mais agilidade e assertividade. Em todo caso, a política de reembolso deve ser pautada pelos seguintes pontos-chave:
- Quais as despesas reembolsáveis: crie uma lista descrevendo todos os gastos passíveis de ressarcimento, para ficarem claros entre a equipe;
- Como se dará o lançamento: a verba dedicada ao reembolso deve ser lançada junto aos passivos da empresa, para que depois seja ressarcida aos colaboradores;
- O controle das notas fiscais: os colaboradores devem comprovar os gastos. Por isso, a solicitação das notas e recibos deve ser padronizada para liberar os reembolsos;
- A emissão dos recibos: cada ressarcimento é um processo financeiro independente. Então, o colaborador deve assinar um recibo para comprovar cada recebimento.
Esses são os principais pontos de atenção para você considerar durante a elaboração e o planejamento da sua política.
Contudo, tenha em mente que a aplicação dessa estratégia ainda envolve diversas outras etapas e demandas. Continue a leitura para conhecer as melhores práticas para a implementação e controle de uma boa política de reembolso.
Quais os principais benefícios para os colaboradores?
Para a empresa, o processo confere mais controle financeiro, conformidade e eficiência. Com o ganho de organização, é possível obter grande economia. Isso sem falar na garantia de profissionais mais satisfeitos, aumentando seu engajamento e reduz o turnover.
Por falar na satisfação dos colaboradores, eles são os principais beneficiados com essa estratégia. As principais vantagens obtidas são:
Clareza
A relação entre a empresa e os seus colaboradores deve ser fundamentada, entre outros fatores, na transparência e no diálogo. Por isso, uma boa política de reembolsos tem muito a contribuir.
Quando todos compreendem como funciona a dinâmica para viagens e deslocamentos, fica mais fácil se organizar para essas atividades. É possível entender como proceder e também como o negócio vai se organizar para acompanhar os gastos e efetivar os reembolsos.
Aumentar a clareza dos processos é uma forma eficiente de estreitar laços com os colaboradores, fazendo com que se sintam mais envolvidos com as questões da empresa.
Segurança
Uma empresa com demanda de viagens corporativas ou que necessita que seus colaboradores se desloquem e façam determinados gastos no exercício de suas atividades precisa, necessariamente, de uma política de reembolso.
Essa política vai trazer muito mais segurança para a equipe, que vai se sentir mais disposta a realizar aqueles gastos que são importantes para os melhores resultados, partindo da certeza de que serão reembolsados por isso.
Afinal, se um colaborador deixar de realizar determinado gasto que seria fundamental pela incerteza de não ser reembolsado, todos saem perdendo.
Motivação
Tudo aquilo que faz com que o colaborador se sinta reconhecido e valorizado tem impacto direto em sua motivação. Não seria diferente com uma boa política de reembolso.
Essa é uma forma de mostrar à equipe que a empresa está preocupada com cada um, que se esforça para oferecer condições ideais de trabalho e que sempre estará por perto para cuidar dos interesses de seu time. Pode ter certeza, essa postura faz toda a diferença.
Harmonia na equipe
Um dos pontos que geram grande desarmonia na equipe é justamente a questão das viagens corporativas e seus reembolsos.
Quando não há uma política clara, é frequente que alguns colaboradores se sintam prejudicados em relação a outros, criando uma ideia de que algumas pessoas utilizam as viagens para realizar gastos às custas da empresa.
Uma política de reembolso coloca todos em situação de igualdade, o que faz com que o clima organizacional também fique muito melhor.
Como comunicar a política de reembolso na empresa?
Uma dica é aplicar treinamentos focados na política de reembolso, para garantir que todos compreendam os procedimentos e requisitos.
Também é importante estabelecer canais de comunicação abertos, onde o time possa fazer perguntas, esclarecer dúvidas e dar feedback sobre procedimentos.
Da mesma forma, e-mails informativos, guias detalhados e documentos explicativos ajudam a fornecer informações claras e acessíveis. Uma boa opção é criar infográficos visualmente atraentes, que simplifiquem os principais aspectos da política.
Por fim, é interessante integrar a política de reembolso com o sistema de RH da empresa. Isso permite que os colaboradores acessem facilmente as informações e façam solicitações de reembolso por meio de uma plataforma centralizada e amigável.
Exemplos de política de reembolso
Antes de conhecer as melhores práticas sobre como fazer uma política de reembolso e monitorá-la, é importante saber que você pode aplicar essa estratégia de duas formas distintas.
Isso porque, por mais que seja importante prever todas as prerrogativas possíveis de ressarcimento, isso nem sempre é possível. Assim, dependendo do tipo de política adotada, há a possibilidade de ganhar flexibilidade para lidar com as necessidades da empresa e da equipe.
Política detalhada
A política de reembolso detalhada, como o nome sugere, é aquela que oferece informações mais completas. Por exemplo, ao invés de limitar os gastos diários, ela pode definir limites para diferentes categorias de despesas ou até para cada hierarquia de cargos no negócio.
Os parâmetros devem ser definidos conforme as necessidades de cada negócio. Em todo caso, esse modelo costuma apresentá-los com mais detalhamento.
Evidentemente, é preferível ter uma política de reembolso detalhada. Contudo, em empresas menores ou com uma demanda menor por ressarcimentos, o formato simples pode ser mais indicado e de fácil implementação.
Política simples
Já a política de reembolso simples é aquela com regras mais genéricas. Ao invés de detalhar as diretrizes para cada despesa, o documento foca mais em boas práticas para prestar contas.
Basicamente, esse formato determina quais gastos são ou não reembolsáveis, as informações que devem constar na solicitação do colaborador, os comprovantes aceitos e os responsáveis pela verificação e efetivação do ressarcimento.
Implementação e monitoramento da política
Independentemente do formato utilizado, a implementação da política de reembolso para funcionários depende de boas práticas para ser bem-sucedida. São elas:
Defina a política interna
O RH tem um papel central na implementação de uma política de reembolso eficaz. Cabe ao setor colaborar com o departamento financeiro para criar uma política equilibrada, que atenda às necessidades dos colaboradores e da empresa.
A partir disso, a política deve ser documentada como uma espécie de manual, que servirá como um guia para os colaboradores, garantindo uma compreensão clara das diretrizes a serem seguidas. Os principais pontos abordados são:
- Despesas reembolsáveis;
- Limites de reembolso;
- Prazos para solicitações;
- Regras de prestação de contas;
- Procedimentos de solicitação;
- Diretrizes para adiantamentos;
- Entre outros pertinentes.
Estipule o procedimento de reembolso
Além de formalizar os pedidos, as empresas também requerem a comprovação dos gastos realizados. Afinal, isso aumenta a confiabilidade e o controle financeiro.
Vale ressaltar que a documentação das despesas deve ser armazenada para fins de cálculo da folha de pagamento e para garantir segurança jurídica.
Para manter um controle eficaz e transparente do processo, também é importante fornecer recibos e coletar as assinaturas dos colaboradores que solicitaram o ressarcimento.
Colete feedbacks
Após a implementação da política de reembolso, é crucial coletar feedback dos colaboradores. Isso permite identificar áreas que geram dúvidas, possíveis melhorias e eventuais necessidades de ajustes.
Os feedbacks fornecem informações valiosas para revisar e adaptar a política de reembolso às necessidades dos colaboradores, garantindo que ela se mantenha eficaz e adequada.
Monitore os reembolsos realizados
Cabe também ao RH gerenciar os reembolsos da empresa. Isso envolve a implementação de um sistema que otimize a prestação de contas, a análise dos documentos fornecidos e a organização dos processos como um todo.
Também é fundamental garantir que os ressarcimentos sejam devidamente adicionados à folha de pagamento, para posterior processamento pelo departamento financeiro.
Esse monitoramento ajuda a otimizar o orçamento para despesas de reembolso e a manter um controle eficiente das atividades da empresa.
Promova melhorias contínuas
Como qualquer estratégia implementada pelo RH, a política de reembolso deve ser alvo de melhorias contínuas.
Os ajustes devem ser orientados pelos feedbacks dos colaboradores e pela análise dos processos de reembolso. O mesmo vale para as adequações necessárias perante às mudanças na organização e no próprio mercado.
Dessa forma, a política de reembolso permanecerá atualizada e flexível, pronta para atender às necessidades em constante evolução da empresa.
Conclusão
Como você pôde ver, uma política de reembolso eficaz proporciona benefícios significativos, tanto para os colaboradores, quanto para a própria empresa.
No caso dos profissionais, ela garante o ressarcimento justo de despesas, dando clareza aos procedimentos exigidos pela organização. Já para o negócio, o documento confere um melhor controle financeiro, mais conformidade e o aumento na satisfação da equipe.
Ao definir diretrizes internas claras, o RH pode criar um ambiente onde a comunicação eficaz e a confiança são prioridades.
Dessa forma, a política de reembolso se torna uma ferramenta essencial para equilibrar os interesses mútuos, contribuindo para o sucesso conjunto da empresa e dos seus membros.
Perguntas Frequentes
Antes de concluir, separamos algumas dúvidas comuns sobre o tema, para que você tenha ainda domínio ao aplicá-lo no cotidiano do seu RH.
Posso personalizar minha política de reembolso conforme as necessidades específicas da minha empresa?
A política de reembolso não só pode, como deve, ser personalizada conforme as necessidades específicas da sua empresa. Ela deve ser adaptada para atender aos requisitos, procedimentos e à cultura da organização.
Como garantir que a política de reembolso seja justa para todos os colaboradores, independentemente de suas funções ou níveis hierárquicos?
Para garantir que a política de reembolso seja justa para todos, é essencial estabelecer critérios claros e consistentes para as despesas reembolsáveis. Certifique-se de que os limites e procedimentos sejam aplicados igualmente, conforme as regras preestabelecidas.
Quais despesas são geralmente cobertas por uma política de reembolso padrão e existem exceções?
As despesas geralmente cobertas pela política de reembolso incluem viagens a trabalho, refeições durante as viagens, despesas médicas, materiais de escritório, etc. A exceção é para os gastos pessoais não relacionados ao trabalho.
Qual é a frequência típica de revisão e atualização de uma política de reembolso?
A frequência típica de revisão e atualização de uma política de reembolso varia, mas é aconselhável revisá-la pelo menos anualmente. Mudanças nas necessidades da empresa, na legislação e os feedback dos colaboradores são fatores que influenciam as atualizações.
Viu como uma boa política de reembolsos pode ter grande impacto na satisfação dos funcionários e na retenção de talentos? E, claro, essa é só mais uma das razões para a empresa dedicar algum tempo para elaborar uma política eficiente e objetiva.
