Como a política de reembolso afeta a satisfação dos funcionários?

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Manter a motivação dos colaboradores é sempre um desafio. Cada vez mais, as equipes estão em busca de valorização, respeito e de uma identificação constante com os valores e postura da empresa. E são vários os fatores que interferem na satisfação dos funcionários.

Nesse artigo vamos discutir um ponto muito importante e que merece atenção especial dos gestores: a política de reembolso da organização. Sabe-se que uma boa política de reembolsos é de grande ajuda para organizar os processos internos, a contabilidade e o caixa. Porém, é importante ter em mente também que ela pode ser fundamental para a motivação do time.

Isso porque ela contribui para tornar a relação entre a empresa e seus colaboradores muito mais transparente. Acompanhe a leitura e fique por dentro do assunto!

O que é uma política de reembolso?

Para se entender a importância de uma política de reembolsos, tanto para economia e organização da empresa, quanto para a motivação dos colaboradores, é essencial compreender o que é exatamente esta política e como ela deve funcionar.

Uma política de reembolsos é um conjunto de normas e condutas que são acordadas entre a empresa e seus colaboradores, estabelecendo os procedimentos de reembolsos aos colaboradores, seja no caso de viagens corporativas ou em outras situações.

A política deve trazer a definição de quais são os gastos passíveis de reembolso, qual o máximo que pode ser gasto em cada situação e qual o prazo para que os valores sejam devolvidos aos colaboradores, depois que cada um fizer a prestação de contas.  

São informações essenciais e, por isso, quanto mais detalhadas e claras, melhor!

Como elaborar a política de reembolso ideal?

A elaboração de uma política de reembolsos eficiente demanda atenção e envolvimento dos gestores. Antes de mais nada, é fundamental compreender quais são as necessidades da empresa: quais são os principais tipos de gastos dos colaboradores, qual é o perfil das viagens corporativas realizadas e mesmo uma média dos gastos nessas situações.

Um bom caminho é envolver os colaboradores no processo: é bom conversar com o time, ouvindo o que as equipes têm a dizer sobre as viagens e seus gastos. Além disso, uma política de reembolsos só vai funcionar se as pessoas acreditarem na ideia e perceberem as suas vantagens. Portanto, para obter o engajamento do seu time, vale a pena apresentar a política de forma clara e transparente.

Além disso, é importante pensar em como será o controle e acompanhamento dos reembolsos. Os mecanismos devem ser simples e fáceis de usar e, nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Aposte nos aplicativos que vão ajudar você e seus colaboradores a prestar contas e acompanhar todo o processo.

Quais os principais benefícios para os colaboradores?

É bem fácil compreender os benefícios de uma política de reembolsos para a empresa – o processo é muito mais organizado e é possível obter grande economia. Nessa parte do artigo vamos avaliar quais são os principais benefícios para os outros envolvidos, ou seja, os próprios colaboradores.

É preciso deixar claro que a equipe também tem muito a ganhar com a implementação de uma política eficiente, por diversas razões que vamos conhecer agora.

Clareza

A relação entre a empresa e os seus colaboradores deve ser fundamentada, entre outros fatores, na transparência e no diálogo. Por isso, uma boa política de reembolsos tem muito a contribuir.

Quando todos os colaboradores compreendem como funciona a dinâmica da empresa para viagens e deslocamentos, fica mais fácil se organizar para essas atividades, entendendo como proceder e também como a empresa vai se organizar para acompanhar os gastos e efetivar os reembolsos.

Aumentar a clareza dos processos é uma forma eficiente de estreitar laços com os colaboradores, fazendo com que se sintam mais envolvidos com as questões da empresa.

Segurança

Uma empresa que tem demanda de viagens corporativas ou que necessita que seus colaboradores se desloquem e façam determinados gastos no exercício de suas atividades, precisa, necessariamente, de uma política de reembolso.

Essa política vai trazer muito mais segurança para a equipe, que vai se sentir mais disposta a realizar aqueles gastos que são importantes para os melhores resultados, partindo da certeza de que serão reembolsados por isso.

Afinal, se um colaborador deixar de realizar determinado gasto que seria fundamental pela incerteza de não ser reembolsado, todos saem perdendo.

Motivação

Tudo aquilo que faz com que o colaborador se sinta reconhecido e valorizado tem impacto direto em sua motivação. Não seria diferente com uma boa política de reembolso.

Essa é uma forma de mostrar à equipe que a empresa está preocupada com cada um, que se esforça para oferecer condições ideais de trabalho e que sempre estará por perto para cuidar dos interesses de seu time. Pode ter certeza, essa postura faz toda a diferença.

Confiança

Os colaboradores estão em busca de empresas com as quais possam construir relações de confiança e troca. E, claro, para se confiar em uma marca, é fundamental conhecer a sua postura diante das questões do dia a dia.

Assim, uma boa política de reembolsos serve também como uma mensagem inequívoca de que cada colaborador pode confiar na empresa o que foi acordado na política será cumprido e todos podem realizar suas tarefas com tranquilidade.

Harmonia na equipe

Um dos pontos que geram grande desarmonia na equipe é justamente a questão das viagens corporativas e seus reembolsos. Quando não há uma política clara, é frequente que alguns colaboradores se sintam prejudicados em relação à outros, criando uma ideia de que algumas pessoas utilizam as viagens para jantar em restaurantes caros, bem como outros gastos, tudo às custas da empresa.

Uma política de reembolsos coloca todos em situação de igualdade, o que faz com que o clima organizacional também fique muito melhor.

Viu como uma boa política de reembolsos pode ter grande impacto na satisfação dos funcionários e na retenção de talentos? E, claro, essa é só mais uma das razões para que a empresa dedique algum tempo para elaborar uma política eficiente e objetiva. Não tenha dúvidas, os resultados vão valer a pena.

E agora que você conhece todos os benefícios, que tal dividir essas informações úteis com a sua rede de contatos? Compartilhe esse texto nas redes sociais e permita que cada vez mais pessoas conheçam a importância da política de reembolsos.

Sobre o autor

O 99 Corporativo é um serviço de táxi para empresas, que permite a administração dos deslocamentos dos colaboradores, clientes e fornecedores. Com essa gestão é possível promover a redução de custos com transporte, além de entregar segurança e conveniência para o colaborador.

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