A provisão de férias é uma estimativa de gastos com as férias dos empregados. Ela deve ser classificada no passivo circulante em relação aos trabalhadores que, no fechamento do período de referência, tiverem adquirido direito a férias, integrais ou não. O valor das férias precisa ser reconhecido contabilmente nos custos operacionais.
Você sabe como contabilizar a provisão de férias? O direito ao gozo de férias está previsto na CLT e na Constituição Federal, e é uma demanda para todos os empregados com vínculo formal, independentemente da categoria ou do porte da organização.
Essa garantia constitucional, assim como outros direitos trabalhistas, representa uma obrigação empresarial, e as companhias devem estar preparadas para arcar com os seus custos e contabilizá-los adequadamente.
Então, se você é gerente de RH ou mesmo administrador de uma pequena ou média empresa, já deve saber que os direitos trabalhistas são muitos, e com eles, vem muitos cálculos na folha de pagamento, segundo a CLT.
Se, por um lado, os trabalhadores têm direito a certas garantias, por outro é preciso que o empreendedor esteja atento a elas e saiba como contabilizá-las, para evitar sofrer fiscalizações ou penalidades por parte dos órgãos competentes — e para evitar erros ou equívocos nas contas da empresa.
Por isso, neste artigo vamos falar sobre a provisão de férias, explicando em que ela consiste e abordando as formas de fazer a sua correta contabilização.
O que significa provisão de férias?
Em sentido técnico-contábil, o termo “provisão” se refere a valores relacionados com o decréscimo do ativo financeiro ou com o aumento do passivo empresarial, em decorrência da constituição de novas obrigações ou despesas. Assim, como demandam cálculo do seu efetivo valor, elas têm um caráter meramente estimativo.
As provisões, sejam elas estimadas ou não, correspondem a gastos ou prováveis perdas no ativo financeiro empresarial, relativos a determinado período-base em que incorrerem. Elas serão contabilizadas, pagas ou apuradas no próprio período-base ou nos períodos-base subsequentes.
Já as provisões de férias, como o próprio nome indica, são estimativas de gastos com as férias dos empregados.
Elas devem ser contabilizadas mensalmente, pelo valor referente a 1/12 (um doze avos) da remuneração de cada funcionário, e devem atender ao princípio da competência. E todas as despesas devem ser registradas tão logo incorridas, ou seja, no momento em que acontecem.
No geral, a complexidade do cálculo das provisões de férias se deve ao fato de que a remuneração dos empregados não é estática, mas sofre variações em decorrência de horas extras, adicionais noturnos, comissões e outras parcelas eventuais.
É justamente por essa razão, inclusive, que o lançamento dos valores relativos às férias é feito como uma provisão, e não como um número exato.
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Contabilização da provisão de férias
Em regra, levando-se em conta as obrigações fiscais, se uma empresa apura os seus resultados trimestralmente — seja por balanços ou balancetes —, o registro das despesas com férias e seus respectivos encargos sociais podem ser feitos conforme a rotina da empresa.
De toda forma, a Provisão para Férias deve ser classificada no Passivo Circulante em relação aos trabalhadores que, no fechamento do período de referência, tiverem adquirido direito a férias, sejam integrais ou não, referente ao período correspondente.
E o valor das férias, assim como o respectivo abono constitucional e os encargos sociais incidentes, devem ser reconhecidos contabilmente como custos ou como despesas operacionais.
Agora, como contrapartida, haverá as contas de “Férias a Pagar” e “Encargos Sociais sobre Férias a Pagar” ou, alternativamente, uma única conta de “Férias e Encargos Sociais a Pagar”. Estas podem ser classificadas no Passivo Circulante.
Se houver reajustes salariais, deverá ser efetuado o ajuste do valor da despesa apropriada, lançando-se, em seguida, o avo do respectivo mês, que já foi calculado sobre o valor reajustado. Esse procedimento é parecido com o que ocorre com a classificação do 13.º salário.
Determinando os valores devidos
O valor do saldo apropriado de férias, quando do final do exercício, é determinado levando-se em conta a remuneração mensal do funcionário e no total de dias de férias a que ele tiver direito na época do balanço.
No cômputo, não se pode esquecer do adicional constitucional de 1/3 e da apropriação dos encargos sociais pela empresa.
Baixa dos valores apropriados
Quando da concessão das férias ou da sua indenização por motivo de dispensa do empregado, o montante pago a título de férias e abonos ou indenizações deve ser baixado da categoria de “Férias a Pagar” até o limite do que foi apropriado mês a mês.
Para a contabilização das férias na folha de pagamento, a legislação previdenciária impõe que as remunerações de férias, os abonos pecuniários e o 1/3 constitucional devam figurar na folha de pagamento de salários do período de gozo das férias ou do mês do desligamento do funcionário.
Por essa razão, o pagamento das férias será debitado em conta de “Adiantamento de Férias”, no Ativo Circulante. Isso só ocorre por conta da exigência da legislação previdenciária; não fosse o caso, o pagamento das férias poderia ser contabilizado diretamente na conta “Férias a Pagar”.
Férias indenizadas
Se o contrato de trabalho do empregado for rescindido, as contribuições de INSS e FGTS não incidem sobre as férias indenizadas – mesmo se pagas em dobro ou forem proporcionais.
Nesse caso, o montante relativo às férias apropriadas – e o consoante adicional constitucional de 1/3 – será debitado normalmente, mediante pagamento, e os encargos sociais que já tenham sido apropriados deverão ser revertidos.
Como calcular a provisão de férias?
Para fazer a provisão de férias é importante realizar os cálculos da maneira correta. Veja como fazer esse cálculo trabalhista:
1 – Consulte o valor da última remuneração do empregado (salário + variáveis, como comissões e horas extras);
2 – Divida esse valor por 30 (consideramos este como padrão, mas é importante lembrar que algumas empresas optam por considerar os dias do mês);
3 – Multiplique esse valor por 1,33, que corresponderá ao valor do dia de férias acrescido de 1/3;
4 – Calcule a quantidade de dias de férias que o profissional tem direito;
5 – Multiplique o resultado da linha 3 pela resultado da linha 4;
6 – Sobre o resultado da linha 5, aplique os percentuais de INSS Patronal e FGTS da empresa. Importante lembrar que a alíquota de INSS varia conforme atividade da empresa e a de FGTS varia conforme o tipo de contrato: aprendiz 2% e empregado normal 8%.
Pronto, agora você tem o valor da provisão de férias, mais a provisão dos encargos!
Do que se trata os valores da provisão de férias?
Os valores devidos da provisão de férias são relativos à remuneração mensal do colaborador e a quantidade de dias de férias a que ele tinha direito. Não se pode esquecer de adicionar ⅓ dos encargos sociais nos cálculos das férias.
Nesse sentido, é preciso contabilizar os valores previstos e gastos com as férias em custos ou despesas operacionais. Quando se refere aos colaboradores da área de produção e serviços, os valores devem ser contabilizados na “Conta de Custos”.
Se os valores são referentes a empregados na área administrativa, precisam ser contabilizados na “Conta de Despesa”. Ainda na categoria férias a pagar e no que foi limitado mensalmente, é preciso lançar os valores em adiantamento de férias no ativo circulante da empresa.
E se o colaborador quiser vender as suas férias, como entra no planejamento financeiro da empresa? Nesse caso, é preciso lançar como “adiantamento de férias” na folha de pagamento, contabilizada como crédito no balanço. O pagamento das férias, por sua vez, é lançado como débito.
Quando fazer a provisão de férias?
A provisão de férias é uma cálculo estimativo das despesas da empresa durante o período aquisitivo dos colaboradores. Assim, ela é um débito mensal que tem por intuito assegurar o pagamento das férias de todos os empregados, incluindo devido o pagamento de impostos.
A provisão de férias precisa ser feita conforme o princípio da competência contábil, tendo em vista que a obrigação de pagamento de férias é gerada a cada mês de trabalho do colaborador.
De qualquer forma, a provisão das férias precisa ser contabilizada no passivo circulante da empresa. O que isso significa? O passivo circulante representa todas as obrigações que a empresa precisa pagar dentro de um ano:
- Contas a pagar;
- Compras com fornecedores;
- Pagamento de impostos;
- Empréstimos bancários, etc.;
- Custos e despesas operacionais.
A empresa precisa manter essas informações sempre atualizadas, principalmente os profissionais que atuam no setor financeiro da empresa. Assim, ela garante que os cálculos sejam feitos de forma correta e organizada a cada mês.
Tudo isso é possível e acessível de se realizar no dia a dia da empresa por meio de uma organização assertiva. A utilização de planilhas de controle de férias, bem como de dispositivos digitais são excelentes aliadas nesse processo. Por meio das ferramentas adequadas é possível facilitar a rotina dos profissionais que atuam no RH e DP.
Impactos tributários da provisão de férias
Sobre a remuneração paga pela empresa aos seus empregados e os resultados empresariais em sentido genérico, incidem determinados tributos. Contudo, algumas modificações na rotina da empresa ou nos valores pagos aos seus funcionários vão impactar em diferentes quocientes tributários.
Assim, o provisionamento de férias é dedutível das bases de cálculo para apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, relativas à respectiva obrigação legal para com os empregados da empresa.
Isso acontece porque os diferentes valores impactam no lucro contábil e, consequentemente, as bases de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro (CSL) sofrerão alterações.
Por fim, vale ressaltar, a dedução das despesas em função da apropriação mensal das férias é plenamente admitida pela legislação federal do Imposto de Renda.
Agora que detalhamos o conceito e a aplicação da provisão de férias nas empresas, que tal uma ajudinha com os cálculos de férias?
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