Segundo estudo da Forbes, 76% dos profissionais que sentiram a empatia dos seus líderes relataram que estavam mais engajados no trabalho. Esse dado mostra o poder que uma gestão humanizada tem sobre as equipes e na retenção de talentos. E o one-on-one pode ajudar na construção de laços entre líderes e liderados.
Por meio dessa estratégia, há a possibilidade de identificar quais são os desafios enfrentados pelos colaboradores, oferecer feedbacks em relação ao trabalho executado, além de efetuar alterações de rota nos projetos em andamento. Devido à rotina corrida de uma organização, a prática de 1:1 se torna essencial para alcançar os pontos mencionados.
Neste artigo, explicaremos mais sobre o assunto. Mostraremos também quais são os seus principais benefícios, estratégias, etapas de implementação e erros a serem evitados neste modelo de reunião.
O que é one-on-one?
O one-on-one, também conhecido como 1:1 ou 1-1, é uma ferramenta de gestão de pessoas na qual lideranças e liderados têm a oportunidade de discutir sobre os mais variados temas e alinhar expectativas em relação às demandas. O termo 1:1 é emprestado do inglês, e significa de um para um. Ou seja, uma reunião entre duas pessoas.
Essa reunião ocorre entre o gestor e colaborador de forma individual. O objetivo desse encontro é definir detalhes sobre projetos, ouvir e dar feedbacks, realizar mentoria, apontar estratégias ou mensurar resultados. Sendo assim, são alinhadas as expectativas e esforços entre líder e liderado.
Para ter um direcionamento e serem produtivas, uma pauta deve ser elaborada previamente, seja pelo colaborador ou pela liderança.
Quanto tempo dura um one-on-one?
Você pode definir o tempo de 30 minutos (temas rotineiros), 45 minutos (temas aprofundados), 60 minutos ou mais (temas mais densos). Quanto à periodicidade, é comum que aconteça semanalmente ou a cada 15 dias. Contudo, não há uma frequência que seja considerada padrão.
Existem boas práticas que devem ser sempre consideradas. A primeira delas é a de evitar, ao máximo, desmarcar uma reunião 1:1. Porém, sabemos que há imprevistos. Se eles ocorrerem, sugerimos que já indique uma nova data, no ato do cancelamento. Também recomendamos que a one-on-one só seja encerrada se for acordada uma data para a próxima ainda durante a reunião.
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Quais são os principais benefícios da reunião 1:1?
Conforme dito no livro “First Break All The Rules”, publicado pela Gallup, uma das ações que geram mais engajamento e satisfação nos colaboradores é a escuta ativa da liderança. Como ficou bem claro no tópico anterior, é exatamente esse o objetivo das reuniões one-on-one.
Porém, existem também outros benefícios do uso dessa ferramenta. A seguir, elencamos os principais.
Melhoria na comunicação interna
A harmonia entre a gestão e o time está embasada na eficiência da comunicação interna. Sem essa prática, essas partes não conseguem “falar a mesma língua”. O resultado dessa falta de entrosamento é visto na queda da qualidade dos serviços e da produtividade da área.
Por outro lado, como mostrado pela pesquisa da Forbes, a boa interação influencia positivamente todos os aspectos que envolvem o relacionamento entre líder e liderado. Com a ajuda do 1:1, esses profissionais cultivam e reforçam os laços do diálogo. Dessa forma, as interações tendem a fluir com maior naturalidade ao longo da semana de trabalho.
Apoio ao desenvolvimento pessoal e profissional de colaboradores
A reunião one-on-one é o momento ideal para a troca de feedbacks, ideias e opiniões.
Nesses encontros, é interessante falar sobre metas, propósitos, plano de carreira e habilidades do colaborador. Além de dar sugestões sobre melhoria ou elogios, o líder mostrará também como o funcionário da equipe pode alinhar, por exemplo, as habilidades e metas com os rumos que a organização está tomando.
Colabora para o engajamento e retenção de talentos
Um estudo publicado pela Mckinsey & Company revela que os profissionais que se sentem desrespeitados tendem a reduzir o seu potencial. Outra consequência negativa é que tendem a procurar outras organizações para atuarem – o que eleva a taxa de rotatividade.
Mas o contrário também é verdade; o devido respeito impulsiona o rendimento e o tempo de permanência dos talentos na organização. Sem dúvidas, o one-on-one pode ajudar a empresa a atingir essas metas. Afinal, ao dedicar tempo regular para conversar com o colaborador, o líder indica que o respeita e que é importante para ele.
O capital humano representa o recurso mais valioso à disposição de uma empresa. Se um colaborador é desligado ou decide sair devido à falta de orientação e estímulo para seu desenvolvimento profissional, a empresa não perde o investimento feito desde o momento da contratação, além de prejudicar as metas da empresa.
Proporciona alinhamento de metas e prioridades
Dizem que “duas cabeças pensam melhor que uma”. Isso é uma grande verdade, desde que estejam alinhadas em torno de um propósito. Por meio da reunião 1:1, líder e liderado pensam, definem metas e resolvem problemas juntos. E os resultados dessa interação podem ser grandiosos.
Em contrapartida, a ausência do alinhamento é a receita para o desastre. No livro “The Hard Thing About Hard Things”, escrito por Bem Horowitz, é dito que na falta de uma estrutura bem projetada de comunicação as ideias se estagnam. A empresa degenera e se transforma em um lugar pouco proveitoso de se trabalhar.
O que deve ser evitado em um one-on-one?
Existem ações que devem ser evitadas. Por exemplo:
- Desmarcar a reunião por qualquer motivo;
- Ultrapassar mais que um mês entre um encontro e outro;
- Iniciar o one-on-one sem pauta e propósito;
- Interromper quando o funcionário falar;
- Não seguir a pauta.
A relação com os colaboradores é algo que deve ser cuidado com muita atenção pelos líderes da empresa. Confira os erros e acertos mais comuns na hora de realizar uma reunião one-on-one:
One on one: como fazer em um passo-a-passo simples
Nos tópicos anteriores, ficou evidente que o one-on-one é uma estratégia eficiente e que apresenta vantagens. No entanto, para ter sucesso com esse tipo de reunião, é essencial que ações sejam implementadas para sua estruturação.
Apontaremos algumas delas, confira:
Comece pelo planejamento do one-on-one
A etapa de planejamento da pauta é fundamental para a fluidez da conversa. Além disso, enriquece toda a interação. Uma vez que, os envolvidos já sabem dos assuntos que serão tratados. Dessa forma, podem refletir e se preparar. É importante definir também a duração total da reunião.
Esteja aberto a ouvir as questões que o colaborador apresentar
Existe um provérbio que diz: “temos de ser rápidos no ouvir e vagaroso no falar”. Aplicando neste modelo de encontro, o líder precisa escutar mais e falar somente quando necessário. Pode ser um desafio seguir essa regra quando o assunto não é confortável para a administração. Porém, se a gestão estiver aberta ao diálogo, a produtividade da reunião será maior e os assuntos não tão desconfortáveis assim.
Defina um assunto principal a ser abordado
Para ser bem direcionada, o one-on-one deve ter um assunto pilar. Por exemplo, a trajetória profissional do colaborador. Os outros assuntos devem ser ligados ao principal. No caso acima, os assuntos relacionados podem ser:
- Metas alcançadas;
- Objetivos que podem ser atingidos;
- Plano de carreira para os próximos anos.
Separe um tempo para discutir performance
Como está o desempenho do funcionário nos últimos meses? Existem pontos a melhorar? Quais direcionamentos fariam diferença? Esses questionamentos devem ser abordados durante a reunião.
Repasse feedbacks e esteja aberto a ouvi-los também
O one-on-one é ideal para a implementação do feedback reverso. Essa prática envolve o gestor fornecer conselhos para o colaborador e vice-versa. Dessa forma, o líder descobre o ponto de vista do time. Essas informações são valiosas para a melhoria das ações organizacionais como um todo.
Bem-estar e aproximação: abra espaço para questões pessoais
Será que cabe espaço para questões pessoais na pauta? Sim. Na verdade, é necessário que a reunião entre um pouco no universo individual do funcionário.
Talvez, o profissional esteja enfrentando problemas na família ou passando por um momento difícil. Ao falar sobre esses assuntos, o membro da equipe desabafa e o gestor consegue entender os motivos, por exemplo, de uma queda de rendimento.
Utilize a tecnologia para apoiar a organização do processo
Felizmente, existem ferramentas digitais que ajudam a potencializar as reuniões one-on-one. Com o auxílio dessas tecnologias, as lideranças conseguem agendar os encontros, enviar feedbacks formais, planejar os indicadores de desempenhos (KPIs) e programas de desenvolvimento individual (PDI).
Todas essas ações podem ser implementadas para mensurar os resultados da conversa e as metas apontadas para os próximos encontros.
Uma plataforma de RH muito conhecida no mercado é a Convenia. Além de ter inúmeros recursos para as demandas do setor, também conta com funcionalidades para 1:1. Com a plataforma é possível:
- Criar uma documentação completa das reuniões, facilitando a definição e o acompanhamento de planos de ação.
- Ter um histórico detalhado de interações entre gestores e colaboradores.
- Criar planos de ação e acompanhar a evolução de cada pessoa;
- Integrar sua agenda de reuniões 1:1 com o calendário;
- Criar templates personalizados para diferentes objetivos de 1:1
É uma funcionalidade que impulsiona a transformação da cultura de RH, promovendo relacionamentos colaborativos.
Sugestão de roteiro para começar a aplicar 1:1
Algumas dúvidas comuns são: qual é o melhor roteiro para a reunião one-on-one? O que incluir no planejamento? O que fazer antes, durante ou depois? Para ajudar, separamos as ações a serem incluídas no roteiro.
Antes do 1:1
- Faça uma agenda de como a reunião será realizada;
- Crie uma pauta com os principais pontos a serem discutidos;
- Planeje as perguntas;
- Indague ao colaborador sobre os tópicos que gostaria de incluir.
Durante
- Foque na pauta e aproveite o tempo do encontro;
- Em interações remotas, deixa a câmera ligada;
- Tenha escuta ativa;
- Elogie com sinceridade;
- Ofereça feedbacks construtivos;
- Defina um plano de ações e metas.
Após o one-on-one
- Acompanhe o desempenho dos assuntos que foram tratados;
- Estabeleça KPIs, PDIs ou OKRs;
- Salve as anotações e marque a próxima reunião.
Confira algumas dicas adicionais dadas pela Mariana Moura, Head de Gente e Gestão da Convenia:
One to one é sobre conexão, sobre vínculo, então foque na pessoa a sua frente ou do outro lado da tela. Desligue-se de outros estímulos (slack, e-mails). No caso dos times remotos, abra a câmera e olhe no olho, sorria e seja positivo em relação ao conteúdo e assuntos da pessoa.
Eu gosto de registrar a reunião depois que a mesma acabou, faço isso por que tenho boa memória e consigo registrar com detalhes. E ao final procuro compartilhar uma pequena nota registrando que aquela reunião foi importante e boa pra mim.
Sugestão de perguntas para o líder fazer ao colaborador
Na prática, os questionamentos são fundamentais para o sucesso e produtividade das reuniões. Algumas perguntas que podem ser feitas, são:
- Qual é a sua visão sobre o trabalho, equipe e empresa?
- Que desafios tem enfrentado?
- Como vê a liderança?
- Você se sente desafiado no cargo?
- Quais são suas melhores habilidades?
- Como lida com prazos e as exigências da função?
- Como está sua vida pessoal?
- Tem sugestões para melhorar o seu desempenho, do setor e da liderança?
Sugestão de perguntas para o colaborador fazer a liderança
Alguns exemplos de temas que a pessoa colaboradora pode abordar com a liderança:
- Que passos posso tomar agora para progredir na minha carreira na empresa?
- Quais são seus maiores desafios liderando a equipe?
- Quais habilidades você acha que posso aprender que me ajudará a fazer um trabalho melhor?
- O que posso fazer para ajudar a melhorar o desempenho da equipe?
- O que você gostaria que fizéssemos melhor como equipe?
- Qual é o melhor momento para obter feedback sobre o meu trabalho?
- Como estou indo com [essa tarefa específica]?
E qual o papel do RH?
Na sua posição como responsável pelo setor de Recursos Humanos da empresa, além das interações com a liderança, sua responsabilidade inclui supervisionar e garantir a realização eficiente das reuniões individuais 1:1.
É de suma importância que o departamento de RH supervisione e estimule essa prática em toda a organização.
Sendo assim, é fundamental que você acompanhe se os líderes estão agendando regularmente as reuniões 1:1. Faz parte do seu papel monitorar o progresso das iniciativas de retenção da empresa. E lembre-se, a equipe da Convenia está à disposição para auxiliá-lo nesse processo da melhor maneira possível.
Como vimos neste artigo, as reuniões one-on-one são indispensáveis para impulsionar esse tipo de relacionamento. Seguindo as nossas dicas, temos certeza de que os membros da sua equipe terão mais felicidade, engajamento e satisfação.
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