A Consulta de Qualificação Cadastral (CQC) Online do eSocial foi desativada a partir de 10 de fevereiro de 2025. Com essa mudança, a verificação dos dados cadastrais dos trabalhadores agora deve ser feita exclusivamente por meio da Consulta de Qualificação Cadastral em lote.
Essa alteração impacta diretamente os empregadores e profissionais de Departamento Pessoal que precisam garantir a conformidade dos registros antes de enviá-los ao eSocial. Pensando nisso, a Convenia elaborou esse conteúdo para te ajudar a entender o que mudou e como realizar a Consulta da Qualificação Cadastral em lote, com dicas para otimizar esse processo dentro da sua empresa.
Desativação da Consulta da Qualificação Cadastral Online
A partir de 10 de fevereiro de 2025, a Consulta de Qualificação Cadastral Online foi desativada no portal do eSocial. De agora em diante, a verificação de dados cadastrais dos trabalhadores só poderá ser realizada por meio da Consulta de Qualificação Cadastral em lote, acessível pelo portal https://esociallote.dataprev.gov.br/.
Para utilizar o novo formato, é necessário o uso de certificado digital. A consulta será processada em até 48 horas e os resultados ficarão disponíveis por 15 dias.
A Consulta de Qualificação Cadastral Online era uma funcionalidade do eSocial que permitia verificar, de forma rápida e individual, a consistência de dados como CPF, nome, data de nascimento e Número de Identificação Social (NIS), a fim de evitar erros no envio de informações trabalhistas e previdenciárias ao governo. É importante mencionar que a consulta em lote, assim como era o caso da consulta individual online, deve ser feita exclusivamente pelo empregador – ou seja, não é um documento que possa ser exigido do trabalhador no momento da contratação.
Passo a passo: como funciona a Consulta Qualificação Cadastral em lote?
Com a desativação da Consulta de Qualificação Cadastral Online, a verificação dos dados dos trabalhadores deve ser realizada através da consulta em lote. Descubra como fazer:
1. Obtenha um certificado digital
Para acessar o sistema de consulta em lote, é necessário possuir um certificado digital válido, que garante a autenticidade e a segurança das informações transmitidas.
- Como obter: Procure uma Autoridade Certificadora credenciada para adquirir o certificado adequado às necessidades da sua empresa. Mais informações: https://www.gov.br/pt-br/servicos/obter-certificacao-digital.
2. Acesse o Portal de Consulta em Lote
Com o certificado digital regularizado, acesse o portal através do link https://esociallote.dataprev.gov.br/. Ao entrar no site, o sistema solicitará a autenticação utilizando o certificado digital, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso às funcionalidades de consulta em lote.
3. Prepare o arquivo de dados dos colaboradores
Para enviar as informações para consulta, você deve criar um arquivo em formato TXT, conforme as especificações técnicas do eSocial.
Dados necessários: inclua no arquivo os seguintes dados de cada trabalhador:
- Nome completo;
- CPF;
- Data de nascimento;
- NIS (PIS/PASEP/NIT) – Nota: Com a versão simplificada do eSocial, o NIS não é mais obrigatório. Caso o trabalhador não possua um NIS válido, utilize o NIS padrão 13333333332.
Observação: Em um mesmo lote, você pode inserir dados de trabalhadores com NIS real e com NIS padrão.
4. Envie o arquivo para o sistema
Após preparar o arquivo com os dados dos trabalhadores, acesse o portal de Consulta de Qualificação Cadastral em lote e faça o upload do documento na área indicada. Certifique-se de que o arquivo foi enviado corretamente e aguarde a confirmação do sistema, garantindo que as informações foram recebidas para processamento.
5. Aguarde o processamento e consulte os resultados
Após o envio do arquivo, o sistema do eSocial processará os dados em até 48 horas. Durante esse período, você pode acompanhar o status da solicitação no portal.
Os resultados da qualificação cadastral ficam disponíveis para consulta por um período de 15 dias. No relatório gerado, você pode visualizar a existência de falhas pontuais, ajustes que devem ser feitos ou erros maiores que impedem a continuidade dos processos, exigindo a correção das informações antes de um novo envio.
Análise e correção de inconsistências
Após o processamento, o relatório fornecerá detalhes sobre possíveis divergências nos dados dos colaboradores.
Tipos de inconsistências comuns:
- Divergência no nome ou CPF (suspenso, nulo ou cancelado)
- Data de nascimento incorreta
- NIS inválido ou com dados divergentes
Confira mais detalhes na tabela abaixo:
| Erro | Como proceder |
| Divergência no nome ou CPF | Regularizar junto à Receita Federal |
| Data de nascimento incorreta | Verificar e corrigir nos registros internos e órgãos competentes |
| NIS inválido | Atualizar e regularizar nos órgãos competentes, como Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou INSS |
Como otimizar a Consulta da Qualificação Cadastral em lote?
A mudança para a Consulta de Qualificação Cadastral em lote exige um novo nível de planejamento por parte das empresas e profissionais de Departamento Pessoal. Como o processo agora demanda envio de arquivos e uso de Certificado Digital, é essencial adotar práticas que reduzam o risco de erros e retrabalho.
Além de garantir que os dados sejam enviados corretamente, otimizar essa rotina pode evitar atrasos no registro de admissões e na transmissão de informações ao eSocial. Confira algumas dicas para tornar o processo mais eficiente:
Mantenha os dados dos colaboradores sempre atualizados
Manter um controle rigoroso das informações cadastrais dos funcionários reduz significativamente as chances de inconsistências no momento da qualificação. Antes de enviar os dados ao eSocial, revise informações como nome, CPF, data de nascimento e NIS (PIS/PASEP/NIT) para garantir que estejam corretas. Essa prática evita erros que podem gerar bloqueios na folha de pagamento e outras obrigações trabalhistas.
Utilize ferramentas para validar os dados antes do envio
Evitar inconsistências no momento da consulta reduz o retrabalho e garante maior agilidade na gestão de dados. Para isso, soluções automatizadas, como a Convenia, permitem centralizar as informações dos colaboradores e garantir a integridade dos cadastros antes do envio ao eSocial. Com um sistema de RH e DP integrado, é possível validar os dados de forma automatizada, reduzindo erros e otimizando o tempo da equipe de Departamento Pessoal.
Padronize e automatize o processo dentro da empresa
Para empresas que precisam qualificar volumes maiores de dados regularmente, a automatização de processos é essencial. Com um software de DP, sua empresa pode estruturar fluxos internos para organizar admissões, monitorar atualizações cadastrais e garantir que todas as informações estejam corretas antes do envio ao eSocial. Além disso, a integração entre folha de pagamento e outros módulos de gestão de pessoas evita erros e inconsistências nos registros.
Garanta que o certificado digital esteja regularizado
Conforme vimos, o certificado digital é um requisito obrigatório para realizar a consulta em lote. Para evitar interrupções no processo, garanta que o certificado utilizado pela empresa esteja válido e, se necessário, renove-o com antecedência. Se a empresa ainda não possui um certificado, oriente os responsáveis a providenciá-lo o quanto antes.
Faça a qualificação cadastral com antecedência
Como o prazo de processamento pode levar até 48 horas, não deixe a consulta para o último momento. Antecipar esse processo evita atrasos no envio dos eventos ao eSocial e garante que eventuais ajustes possam ser feitos sem comprometer prazos legais.
Capacite sua equipe para lidar com o novo processo
A transição da consulta individual online para o modelo em lote pode gerar dúvidas entre os profissionais do setor. Ofereça treinamento sobre o novo fluxo de qualificação cadastral e assegure que todos os envolvidos entendam como funciona o envio, o acompanhamento e a correção de eventuais erros.
Perguntas frequentes sobre Qualificação Cadastral do eSocial
O que é a Qualificação Cadastral?
A Qualificação Cadastral é um processo que verifica se os dados dos trabalhadores informados pelo empregador estão corretos e consistentes com os registros da Receita Federal (CPF) e do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS – NIS/PIS/PASEP/NIT). Essa verificação garante que as informações estejam atualizadas antes do envio de eventos ao eSocial, evitando rejeições e problemas na folha de pagamento.
Para que serve a Qualificação Cadastral e qual é sua importância?
A Qualificação Cadastral tem como objetivo evitar erros no envio de informações ao eSocial, garantindo que os dados dos trabalhadores estejam corretos nos registros do governo. Esse processo é essencial para:
- Prevenir inconsistências na folha de pagamento e obrigações acessórias, como FGTS e INSS;
- Evitar bloqueios no envio de eventos ao eSocial por divergência de informações;
- Assegurar que os trabalhadores tenham acesso correto a seus direitos previdenciários;
- Reduzir a necessidade de correções manuais e retrabalho no Departamento Pessoal.
A qualificação cadastral deve ser feita antes da admissão de novos colaboradores e também periodicamente para manter os dados sempre atualizados.
Quanto tempo demora a Qualificação Cadastral?
O tempo de processamento da consulta em lote pode levar até 48 horas após o envio do arquivo pelo portal do eSocial. Durante esse período, é possível acompanhar o status do processamento. Após a finalização da análise, os resultados ficam disponíveis para consulta por 15 dias. Caso haja inconsistências nos dados, a empresa precisará regularizá-los antes de reenviar a consulta.
Quais são os dados verificados na Consulta da Qualificação Cadastral?
A consulta verifica quatro informações essenciais do trabalhador:
- Nome completo;
- CPF;
- Data de nascimento;
- NIS (Número de Identificação Social – PIS/PASEP/NIT).
Se houver divergência em algum desses dados, o sistema indicará a necessidade de correção antes da qualificação definitiva.
Como obter certificado digital para o eSocial?
O certificado digital é um requisito obrigatório para acessar a Consulta de Qualificação Cadastral em lote. O empregador pode obter o certificado seguindo estes passos:
- Escolher uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como Serasa, Certisign, Safeweb ou Serpro. A lista de ACs credenciadas está disponível no site do ITI.
- Definir o tipo de certificado adequado para a empresa. O mais utilizado para o eSocial é o e-CNPJ A1 ou A3, ou o e-CPF para empresas menores.
- Realizar o processo de validação presencial ou remota junto à Autoridade Certificadora.
- Instalar e configurar o certificado digital no sistema utilizado pela empresa para acesso ao eSocial.
