Como otimizar a gestão empresarial em escolas particulares

Como otimizar a gestão empresarial em escolas particulares

Tempo de leitura: 6 minutos

O crescimento de uma instituição de ensino vai além de acompanhar a qualidade do ensino e o desempenho dos estudantes. Ele passa por uma gestão empresarial eficiente e ações que visam controlar e otimizar os processos, pois, assim como qualquer pessoa jurídica, a escola particular também é um negócio. 

Tão importante quanto a relação professor-aluno, a gestão financeira em escolas também deve ganhar atenção especial.

Uma gestão empresarial eficiente em escolas particulares é aquela que faz mais com menos recursos, sem comprometer a qualidade.

Assim como nos demais negócios, a sustentabilidade de uma instituição passa por um bom planejamento financeiro, análise e o controle constante das atividades.

No caso da gestão empresarial em escolas particulares, o recebimento das mensalidades, cobrança dos devedores, pagamentos de professores e funcionários, contas a pagar, dizem muito sobre seu fluxo de caixa e saúde financeira.

Caso seja realizada com eficiência, a gestão da escola evita com que a instituição sofra problemas financeiros e se veja obrigada a sacrificar a qualidade pedagógica, o que seria muito prejudicial, uma vez que este deve ser o foco principal de uma escola.

Para o sucesso da administração escolar, a instituição de ensino pode contar com a tecnologia a seu favor para organizar, controlar, automatizar e otimizar os processos. Isso pode ser conquistado facilmente por meio de um software de gestão empresarial.

Essas plataformas se adaptam a qualquer tipo de negócio, inclusive escolas. Dessa forma será muito mais rápido e prático controlar diversas frentes da gestão empresarial, como contas a pagar, a receber, informações cadastrais, compras de materiais, entre outros.

Além de manter os dados organizados e atualizados, esses sistemas ajudam a reduzir a inadimplência e potencializam o uso dos recursos humanos da escola, já que muitas tarefas repetitivas serão automatizadas.

Isso foi só um resumo de como otimizar a gestão empresarial em escolas particulares. Continue a leitura e veja como essas ferramentas de gestão facilitam as rotinas administrativas de qualquer instituição de ensino, seja pública ou privada, faculdades, escolas de idiomas, entre outras.

Qual a importância da gestão empresarial em escolas

As instituições de ensino têm como principal objetivo transmitir conhecimento, assegurando ao educando a formação indispensável para o exercício da cidadania.

Mesmo assim, ela continua sendo um negócio e como tal, possui funcionários que precisam ser pagos, despesas básicas como água, luz, internet, compras de equipamentos, reformas, manutenção, capacitação de profissionais, obrigações legais, investimentos e demais processos que precisam estar organizados e atualizados.

Por isso, qualquer escola precisa ser bem gerida. Este sucesso na gestão tem relação direta com estrutura e qualidade do ensino disponibilizado aos alunos. 

A gestão empresarial para escolas está relacionada à administração de todos os setores da instituição, em especial o financeiro.

Através de uma gestão financeira empresarial eficiente é possível se planejar para alocar os recursos de modo a fazer a escola se desenvolver.

Para isso, o fluxo de caixa é uma ferramenta importantíssima, pois controla a entrada de dinheiro por meio das mensalidades e demais programas ou investimentos e os gastos com despesas recorrentes, manutenções, compra de equipamentos e outras particularidades de cada instituição que devem ser monitorados.

Controlar tudo isso e ainda definir as principais necessidades da escola pode parecer desafiador, pois muita coisa está em jogo. Porém, com ajuda de um sistema de gestão empresarial fica muito mais fácil acompanhar os processos e tomar decisões mais assertivas.

Vantagens de utilizar um software de gestão empresarial em escolas particulares

A gestão de uma escola engloba diversos processos e detalhes que demandam tempo, recursos humanos e análise de dados. Por isso, seria ótimo otimizar o tempo e reduzir os erros, já que estes influenciam nos resultados da instituição.

A melhor maneira de potencializar a gestão é a adoção de um sistema de gestão empresarial.

Ao utilizar esse tipo de software, você otimiza o tempo da sua equipe, automatiza tarefas, elimina retrabalhos e erros, além de facilitar a comunicação entre todos os setores da escola.

Dessa forma, seu capital humano pode se dedicar a atividades que agregam mais, como a interação de alunos, pais e corpo docente.

1. Aumenta os lucros da escola

Um sistema de gestão empresarial facilita o controle financeiro da escola ao oferecer ferramentas para o fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, emissão de boletos, automatização das cobranças, etc.

Também auxiliam na construção de orçamentos, reduzem erros humanos, proporcionam mais segurança e organização nos processos e possibilitam  identificar gastos desnecessários, contribuindo  na correta alocação de recursos dentro da instituição.

2. Diminui a inadimplência

A inadimplência é uma das grandes responsáveis pelo descontrole orçamentário das escolas.

Com um sistema de gestão, as cobranças são automatizadas, é possível integrá-lo a bancos para confirmar os pagamentos, além de oferecer a possibilidade do acompanhamento de indicadores e relatórios financeiros como alunos inadimplentes, valor da dívida e tempo de atraso.

Essa automação identifica rapidamente o pagamento  da mensalidade, a qual é repassada para todos os processos que podem ser afetados por esse dado, como o fluxo de caixa e a lista dos devedores.

3. Otimização dos processos administrativos

O sistema de gestão empresarial automatiza diversas tarefas. Dessa forma, processos que antes eram trabalhosos e repetitivos são facilmente executados.

Com isso, se diminui o retrabalho e também o tempo com os processos administrativos e burocráticos.

Como todos os dados ficam organizados e armazenados eletronicamente, é possível reduzir despesas com impressões e armazenamento de papel. 

Além de ser seguro, o armazenamento em nuvem permite que se acesse os documentos pela internet de onde estiver, além de compartilhar esse acesso com quem julgar necessário.

4. Reduz despesas

Além da redução de despesas ocasionada pela automação e modernização dos procedimentos, o agrupamento de todos os dados em uma só plataforma facilita ao identificar possíveis falhas e gastos desnecessários, assim como realizar uma melhor alocação dos recursos.

5. Melhora a gestão

Os gestores e demais funcionários podem ter acesso a indicadores estratégicos baseados nos dados reais da instituição. Dessa forma, será possível traçar estratégias de modo a melhorar a participação dos alunos, capacitação dos professores, monitoramento pedagógico, entre outros.

Sua escola pode ir além ao otimizar a gestão empresarial. Observe estas e outras vantagens na sua instituição de ensino.

Sobre o autor: Isabella Soares, formada em Publicidade pela PUC Minas e Analista de Marketing no GestãoClick, um Software de Gestão Empresarial que ajuda a Organizar e Aumentar as Vendas de milhares de pequenas e médias empresas.

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