Como a Convenia ajudou a Aevo eliminar processos para focar em pessoas

A Aevo é uma startup que oferece diversas soluções para a gestão da inovação, com destaque para sua plataforma full service: o “AEVO Innovate”. Isto é, ela atua para auxiliar as empresas na criação e fortalecimento de ações inovadoras, desde a identificação de desafios até a execução das estratégias de melhoria, possibilitando, ainda, a adequada gestão e engajamento de seus colaboradores, que participam ativamente desses processos.

Sediada em Vitória – ES e com operações na cidade de São Paulo, a Aevo atende empresas de médio e grande porte em todo território nacional.

O desafio: organizar tarefas e acabar com processos burocráticos

No início de 2020, o jovem João Victor Brito – que chegou na Aevo como estagiário – assume o cargo de Head of People and Culture para cuidar da jornada e da experiência dos(as) aevers – a forma carinhosa de chamar as pessoas da Aevo.

Mas, poucos meses depois, a pandemia colocou a Aevo frente à um cenário inesperado de crescimento acelerado.

A empresa estava a todo vapor, havia captado recursos para acelerar os negócios e, consequentemente, o número de colaboradores aumentou de 35 para mais de 100 aevers em pouquíssimo tempo.

“Nossa operação era muito burocrática! A gestão de informação era centralizada em pastas, depois passou para o virtual, mas ainda tínhamos a responsabilidade de pegar o documento físico com a pessoa colaboradora e escanear tudo, por exemplo.” – João Victor Brito – Head of People and Culture

A gestão de férias e lidar com as informações da folha de pagamento também eram grandes pedras no sapato da Aevo. Com a maioria dos processos sendo executados manualmente, era comum as informações estarem descentralizadas e, por vezes, havia dificuldade de encontrá-las. 

Então, a Aevo se deu conta de que o modelo tradicional de gestão era um problema. As novas pessoas colaboradoras estavam alocadas em diferentes Estados e era desafiador lidar com o alto fluxo de informações. A equipe do João precisava pedir para o(a) colaborador(a) enviar documentos pelos Correios para, então, conseguir realizar assinaturas. Não dava mais. E o cenário digital era a salvação.

“Aquele modelo tradicional de DP morreu! Ao final do dia eu preciso ter a certeza de que estou cuidando de pessoas e não somente de burocracias.” – João Victor Brito – Head of People and Culture

A solução: automação de demandas que roubavam tempo

Com isso, a Aevo parte para o mercado na busca de uma solução que resolvesse suas dores. O encontro com a Convenia acontece através de benchmark, mas antes dos primeiros resultados, surgem as inseguranças com realidade digital, e principalmente, com a LGPD – Conheça a Política de Privacidade e Proteção de dados aqui

Com a plataforma da Convenia, a Aevo transformou totalmente a rotina do time de Pessoas e Cultura. Aquele processo de admissão que levava dias (por conta das contratações em todo o Brasil) passou a ser rápido, o(a) colaborador(a) faz o upload de documentos, preenche todos os seus dados e time de Pessoas e Cultura se preocupa apenas com a conferência.

Em gestão de férias, a Aevo realizava o controle em planilhas. Porém, as informações não eram visuais e as ferramentas pouco intuitivas. A cada 3 meses, o João parava suas tarefas para conferir se as planilhas estavam atualizadas.

“Era insustentável! Eu tinha que parar pra ver se todo mundo estava de férias, se os saldos estavam corretos. Era um controle arcaico. E a Convenia facilitou bastante” – João Victor Brito – Head of People and Culture

Hoje a história é outra. A equipe da Aevo consegue fazer o controle sem grandes preocupações. Além disso, a plataforma oferece recursos para que o departamento consiga planejar as férias no decorrer do ano de forma prática e intuitiva.

O fechamento da folha de pagamento, com a ajuda da Convenia, ficou mais ágil. Antes a Aevo levava cerca de duas semanas e meia. Agora, passou para 4 dias. 

Os resultados: menos burocracias, foco nas pessoas!

O principal objetivo do time de Pessoas e Cultura da Aevo é cuidar dos(as) aevers. O modelo tradicional de trabalho impossibilitava atingir esse objetivo, a burocracia roubava o tempo de equipe, afinal, passavam horas, dias ou semanas presos em determinadas demandas. Com a Convenia, a Aevo ganhou tempo para cuidar daquilo que realmente importa.

“Os processos são importantes, mas estão bem definidos. Agora, lidar com pessoas é uma incógnita, exige tempo. A gente sabe como resolver os processos, mas sabemos como lidar, por exemplo, com saúde mental?” – João Victor Brito – Head of People and Culture

De olho no futuro: cuidar de pessoas para impactar negócios

João acredita que alguns estereótipos estão sendo derrubados com a era digital. De modo geral, as áreas de RH e DP sempre foram vistas e resumidas à contratação, entregar holerites e realizar pagamentos. Hoje o cenário é otimista.

Neste contexto, João vê em conhecimentos e metodologias herdados da psicologia organizacional e gestão de pessoas a tendência para compreender melhor o comportamento das pessoas, estar mais próximo delas a fim de impactar as estratégias de negócios das organizações.

“Eu quero que as minhas OKRs tenham impactos visíveis e palpáveis dentro da empresa, assim é possível mostrar o valor de pessoas para o negócio.” 

Conselho de gestão: foque no que é, de fato, estratégico

Na experiência de gestão da Aevo, João acredita que o primeiro passo para se obter um departamento melhor é mapear as dores, pois elas muitas vezes não são tão claras quanto parecem.

“Tenha consciência de quais são seus objetivos, pois os maiores gaps são os que mais te impedem de atingí-los. Eu achava que admissão era minha maior dor, mas quando fiz um mapeamento, notei que gestão de férias e folha de pagamento eram os grandes problemas.”- João Victor Brito – Head of People and Culture

Outro ponto que João destaca é a necessidade de automatizar as tarefas que não são estratégicas.

“O RH do futuro, em minha opinião, deve ser cada vez mais focado naquilo que é intrinsecamente humano. Sendo assim, quanto mais mapearmos e estruturarmos os processos operacionais, menos tempo gastamos com eles. E menos tempo gasto com o operacional representa mais tempo para gerir o estratégico e olhar para o que realmente importa: nossas pessoas!” – João Victor Brito – Head of People and Culture

O que você achou da história da Aevo do João? A Convenia quer te ajudar a tornar sua vida mais fácil e seu departamento mais estratégico! Conheça nossa solução, clique aqui e agende agora um horário com nossos especialistas. Será um prazer falar com você!

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