A tecnologia é uma realidade em muitas empresas e nos escritórios de contabilidade a história é a mesma. Nesse tipo de organização, a transformação vem principalmente por meio do uso de softwares capazes automatizar tarefas repetitivas, tornando a rotina diária mais produtiva. Um desses sistemas considerados cada vez mais útil é a contabilidade integrada. Sendo benéfica não apenas para o contador em si, assim como para o departamento pessoal da empresa.
Para que o fechamento contábil funcione, é necessária a disponibilização de informações específicas dentro de um prazo de tempo, mas isso nem sempre acontece, e é por isso, que a integração com o sistema do escritório de contabilidade surge como maneira de envio de dados de maneira ágil, produtiva e eficiente.
Hoje falaremos tudo sobre contabilidade integrada. Confira como ela pode ser útil à sua empresa ou seu escritório de contabilidade.
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O que é Contabilidade integrada?
Como o nome já sugere, a contabilidade integrada nada mais é do que a integração do setor contábil da empresa com aqueles que são diretamente relacionados a ele, principalmente nesse caso, o departamento de recursos humanos. Custos, fiscais e estratégicas se tornam vinculadas, permitindo alinhamento e melhor gestão do negócio.
Funcionamento da contabilidade integrada
Nesse momento você deve estar se perguntando: Mas como a contabilidade integrada funciona na prática?
Com toda a tecnologia disponível nos dias de hoje, cabe a ela o papel de realizar integrações por meio de ferramentas e os sistemas de gestão integrada contábil são os responsáveis pela realização dessa tarefa.
Mesmo que não haja um profissional contábil dentro de sua empresa, uma vez que muitas organizações terceirizam essa função, é muito importante a aplicação desse conceito. A falta de integração entre contador e dados dos clientes pode ocasionar erros graves e consequentemente uma série de problemas à empresa.
Implementando essa tecnologia
Depois de descobrir o que é e como funciona a contabilidade integrada é chegada a hora de saber como implementar esse tipo de tecnologia em sua organização, a parte boa disso, é que os passos para sua implementação são simples e divididas em apenas duas partes, como falaremos a seguir.
1. Investir nas ferramentas necessárias
Esse é primeiro passo para implementar a contabilidade integrada em sua empresa: O investimento nas ferramentas necessárias.
Nesse caso, a ferramenta necessária é o próprio software de gestão, como o da Convenia, que tenha em sua programação a função de integrar a contabilidade. No entanto, não basta apenas procurar por um sistema que tenha essa opção, mas sim, pesquisar e encontrar aquele que realmente supra as suas necessidades.
2. Treinamento da equipe
De pouco adianta ter um software que permita a contabilidade integrada na sua empresa e não ter ninguém capaz de operá-lo. Sendo assim, tão importante quanto a aquisição desse sistema é o treinamento da equipe.
Algo importante de ser mencionado, é que normalmente, quando há aquisição do software, ocorre de maneira conjunta a oferta de treinamento da equipe, para sua utilização da melhor maneira possível.
Principais benefícios da contabilidade integrada
Depois de todas essas informações sobre contabilidade integrada é chegada a hora de saber quais são os principais benefícios de se utilizar essa metodologia.
Praticidade e agilidade
A comunicação com o setor de contabilidade muitas vezes é demorada, normalmente quando o contador precisa de uma informação sobre determinado funcionário a precisa recorrer ao RH, ela nunca chega na hora, podendo demorar mais de um dia, inclusive.
Se o contador pudesse acessar essa informação de maneira remota e/ou direta, a economia de tempo seria grande, resultando em maior produtividade de todos os profissionais envolvidos no processo.
Essa é apenas uma das atividades que a contabilidade integrada faz pela sua empresa. Compartilhando informações entre os interessados, diminuindo o tempo para a realização de tarefas rotineiras, além de minimizar a chance de erros nos processos. Ou seja, há praticidade e agilidade.
Análise em tempo real
Esse é outro benefício que a contabilidade integrada pode trazer à sua empresa. Quando se faz uso de planilhas de Excel, por exemplo, os dados brutos ali colocados não são nada além de números, que ainda precisam passar tratamento e análise, trazendo perda de tempo para elaboração de fórmulas ou realização de cálculos.
Os softwares de gestão realizam todas essas tarefas de maneira automática. Com isso, nunca mais será necessário perder tempo calculando o valor do vale-refeição ou do vale-transporte dos funcionários, por exemplo. O sistema é capaz de fazer isso sozinho, com base nos dados sobre os dias trabalhados por cada um.
Mais segurança
Já pensou se o computador do seu contador tivesse um problema hoje? Além de se preocupar com a necessidade de reparos ou então uma máquina nova, pode haver ainda a possibilidade de perda de dados ali armazenados,
São por razões como essa que a contabilidade integrada é capaz de oferecer mais segurança para sua empresa. Todos os dados são armazenados em nuvens, podendo ser acessados de qualquer lugar, desde que haja permissão para utilização do sistema.
Além disso, programas dessa natureza possuem criptografia, o que diminui as chances de um Hacker acessá-los. Isso garante confidencialidade e segurança informativa contra espionagem corporativa.
Vantagens da integração com o escritório de contabilidade
Além de benefícios, aderir à contabilidade integrada pode trazer uma série de vantagens. Falaremos agora sobre as principais delas.
Mais produtividade
Tanto para o departamento pessoal assim como para a empresa de contabilidade, uma das principais vantagens de se usar a integração com o sistema contábil é o ganho de produtividade. Isso se deve ao fato das tarefas operacionais serem automatizadas, e não haver mais a necessidade de repassá-las uma a uma. Assim, as informações são lançadas de forma mais rápida pelo contador no sistema.
Menos erros
Quando dados não são digitados manualmente, todos saem ganhando, pois há uma diminuição natural de erros. A contabilidade integrada tem menos chances de cometer erros, uma vez que os dados são extraídos direto do software de gestão do cliente, trazendo segurança para ambas as partes.
Papel estratégico
Já pensou não ter a sensação de que o departamento pessoal está gastando tempo valioso trabalhando somente para a contabilidade? E mais: ainda poder contar com contadores que trabalham estrategicamente ajudando sua empresa a crescer?A contabilidade integrada permite isso.
Dados que são integrados automaticamente melhoram a maneira organizacional da contabilidade, fazendo com que contadores consigam avaliar de maneira mais fácil e otimizada desempenho dos clientes.
Dessa maneira, o contador assume um papel estratégico, atuando como uma espécie de consultor de negócios. Essa integração permite ainda,o acesso a um serviço com alto valor, com relatórios e análises que demonstram o que a empresa busca e necessita.
Depois de todo esse conteúdo explicativo sobre contabilidade integrada, é hora de adotar um software de gestão que integre com o software da sua contabilidade. Nesse caso, convidamos você para conhecer os serviços do Convenia.
Com softwares de gestão como o do Convenia, você será capaz de automatizar todos os processos do departamento pessoal, eliminar riscos financeiros, processar folha de pagamento, aumentar a eficiência do time e ter mais tempo livre para trabalhar de forma estratégica e voltada para o crescimento de sua empresa.
